Penting untuk sebuah bisnis memiliki pengelolaan supplier yang baik, agar aktivitas produksi yang dilakukannya senantiasa terjamin. Tidak hanya itu, ternyata cukup banyak manfaat supplier management lainnya yang tidak dapat dikesampingkan, sehingga poin ini memiliki andil besar dalam lancarnya aktivitas operasional dan produksi sebuah perusahaan.

Menjadi sebuah proses pengelolaan hubungan antara bisnis yang Anda miliki dengan supplier guna mengoptimalkan rantai pasok, kegiatan ini akan berkutat pada identifikasi, evaluasi, kolaborasi, dan pemantauan supplier untuk memastikan mereka memenuhi kesepakatan yang telah dibuat bersama.

Baca Juga: Cermati Fungsi Purchase Order dalam Procurement

Lalu Apa Saja Manfaatnya?

Sumber: freepik.com

Pengelolaan supplier yang optimal setidaknya akan membawa lima manfaat dasar untuk bisnis Anda. Pertama terkait peningkatan kualitas bahan baku dan proses procurement itu sendiri, kemudian efisiensi biaya, peningkatan efisiensi, peningkatan manajemen risiko, dan hubungan bisnis yang lebih baik.

1. Peningkatan Kualitas

Peningkatan kualitas bahan baku dan proses pengadaan barang dan jasa benar-benar bisa ditingkatkan. Supplier management akan memastikan bahwa pemasok mengetahui, memahami, dan menepati standar yang ditetapkan perusahaan sehingga setiap produk dan proses bisnis yang dilakukan dapat disesuaikan.

Kegiatan ini juga dapat memastikan supplier bertanggung jawab atas kinerja yang diberikan, yang dapat membantu bisnis untuk mengidentifikasi potensi adanya masalah sebelum benar-benar menjadi hal yang menyulitkan.

2. Penghematan Biaya

Bisnis akan menemukan metode paling efisien dari segi biaya untuk melakukan kerjasama bisnis dengan pemasok. Negosiasi yang saling menguntungkan akan membuahkan sebuah transaksi yang cermat, sehingga tidak ada pos pemborosan dana untuk kegiatan yang kurang bernilai.

Anda dapat memiliki database lengkap mengenai kapasitas pemasok dan harga yang ditawarkan untuk setiap barang dan jasa yang diperlukan, sehingga pemilihan opsi yang tersedia dapat membuahkan transaksi yang paling ideal.

3. Peningkatan Efisiensi

Proses pengadaan selalu memerlukan prosedur tertentu yang dijalankan, agar semua berjalan dengan lancar. Namun ketika dikelola dengan baik, banyak proses yang dapat disederhanakan dan diotomasikan, sehingga efisiensi dari proses ini dapat meningkat.

Peningkatan efisiensi akan membantu bisnis untuk fokus pada aktivitas inti yang harus dilakukan. Berkas yang muncul juga akan menjadi lebih ringkas, sehingga proses pengadaan barang atau jasa dapat dipersingkat.

4. Peningkatan Manajemen Risiko

Adanya proses pengelolaan yang baik membuat bisnis Anda dapat meningkatkan manajemen risiko yang ada dalam rangka menjaga kerjasama agar tetap saling menguntungkan. Potensi masalah dapat dengan segera dideteksi dan dicegah membesar, sebelum menjadi masalah sebenarnya.

Hal ini dilakukan oleh kedua pihak, perusahaan dan supplier, sehingga kerjasama yang dilakukan juga dapat terus berjalan dan membawa keuntungan bagi kedua pihak.

5. Menjalin Relasi Bisnis yang Produktif

Manfaat kelima adalah terciptanya hubungan bisnis yang produktif dan saling menguntungkan antara perusahaan dan supplier yang dimiliki. Tentu, kebutuhan bisnis tidak terbatas pada satu barang atau jasa saja, namun juga pada berbagai bentuk bahan baku.

Setiap supplier akan memiliki spesialisasinya masing-masing, dan perusahaan akan dapat mengandalkan supplier yang telah ditandai untuk pengadaan jenis barang atau jasa tertentu.

Strategi Penerapan Pengelolaan Pemasok dalam Bisnis

Sumber: freepik.com

Untuk memperoleh kelima manfaat di atas Anda dapat melakukan berbagai strategi dan formula yang dianggap tepat. Salah satu formula yang direkomendasikan adalah dengan empat langkah berikut ini.

Jalin Komunikasi yang Lugas dan Efektif

komunikasi yang baik akan menjadi dasar kerjasama yang produktif. Tanpa adanya pemahaman bersama pada setiap poin yang masuk dalam kontrak, kerjasama akan bermakna bias dan berpotensi menimbulkan masalah di kemudian hari.

Buat saluran dan pola komunikasi yang jelas, menggunakan bahasa lugas, dan detail. Apa yang tertulis di dalam kontrak atau yang disampaikan tidak bermakna ganda atau multitafsir.

Program Evaluasi Supplier

Program ini menjadi bagian penting dalam supplier management, dengan tujuan untuk melakukan penilaian dari performa yang diberikan oleh pemasok pada setiap transaksi. Poin yang harus dievaluasi antara lain adalah kualitas produk dan proses, nilai dari transaksi, pengiriman yang dilakukan, dan layanan pelanggan yang Anda terima.

Anda juga dapat mencermati kestabilan finansial dari supplier untuk mengetahui kesehatan keuangan perusahaan mereka. Poin ini didapatkan dari review pada proses yang berjalan.

Lekukan Negosiasi Perjanjian

Dalam supplier management, negosiasi kontrak menjadi hal yang krusial. Pasalnya kontrak harus dibuat dengan jelas, detail, dan cermat, sehingga setiap poin yang ada di dalamnya disepakati dan dipahami bersama, dalam konteks yang sama pada masing-masing pihak.

Lugasnya kontrak ini akan membantu transaksi yang dibuat semakin minim risiko, sebab sejak awal semua kesepahaman dan ketentuan sudah disusun bersama dan disetujui bersama.

Pemantauan Kinerja dan Pengelolaan Risiko

Ketika semua poin perjanjian telah ditetapkan maka selanjutnya Anda harus melakukan pemantauan pada kinerja yang sudah disepakati. Hal ini dilakukan bersamaan dengan pengelolaan risiko pada pekerjaan yang dilakukan.

Selalu kontrol setiap aktivitas yang dilakukan oleh supplier, dan pastikan semua sesuai dengan kesepakatan.

Baca Juga: 9 Tips Cepat untuk Mendapatkan Permodalan UMKM 

Terdengar cukup mudah dilakukan dan membawa manfaat yang besar, nyatanya pengelolaan dan penerapan strategi supplier management akan melibatkan berbagai faktor lain yang juga krusial, seperti misalnya pemilihan kanal untuk melakukan procurement.

RUN Market, dalam konteks ini, adalah sebuah platform pengadaan barang yang dapat membantu Anda mengoptimalkan strategi supplier management yang dimiliki bisnis. Ringkas, mudah digunakan, dan menawarkan banyak sekali opsi vendor dan supplier dengan fitur yang berguna untuk Anda, RUN Market siap menyediakan ekosistem bisnis yang produktif untuk setiap pihak dalam pengadaan barang dan jasa!