sales order adalah

Berkas Sales Order adalah Berkas Penting dalam Procurement, Simak di Sini!

Keberadaan berbagai dokumen dalam transaksi jual-beli produk antar perusahaan menjadi hal yang wajar. Berkas yang dilibatkan ini menjadi pengingat untuk kedua pihak, guna menjalankan kesepakatan yang sudah dibuat. Sales order adalah salah satu berkas yang sering muncul dalam transaksi perusahaan dan vendor atau supplier.

Dokumen sales order tentu tak asing lagi bagi Anda yang sudah mengurus bagian procurement di perusahaan. Namun demikian untuk Anda yang belum memahaminya, Anda bisa menemukan beberapa penjelasan di artikel ini.

Terkait dengan pengertian, fungsi, perbedaannya dengan purchase order, dan format sales order yang ideal, bisa Anda temukan dalam poin-poin berikut ini.

Memahami Apa Itu Sales Order

Sales Order adalah
Sumber : freepik.com

Secara sederhana, sales order adalah dokumen penawaran penjualan yang dibuat oleh penjual produk, dan dikirimkan kepada pembeli produk, untuk melakukan konfirmasi pada produk yang telah dipesan.

Dokumen ini kemudian ditinjau kembali oleh pembeli terkait kuantitas, jenis produk, dan kualitas produk yang dipesan, sebelum kemudian disetujui atau direvisi untuk diproses ke tahap selanjutnya. Tentu dokumen ini juga bisa membantu kedua pihak untuk melacak kelengkapan pesanan yang sudah dikirim atau sudah diterima oleh pihak terkait.

Fungsi dari Sales Order adalah Sebagai Berikut

Sales Order adalah
Sumber : freepik.com

Sedikit telah dibahas di bagian pertama tadi, salah satu fungsi dari dokumen ini adalah memastikan setiap produk yang dipesan dan dikirim sudah sesuai dengan permintaan awal. Beberapa fungsi lain dari sales order adalah sebagai berikut.

Untuk Penjual

  • Memantau arus logistik dan inventaris dengan lebih baik
  • Catatan transaksi yang jelas dan valid, yang telah ditinjau dan disetujui semua pihak
  • Efisiensi waktu dengan menyeleksi calon pembeli yang serius dan potensial
  • Proses penjualan semakin efisien dan cepat, sehingga bisa melakukan banyak penjualan dalam satu waktu
  • Memudahkan audit internal yang dilakukan di dalam perusahaan

Untuk Pembeli

  • Mengkonfirmasi barang yang dipesan dan akan dikirimkan
  • Dokumen legal untuk melakukan konfirmasi pada produk yang diterima dari penjual, bilamana ada yang tidak sesuai bisa dengan mudah dilacak dan dilakukan retur
  • Acuan untuk proses pembayaran
  • Data jelas penawaran dan spesifikasi produk yang dimiliki oleh penjual

Apakah Berbeda dengan Purchase Order?

Sales Order adalah
Sumber : freepik.com

Sebenarnya jika dilihat sekilas, perbedaan jelas akan tampak pada kedua dokumen ini. Sederhananya, purchase order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pembeli, dan sales order adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual.

Kemudian beberapa perbedaan lain yang bisa diamati dengan jelas antara lain adalah sebagai berikut.

Kegunaan Kedua Dokumen

Dari sisi kegunaan, purchase order merupakan dokumen yang digunakan untuk memesan barang atau jasa, dari perusahaan kepada vendor atau supplier. Di sisi lain, sales order merupakan dokumen untuk mengkonfirmasi penjualan barang dan jasa yang sudah dipesan, dan dikirimkan dari vendor atau supplier kepada perusahaan.

Satu dokumen digunakan untuk memesan, dan dokumen lain digunakan untuk memastikan atau mengkonfirmasi pesanan yang sudah masuk.

Pengajuan dan Konfirmasi

Purchase order dikirimkan untuk mengajukan permintaan. Permintaan dari klien atau perusahaan ini diajukan ke vendor atau supplier, kemudian ditinjau oleh penyedia barang. Jika harga, kuantitas, dan kualitasnya benar-benar sudah sesuai dengan spesifikasi yang dimiliki, maka akan dikonfirmasi pada klien dengan mengirimkan sales order.

Ketika permintaan yang diajukan belum sesuai, maka akan dilakukan diskusi lanjutan hingga disepakati permintaan dan bisa dilanjutkan dengan konfirmasi menggunakan sales order.

Efek dari Dokumen yang Disetujui

Perbedaan selanjutnya adalah pada efek saat kedua dokumen ini disetujui. Karena berbeda sisi penerbit dan tujuan penerbitan, maka efek yang ditimbulkan pada transaksi kedua pihak juga akan berbeda.

Ketika purchase order disetujui, maka akan ada kontrak yang mengikat antara penjual dan pembeli, antara perusahaan dan penyedia barang, dalam pengadaan barang yang dilakukan. Ketika sales order disetujui, maka efeknya adalah transaksi penjualan akan dilakukan, eksekusi dari kontrak yang sudah disetujui kedua pihak.

Lalu Bagaimana Format dari Sales Order Itu Sendiri?

Format sales order sendiri sebenernya bisa sangat beragam bentuknya. Namun pada dasarnya, akan memiliki informasi dasar sebagai berikut.

  • Nama dari barang yang diperjual-belikan (bentuk produk dan jasa yang menjadi materi transaksi)
  • Jumlah detail pesanan dari setiap produk
  • Detail harga per produk, potongan harga, dan semua hal yang terkait dengan nilai nominal produk
  • Nomor dokumen PO yang diajukan
  • Waktu pembayaran dan jadwal pengiriman detail

Urusan pengadaan barang, beserta dengan semua berkasnya, memang memerlukan staf tersendiri agar dapat dikerjakan dengan baik. Tentu saja, jika Anda menggunakan platform yang tepat, semua urusan ini bisa selesai dengan baik dan benar.

RUN Market, Platform Pengadaan Barang Terbaik yang Mempermudah Transaksi Anda

Karena dokumen sales order adalah dokumen yang penting dalam pengadaan barang, maka tentu pengurusan dokumen ini harus dipastikan secara jelas dan informasinya valid. Hubungan baik kedua pihak, dalam ini perusahaan dan penyedia barang harus terjalin, agar transaksi yang terjadi juga produktif. Maka dari itu, penggunaan RUN Market dalam membantu proses pengadaan barang ini sangat direkomendasikan, sebab bisa membuat hubungan yang produktif terjalin. Segera gunakan RUN Market untuk urusan pengadaan barang Anda, dan dapatkan semua keuntungan di fitur terbaiknya!

Related Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.

© 2022 Copyright RUN System, All rights reserved.