Cermati Fungsi Purchase Order dalam Procurement

Proses pengadaan barang dan jasa yang efektif dapat meningkatkan produktivitas bisnis hingga taraf yang optimal. Tentu saja, keberadaan purchase order dalam urusan ini menjadi penting, karena tanpanya permintaan produk akan sulit diajukan dengan akurat.

Purchase order sendiri adalah dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan pembeli, yang isinya rangkuman barang atau jasa yang mereka butuhkan dari perusahaan penjual atau pemasok. Peran dokumen ini adalah sebagai kontrak yang menjadi dasar kesepakatan tentang pembelian yang akan dilakukan.

Baca Juga: Mengulik Lebih Dalam Mengenai Invoice Financing untuk Bisnis

Pahami Fungsinya dengan Baik

Dalam proses pengadaan barang dan jasa, ada beberapa fungsi dasar dari dokumen purchase order atau PO ini. Selengkapnya adalah sebagai berikut.

• Menjadi bukti pemesanan barang atau jasa dari penjual, dan bentuk komitmen penjual untuk menerima pesanan yang diajukan
• Menghindari terjadinya kesalahan dalam pelaksanaan procurement, baik dari segi waktu pemesanan, spesifikasi produk, dan jumlahnya
• Menghindari adanya kesalahan atau perubahan harga ketika proses dilaksanakan
• Membantu perusahaan dalam melacak barang sehingga dapat memaksimalkan inventory yang dimiliki
• Mengingatkan perusahaan penjual untuk melakukan pembelian barang ketika stok barang yang dimiliki sudah habis
• Menjadi dokumen yang sah untuk mengantisipasi terjadinya perselisihan
• Membantu kerja akuntan dalam mendistribusikan anggaran pengadaan
• Membuktikan pada auditor, pajak, dan bank, bahwa perusahaan melakukan pengadaan barang secara benar dan sesuai aturan yang berlaku di Indonesia.

Tahapan Memperoleh Purchase Order dalam Bisnis

Dalam membuat dan memperoleh PO, berikut beberapa poin yang wajib Anda cermati.

1. Pertama, pastikan memilih supplier terpercaya lewat rekomendasi, platform pengadaan barang dan jasa, atau direktori transaksi yang pernah Anda lakukan sebelumnya

2. Setelah Anda mendapatkan pemasok yang kredibel dan sesuai dengan standar, buat dokumen purchase order yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Pastikan lakukan pendataan terlebih dahulu, dan buat sesuai dengan apa yang diperlukan oleh setiap divisi dalam bisnis Anda

3. Sangat disarankan untuk selalu mencocokkan data jenis barang atau jasa sekaligus jumlah yang tercantum dalam dokumen PO, untuk menghindari adanya kesalahan dalam pemesanan

4. Simpan salinan PO untuk menjadi referensi selanjutnya saat Anda akan melakukan aktivitas pembelian kembali

5. Pastikan tidak melupakan elemen penting dalam dokumen ini, seperti identitas perusahaan, detail barang atau jasa yang dipesan, produsen yang dipilih, media penawaran, jenis pengiriman, serta nomor PO yang dibuat

Contoh Dokumen PO yang Dapat Anda Jadikan Referensi

Sejatinya bentuk dari dokumen purchase order sendiri akan sangat beragam. Namun demikian yang harus dipastikan adalah dokumen ini memuat semua elemen utama yang wajib ada, agar dokumen dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan tujuan pengiriman dan pembuatannya.

Beberapa elemen utama yang harus dicantumkan, sekaligus ilustrasinya dalam penggunaan di procurement, adalah sebagai berikut.

• Identitas perusahaan Anda dengan jelas, misalnya, PT Agrikultura Indonesia, dengan alamat dan nomor yang dapat dihubungi
• Cantumkan detail yang akan dipesan, seperti merek barang, nama, jumlah, dan informasi lain
• Berikan detail pemasok yang Anda pilih agar pengiriman benar-benar tepat sasaran
• Sebutkan media tempat iklan produk yang ditawarkan, komponen ini sifatnya opsional
• Berikan detail bentuk dan jumlah pesanan. Buat daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran dan pelayanan pengadaan ini
• Pastikan cara pengiriman, waktu, metode pembayaran
• Cantumkan nomor dari purchase order agar memudahkan proses pelacakan saat terjadi masalah

Contohnya adalah sebagai berikut:

• Transaksi pembelian dilakukan oleh PT Agrikultura Indonesia, dengan alamat di Jalan Sudirman Nomor 12, nomor telepon (021) 123123123, Jakarta, 210031, Indonesia
• PO ditujukan pada PT Mineral Superindo, dengan alamat di Jalan Tarumanegara Nomor 44B, nomor telepon (021) 321321312, Jakarta Utara, 235419, Indonesia
• Tanggal pengajuan PO adalah 21 Januari 2021
• Nomor PO adalah 987987
• Barang yang akan dibeli:
• Printer, 5 unit @Rp400.000
• Monitor, 5 unit @600.000
• Kertas HVS A4 80 gram, 5 rim @80.000
• Tetikus, 5 unit @30.000
• Papan ketik, 5 unit @60.000
• Pembayaran paling lambat 30 hari setelah barang diterima
• PPN yang diterapkan 10%

Baca Juga: Fungsi dan Komponen Audit Pengadaan Barang dan Jasa 

Itu tadi kira-kira fungsi, penggunaan, dan contoh dari purchase order yang bisa Anda gunakan. Tentu akan ada tanggung jawab pembayaran yang kemudian Anda miliki setelah mengajukan PO pada pemasok yang telah ditunjuk, dan pembayaran ini harus dilunasi sesuai dengan tanggal yang tercantum dalam dokumen tersebut.

Ketika terjadi kendala dalam urusan pelunasan, Anda sebenarnya dapat menggunakan bentuk pendanaan purchase order financing. Terlebih ketika Anda melakukan pengadaan barang pada platform yang telah terintegrasi dengan pendanaan seperti ini.

RUN Market, kemudian menjadi jawaban atas kemudahan pengadaan barang dengan menggunakan purchase order. Selain memiliki pengguna aktif yang jumlahnya besar, opsi pemasok yang tersedia di RUN Market juga dapat  membantu Anda memenuhi kebutuhan. Didukung dengan purchase order financing yang solid, RUN Market akan memberikan ekosistem bisnis yang baik untuk Anda. Segera daftarkan perusahaan sebagai salah satu pengguna RUN Market, dan optimalkan semua fiturnya!