7 Tips Sederhana Pemilihan Vendor untuk Procurement
Untuk urusan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan dalam proses produksi jelas tidak dapat dilakukan dengan sembarangan. Pemilihan vendor yang tepat dapat membantu bisnis melakukan produksi dengan optimal, sehingga produk yang dihasilkan dapat sesuai dengan jadwal, dan sesuai dengan spesifikasi yang direncanakan.
Untuk mendapatkan vendor yang tepat, sederet cara idealnya dilakukan. Dengan cara-cara ini, Anda akan memperbesar kesempatan memperoleh vendor yang berkualitas untuk memenuhi kebutuhan yang Anda miliki.
Baca Juga: 3 Komponen dalam TCO dan Cara Melakukan Perhitungannya
Mari Kenali Dahulu Fungsi dari Vendor
Secara mendasar, vendor sendiri memiliki fungsi untuk memastikan ketersediaan bahan baku, dalam hal ini barang dan jasa, yang akan diperlukan untuk proses produksi. Ketersediaan bahan baku ini akan memegang peranan besar dalam kelancaran produksi, dan kualitas dari hasil produksi yang dilakukan.
Karena fungsinya yang fundamental dalam proses bisnis, maka tak heran jika banyak sekali bahasan yang menekankan pada pentingnya memilih vendor yang tepat untuk menjaga kualitas produksi yang dimiliki sebuah perusahaan.
Tidak hanya itu, dengan sistem pengadaan barang dan jasa yang tepat, keuntungan perusahaan juga akan dapat dimaksimalkan.
Strategi Pemilihan Vendor yang Tepat
Strategi sendiri menjadi langkah yang terencana dan memiliki landasan kuat dalam pelaksanaanya. Tidak hanya dalam pemasaran, pemilihan vendor yang tepat juga memerlukan strategi yang disusun dengan baik sehingga memberikan hasil yang optimal.
Pada dasarnya, pemilihan vendor akan dilakukan dengan mengacu pada tiga hal utama. Pertama kebutuhan yang dimiliki perusahaan, kemudian riwayat dari vendor tersebut, dan ketiga kanal apa yang digunakan untuk mendapatkan vendor yang tepat.
Apa yang dibutuhkan perusahaan akan berpengaruh pada cara penilaian sebuah vendor. Vendor yang dapat memenuhi sebuah kebutuhan belum tentu dapat memenuhi kebutuhan lainnya. Ini mengapa Anda memerlukan vendor management system yang baik sehingga setiap kebutuhan dapat dipenuhi oleh vendor yang ahli di bidang tersebut.
Kemudian terkait dengan riwayat pengadaan yang dimiliki vendor. Anda tidak harus membuat transaksi untuk tahu hal ini, karena reputasi vendor dengan mudah dapat Anda peroleh. Cari tahu tentang vendor tersebut, dan lakukan penilaian pada transaksi yang pernah dilakukannya.
Terakhir tentang kanal yang digunakan. Pada dasarnya memilih vendor adalah hal yang tidak dapat dikatakan mudah. Namun dengan pemilihan kanal yang tepat, Anda dapat memperoleh banyak informasi terkait kinerja vendor, dan melihat kapasitasnya dalam menyelesaikan proyek yang didapatkan.
Terapkan Strategi di Atas dengan Cara-Cara Berikut Ini
1. Standar untuk Vendor dan Produknya
Pastikan Anda memiliki standar yang jelas pada vendor dan produk yang akan digunakan sebagai bahan baku. Standar jelas ini membantu Anda melakukan seleksi pada vendor yang ada, sehingga mendapatkan partner bisnis dengan karakter dan value yang sesuai dengan kebutuhan.
Cermati juga produk yang ditawarkan oleh vendor, dan pastikan produk tersebut memiliki spesifikasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
2. Memiliki Reputasi yang Baik
Reputasi yang baik tidak bisa dibangun dalam sekejap dan tanpa kinerja yang terbukti. Maka vendor dengan reputasi baik dapat dipastikan handal, dan memiliki kinerja yang sesuai dengan standar industri yang ada saat ini.
Memang bukan tidak mungkin vendor baru atau rintisan memiliki kinerja yang bersaing. Namun hal ini masih harus dibuktikan dan dapat menjadi opsi selama dilakukan pengamatan yang cermat dan disesuaikan dengan standar yang dimiliki perusahaan.
3. Cermati Urusan Pengiriman
Produk dan vendor jelas harus dipastikan sesuai dengan standar perusahaan. Namun jangan lupakan perihal pengiriman, karena proses ini yang akan menjadi kunci ketepatan waktu dan kondisi barang ketika sampai di fasilitas perusahaan.
Cermati pengiriman yang digunakan oleh vendor, dan pastikan semua juga memiliki standar yang jelas untuk memastikan pesanan yang Anda lakukan tiba sesuai waktu yang dijadwalkan.
4. Tidak Soal Murah
Dengan value yang tinggi, idealnya terdapat harga yang pantas untuk dibayar. Meski tidak sedikit tawaran pada produk bahan baku dengan harga terjangkau, namun sebaiknya Anda tidak buru-buru mengambil vendor dengan penawaran ini.
Jika ingin mempertimbangkannya, pastikan Anda melihat dulu spesifikasi yang diberikan dan riwayat dari vendor tersebut. Bandingkan dengan vendor lain, dan dapatkan bahan baku yang terbaik.
5. Urusan Perjanjian Kerjasama
Kemudian terkait berkas kontrak atau perjanjian kerjasama, idealnya juga dipastikan untuk detail informasi yang ada di dalamnya. Setiap perjanjian akan menjadi dasar legal untuk sebuah transaksi, maka diperlukan data yang spesifik, dan poin-poin perjanjian yang saling menguntungkan.
Karena berupa kerjasama bisnis, idealnya apa yang tercantum dalam kontrak perjanjian ini membawa benefit bagi Anda dan vendor.
6. Potensi Kerjasama Jangka Panjang
Lakukan penjajakan juga untuk kerjasama jangka panjang yang mungkin dapat dilakukan. Jika pengadaan yang terjadi benar-benar saling menguntungkan, maka kerjasama jangka panjang akan menjadi hal yang menguntungkan bagi Anda dan vendor yang dipilih.
7. Gunakan Platform yang Terpercaya
Jangan salah memilih platform untuk melakukan pengadaan barang dan jasa. Platform yang dipilih dapat mempengaruhi opsi vendor yang Anda miliki, sehingga pastikan juga bahwa platform yang Anda gunakan memiliki kredibilitas yang jelas, dan menawarkan fitur handal untuk setiap transaksi.
Baca Juga: 6 Manfaat Pengadaan Online dan Cara Kerjanya
RUN Market kemudian hadir sebagai salah satu platform pengadaan barang dan jasa, yang dapat mengakomodir pemilihan vendor dengan opsi yang sangat luas. Dipercaya banyak pihak untuk membantu proses procurement, vendor dan supplier yang menjadi bagian dari RUN Market sudah teruji kualitasnya. Segera buat akun, dan daftarkan bisnis Anda untuk memperoleh banyak kesempatan transaksi menguntungkan sekarang juga!
