Mengenal Blanket Order dan 5 Keuntungannya Bagi Perusahaan
Panjangnya proses pengadaan membuat perusahaan memiliki perencanaan yang panjang pula. Termasuk altenatif solusi menghadapi beberapa kendala pengadaan, seperti kehabisan stok berkualitas, terlalu lama mencari pemasok, hingga panjangnya proses administrasi lainnya. Pada kasus lain, beberapa perusahaan juga menghindari adanya biaya gudang yang berlebih. Semua kendala pengadaan ini dapat diatasi dengan skema pengadaan yang tepat. Blanket Order adalah salah satu cara yang ditempuh perusahaan dengan karakter tertentu untuk melakukan procurement yang efektif dan efisien. Bagaimana cara kerja Blanket Order dan apa saja manfaat yang akan diperoleh? Perhatikan ulasannya berikut ini.
Baca Juga: Berkas Sales Order adalah Berkas Penting dalam Procurement, Simak di Sini!
Blanket Order dan Cara Kerjanya
BO atau Blanket Order adalah metode pengadaan barang/jasa secara berkelanjutan kepada pemasok yang sama dalam jangka waktu yang panjang, biasanya satu tahun. Sistem berkelanjutan yang dimaksud adalah sampai pembelian mencapai jumlah yang telah disepakati. Hal ini dilakukan untuk mencegah perusahaan pembeli kehabisan stok akibat penggunaan barang/jasa yang berulang. Tentu saja skema pengadaan ini harus gayung bersambut dengan kemampuan pemasok terpilih.
Agar memudahkan Anda memahami BO, simak ilustrasinya berikut ini. Perusahaan yang telah mengetahui perkiraan kuantitas barang yang dibutuhkan dalam jangka panjang akan mencari dan menentukan vendor yang mampu memenuhinya. Dengan harga barang dan kemampuan vendor yang sesuai, perusahaan lalu membentuk kerjasama dengan kontrak dan salah satunya berupa dokumen BO.
Dokumen ini akan menerangkan beberapa ketentuan, terutama terkait jumlah barang. Misalnya, perusahaan harus membeli barang milik vendor terkait minimal 90% dari perkiraan selama kontrak satu atau dua tahun. Apabila dalam satu waktu vendor terlambat mengirimkan barang pesanan, Blanket Order adalah dokumen yang akan menagihnya. Sedangkan apabila perusahaan ternyata belum mencapai pembelian 90% dari perkiraan, kontrak dapat diperpanjang dengan kesepakatan kedua belah pihak. Hal ini juga berlaku ketika perusahaan membutuhkan jasa atau layanan tertentu.
Kriteria Perusahaan Pengguna Blanket Order
Metode ini juga bukan tanpa risiko, terutama jika dikaitkan dengan jumlah barang yang spesifik. Beberapa kriteria perusahaan dan pemasok yang dapat menggunakan skema ini adalah sebagai berikut:
- Perusahaan memiliki barang/jasa sejenis yang terus dibutuhkan dalam periode waktu tertentu, biasanya beberapa tahun ke depan. Baik secara terus menerus maupun secara berkala, misalnya dua bulan sekali.
- Banyaknya barang/jasa dapat diperkirakan secara spesifik dari awal untuk memudahkan proses perjanjian pengadaan. Analisis yang akurat sangat dibutuhkan dalam hal ini.
- Perusahaan telah memiliki vendor terpilih yang terbukti mampu memenuhi kebutuhan tersebut. Vendor langganan akan lebih disarankan agar proses komunikasi dan modifikasi kontrak lebih mudah.
Keuntungan Bagi Perusahaan
1. Alur Pemesanan Lebih Singkat
Karena perjanjian pengadaan dilakukan pada awal kesepakatan saja, perusahaan dapat menyingkat alur pemesanan. Tidak hanya itu, tim pengadaan juga tidak perlu mencari vendor baru setiap akan melakukan belanja terkait operasional bisnis. Dalam hal jasa atau layanan, perusahaan tidak perlu menjelaskan kondisi perusahaan dari awal karena penyedia jasa telah memahaminya sejak pelayanan pertama dilakukan.
2. Dokumen Administrasi Lebih Ringkas
Selian tim pengadaan, tim keuangan dan akuntan juga akan lebih mudah mengelola data transaksi yang berkaitan dengan pengadaan. Waktu dan tenaga dapat dialihkan pada pekerjaan lain terkait peengembangan sistem dan sebagainya.
3. Mengurangi Risiko Kenaikan Harga
Pada beberapa kondisi, pemasok atau vendor bisa saja menaikkan harga terlalu tinggi secara sepihak. Dengan adanya Blanket Order, perusahaan bisa ikut memiliki kontrol terhadap harga barang selama kontrak pembelian berlangsung. Bagaimanapun juga hal ini juga akan memengaruhi keputusan harga pokok penjualan.
4. Kualitas Barang Stabil
Dengan memiliki ikatan secara resmi dan legal bersama vendor terpercaya, perusahaan dapat menjaga kualitas barang, seperti bahan baku lebih stabil. Hal ini karena vendor mampu mengirimkan barang dengan spesifikasi yang sama. Dampaknya tentu saja kualitas produk yang siap jual juga akan terjamin.
5. Produktivitas Perusahaan dan Pengembangan Bisnis
Keuntungan yang dapat dirasakan dalam jangka panjang adalah meningkatnya produktivitas perusahaan. Kegiatan rutin pengadaan barang/jasa tidak membutuhkan banyak waktu sehingga akan lebih banyak kesempatan untuk merencanakan pengembangan bisnis. Blanket Order tidak hanya sekedar metode namun juga bentuk dari pengembangan bisnis itu sendiri. Bukan tidak mungkin semua cabang bisnis Anda menerapkan skema pengadaan dengan dokumen BO.
Baca Juga: Mengenal Delivery Order dari A-Z, Berkas Penting dalam Aktivitas Bisnis!
Dari banyaknya keuntungan tersebut, Anda dapat menerapkannya mulai dari sekarang terhadap vendor-vendor terpercaya perusahaan. Tentu saja jika perusahaan Anda memang memiliki karakteristik yang sesuai dengan skema ini. Meskipun proses pengelolaan administrasi menjadi lebih mudah, ada beberapa tantangan yang perlu dihadapi, seperti melibatkan teknologi terkini. Anda tetap membutuhkan sistem yang mampu mengawal pelaksanaannya dalam jangka panjang. RUN Market hadir sebagai salah satu penyedia sistem pengadaan barang/jasa bagi perusahaan. Selain memudahkan proses administrasi, data dan laporan pembelian Anda juga akan lebih mudah diproses. Temukan lebih banyak fitur pengadaan milik RUN Market sekarang juga dan bangun proses pengadaan praktis di sini.
