Cara Buat, Fungsi, dan Contoh Invoice Tagihan Perusahaan Dagang
Menjalankan proses pengadaan oleh perusahaan biasanya membutuhkan waktu dan dokumen yang tidak sedikit. Selain skala yang besar, prosedur yang dilalui juga tidak sederhana. Terutama bila perusahaan pembeli melakukan pembayaran dengan sistem mencicil. Maka perusahaan penjual membutuhkan alat untuk memastikan proses pembayaran barang/jasa diselesaikan. Untuk itu, Anda perlu memahami bagaimana cara kerja invoice tagihan dalam transaksi pembelian barang dagang. Berikut ini adalah fungsi, cara membuat, dan contoh invoice tagihan bagi perusahaan dagang yang bisa diterapkan.
Baca Juga: Mengenal Proforma Invoice Lebih Dalam, Invoice yang Bersifat Sementara
Invoice Tagihan dan Fungsinya
Dalam dunia bisnis, invoice memiliki beberapa jenis tergantung pada fungsi yang dipegangnya. Mulai dari invoice pembayaran, penjualan, dan tagihan sama-sama dibutuhkan. Khusus invoice tagihan, perusahaan penjual akan mengeluarkannya dan diberikan kepada perusahaan pembeli sebagai alat penagihan. Tidak hanya digunakan saat transaksi yang diangsur, invoice tagihan juga dikeluarkan untuk mempermudah proses administrasi pada transaksi tunai.
Bicara soal fungsi administratif, invoice tagihan memiliki informasi detail pembelian barang dagang yang memudahkan tim pengadaan dan tim internal lain di perusahaan untuk melakukan kontrol transaksi. Bagi perusahaan penjual, dokumen ini bisa menjadi bukti adanya piutang perusahaan. Selain fungsi utama untuk menagih pembayaran, dokumen ini juga menjadi bukti transaksi kedua belah pihak yang melakukan jual beli barang dagang. Dengan begitu, pelaksanaan siklus akuntansi akan menghasilkan data yang akurat dan valid.
Tidak hanya pencatatannya, penyusunan laporan keuangan juga akan lebih mudah karena adanya rujukan pembukuan dari invoice. Bahkan invoice tagihan juga bisa menjadi rujukan pengiriman produk atau barang jika terjadi perbedaan data dengan pembeli.
Bedanya dengan Faktur
Perlu diketahui juga bahwa invoice berbeda dengan faktur. Bersifat opsional, faktur diterbitkan untuk produk yang termasuk dalam Barang Kena Pajak milik Pengusaha Kena Pajak. Sehingga tidak semua produk perlu dibuatkan faktur penjualan. Sedangkan invoice berlaku bagi semua produk yang diperjualbelikan. Oleh karena itu, proses pembuatannya wajib dan jangan sampai salah.
Cara Membuat Invoice Tagihan
Sebenarnya membuat invoice tagihan sama saja dengan dokumen lainnya. Satu hal yang perlu diperhatikan adalah perlunya beberapa salinan dari invoice tagihan tersebut. Tepatnya, perusahaan pembuat invoice tagihan setidaknya harus memiliki tiga salinan dokumen, yaitu:
- Lembar pertama nantinya akan diberikan kepada perusahaan pembeli sebagai pihak yang tertagih.
- Lembar kedua akan menjadi arsip perusahaan penjual yang menagih.
- Lembar ketiga akan dimanfaatkan oleh akuntan dalam membuat laporan keuangan.
Baik dibuat secara manual atau melalui sistem, perusahaan harus membuat dokumen ini menjadi tiga rangkap seperti yang dijelaskan di atas. Nantinya, dicetak atau dikirmkan secara digital tergantung pada kebutuhan perusahaan dan pihak yang tertagih.
Komponen dan Contoh Invoice Tagihan
Untuk memudahkan Anda memahami dokumen ini lebih detail, simak contoh invoice tagihan perusahaan dagang berikut ini.
Dari contoh invoice tagihan di atas, terlihat beberapa komponen wajib yang harus ada dalam invoice tagihan. Simak daftarnya berikut ini:
1. Judul dan Kode Dokumen
Judul yang mudah diingat, seperti Invoice Tagihan, akan membedakan dokumen ini dengan dokumen lain yang serupa. Kemudian diikuti dengan kode dokumen yang biasanya didasarkan atas dokumen Purchase Order yang telah dikelola sebelumnya. Hal ini akan membedakan invoice tagihan untuk satu pembeli dengan pembeli lainnya.
2. Identitas Pembeli dan Penjual
Lalu identitas perusahaan pembeli dan penjual juga harus dilengkapi. Beberapa informasi yang harus dicantumkan adalah nama, alamat kantor, dan kontak atau nomor yang harus dihubungi.
3. Tanggal Invoice dan Pengiriman Produk
Tanggal pembuatan invoice tidak hanya untuk pencatatan akuntansi, namun juga menjadi acuan lamanya termin pembayaran dilakukan. Termasuk jika pembayaran dilakukan dengan sistem mencicil. Beberapa perusahaan juga mencantumkan tanggal pengiriman produk yang biasanya akan memengaruhi waktu pelunasan.
4. Daftar Barang/Produk dan Detailnya
Informasi detail terkait barang/produk yang dibeli paling mudah dituangkan dalam bentuk tabel. Tidak hanya kode atau namanya, informasi harga satuan produk dan banyaknya (kuantitas) juga perlu dicantumkan.
5. Total yang Harus Dibayarkan
Kemudian kolom total harga yang harus dibayarkan juga perlu disajikan sendiri. Total harga ini harus dituliskan secara jelas sebelum dan setelah adanya tambahan biaya pengiriman dan potongan harga jika ada.
6. Ketentuan Pembayaran dan Nomor Rekening
Kemudian pada bagian terakhir adalah informasi mengenai cara atau media pembayaran yang dilayani pembeli. Termasuk informasi mengenai nomor rekening penjual. Khusus bagi pembelian secara diangsur, jelaskan juga cicilan dan tanggal maksimal atau jatuh tempo untuk membayarkannya setiap bulan, misalnya.
Baca Juga: Mengenal Invoice dari A-Z pada Transaksi Penjualan, Simak di Sini!
Membuat dokumen invoice tagihan memang mudah dilakukan, namun dapatkah Anda mengelola banyaknya dokumen pembelian barang dagang dalam waktu singkat? RUN Market hadir sebagai salah satu penyedia sistem khusus pengadaan barang dagang. Selain kemudahan penawaran dan pembelian barang bagi perusahaan, fitur Invoice Management juga membantu fungsi administratif. Termasuk membuat, memroses, dan mengirimkan invoice tagihan. Temukan lebih banyak manfaat RUN Market dengan mengikuti tautan ini.
