Purchase Requisition, 4 Fungsi, dan Format Pembuatannya
Saat hendak melakukan pembelian ke supplier, tentunya suatu perusahaan akan membuat Purchase Requisition (PR) secara internal antar divisi yang kemudian akan dilanjutkan dengan penerbitan Purchase Order. Lantas, apa definisi dari PR dan fungsinya? Berikut informasi selengkapnya
Apa Itu Purchase Requisition?
Pada dasarnya, Purchase Requisition bisa diartikan sebagai suatu dokumen permohonan pembelian yang dibuat sebelum melakukan pembelian barang atau jasa. Selain itu juga bisa diartikan sebagai dokumen yang di dalamnya berisi permintaan pembelian yang diajukan untuk kegiatan pengadaan barang.
Biasanya, PR akan dibuat oleh suatu divisi tertentu yang sedang memerlukan barang atau jasa dan ditujukan pada manajer atau divisi keuangan. Bila sudah ditinjau dan disetujui, maka PR nantinya akan diteruskan pada divisi pembelian untuk mengeluarkan purchase order sesuai dengan rincian yang terdapat di dalam PR.
Melalui kehadiran PR, maka divisi keuangan akan bisa mengendalikan anggaran pembelanjaan perusahaan, sehingga tidak akan melampaui batas. Lalu bila permohonan tersebut adalah pembelian barang, maka pihak perusahaan harus memasukkannya ke dalam daftar aset agar bisa dipantau lebih lanjut.
Lebih dari itu, dokumen PR juga akan membantu meminimalisir terjadinya kecurangan dalam pembelian barang atau jasa, seperti kecurangan dinaikkannya harga untuk kepentingan diri sendiri atau jumlah barang yang tidak sesuai. Tentunya kecurangan tersebut bisa menimbulkan kerugian untuk perusahaan.
Fungsi dari Purchase Requisition
Kenapa Purchase Requisition penting untuk dibuat? Kenapa pegawai tidak langsung saja meminta kepada divisi purchasing untuk di-orderkan produk, barang atau jasa yang mereka butuhkan?
1. SOP Perusahaan
Singkatnya, PR adalah salah satu dari SOP perusahaan demi memperlancar proses operasional serta transaksi agar terhindar dari adanya kecurangan atau hal lain yang merugikan perusahaan.
2. Membantu Pencatatan
Di samping sebagai pendataan, dokumen permintaan pembelian formulir juga memiliki peran besar untuk membantu divisi finance agar mencatat seluruh pengeluaran yang ada di masing-masing divisi. Mengingat, setiap divisi memiliki budget tersendiri dalam melakukan pembelian.
3. Pengendalian Budget
Finance team juga yang akan mengendalikan budget pembelian, dan mencatat barang yang sudah di-order yang nantinya akan dipantai sebagai aset perusahaan.
4. Sebagai Bukti Fisik Pencatatan
Tentu saja, pencatatan di atas memerlukan bukti fisik, sehingga tidak terindikasi adanya kecurangan. Bukti fisik tersebut adalah Purchase Requisition dan Purchase Order, di mana kedua nya sudah dibubuhkan tanda tangan manajer sebagai witness dan approval.
Formulir itu nantinya akan disimpan dan dijadikan bahan pertimbangan adanya penyesuaian budget divisi lagi di kemudian hari.
Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order
- Purchase requisition dibuat oleh divisi internal dan diajukan kepada divisi lain yang bertanggung jawab untuk pembelian dan penggunaan anggaran perusahaan. Sementara purchase order dibuat divisi pembelian dan dikirim ke vendor untuk memproses pesanan.
- Dokumen permintaan pembelian dibuat saat suatu divisi membutuhkan barang dan/atau jasa tertentu. Nah, purchase order dibuat setelah permintaan pembelian disetujui berbagai manajer terkait.
- Purchase requisition berfungsi sebagai dokumen permintaan pembelian kepada divisi pembelian, sedangkan purchase order berfungsi sebagai dokumen pemesanan kepada vendor.
Rincian dan Format Purchase Requisition
Setelah mengetahui apa itu purchase requisition dan bedanya dengan purchase order, harus Anda ketahui bahwa setiap perusahaan memiliki format PR-nya masing-masing. Tapi pada umumnya, dokumen PR ini memiliki informasi berupa:
- Nomor purchase requisition
- Nama atau identitas pihak yang melakukan pengajuan pembelian barang atau jasa
- Nama vendor yang menjadi pihak penjual
- Produk barang atau layanan jasa yang ingin dibeli
- Estimasi harga produk barang atau jasa
- Jumlah produk barang atau jasa.
Dokumen ini bisa dibuat secara manual dengan tulisan tangan di atas kertas melalui format yang sudah ada. Cara lainnya adalah secara digital dengan menggunakan formulir elektronik atau formulir aplikasi.
Baca Juga: Optimalisasi Purchase Order dengan Platform Procurement Kekinian
Membuat Purchase Requisition Mudah Bersama RUN Market
Selain dokumen purchase requisition, pemanfaatan aplikasi bisnis juga akan membantu Anda dalam melancarkan kegiatan transaksi perusahaan. Nah, aplikasi yang dimaksud tersebut adalah RUN Market.
Dengan menggunakan RUN Market, seluruh kegiatan transaksi Anda akan tercatat secara otomatis dan Anda bisa mendapatkan laporan laba rugi, laporan arus kas, laporan perubahan modal, dan lebih dari beberapa jenis laporan keuangan lainnya secara otomatis, cepat serta akurat.
Selain itu, RUN Market juga sudah dilengkapi dengan fitur dan modul luar biasa yang akan membantu Anda dalam mengelola persediaan barang digudang, melakukan kegiatan penjualan dan pembelian, vendor management, digital procurement dan meningkatkan business management perusahaan Anda.
Pembuatan Purchase Requisition dan Purchase Order dengan modul yang disediakan oleh RUN Market juga akan membuat bisnis Anda lebih efisien.
Tidak perlu berpikir dua kali untuk bergabung dengan RUN Market. Kunjungi website kami dan temukan puluhan benefit lainnya.
