Optimalisasi Purchase Order dengan Platform Procurement Kekinian

Permintaan produk yang meningkat dari dalam perusahaan akan membuat transaksi yang terjadi antar entitas bisnis semakin kompleks. Tidak dapat dipungkiri kemudian keberadaan berbagai dokumen akan sangat membantu urusan ini. Salah satu dari sekian banyak dokumen tersebut adalah purchase order yang masuk dalam konteks pengadaan barang.

Aktivitas perusahaan sendiri secara langsung akan membutuhkan berbagai dukungan peralatan dan perlengkapan, sama halnya seperti proses produksi yang membutuhkan bahan baku. Pengadaan bahan baku dan peralatan atau perlengkapan ini akan membuat perusahaan menjalin kerjasama dengan pihak lain sebagai penyedia barang atau jasa.

Dalam artikel singkat ini, akan dijelaskan mengenai pengertian purchase order, fungsinya, jenis dari dokumen ini, dan cara pengelolaan purchase order agar dapat menjalankan perannya secara optimal.

Pengertian Purchase Order 

Purchase order dapat dipahami sebagai sebuah dokumen yang dibuat oleh pihak pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin dibeli dari pihak penjual. Dokumen ini kemudian bersifat sebagai kontrak dan kesepakatan setelah negosiasi mengenai harga barang, kualitas, kuantitas, dan semua urusan pengiriman selesai dan kedua pihak setuju atas ketentuan yang dibuat.

Purchase order atau PO ini akan diterbitkan di awal transaksi terjadi, sebagai permintaan pengadaan atau pembelian. Semua barang dan jasa yang diperlukan akan terdata pada dokumen tersebut, sehingga pihak penjual akan memenuhi permintaan tersebut sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Fungsi Purchase Order dalam Transaksi

Secara sederhana, purchase order memiliki fungsi sebagai kontrak kerjasama dan permintaan pembelian barang dari pembeli pada penjual, dalam hal ini dari perusahaan pada supplier. Lebih spesifik, berikut fungsi berkas tersebut.

• Bukti pemesanan barang dari pembeli dan komitmen penjual sebagai penerima pesanan untuk dipenuhi.
• Mencegah kesalahan harga, jumlah, dan kualitas barang atau jasa yang dipesan pada proses pengadaan barang.
• Sebagai pengingat untuk pihak penjual dalam melakukan pengadaan barang sesuai dengan jadwal yang sudah diatur dan disepakati.
• Membantu pelacakan pesanan yang masuk sehingga proses inventaris dan pengiriman bisa dikelola lebih baik.
• Sebagai dokumen hukum dasar kerjasama, yang menjadi acuan untuk menghindari perselisihan di masa yang akan datang terkait transaksi yang terjadi.
• Membantu bagian keuangan atau finance dalam menyiapkan anggaran. Jadi ketika saatnya tiba untuk membayar transaksi, dana sudah siap dan pembayaran bisa dilakukan.
• Pembuktian pada auditor, bank, serta lembaga perpajakan bahwa perusahaan melakukan transaksi bisnis dengan cara yang benar.

4 Jenis Purchase Order yang Digunakan

Nah, meski urusan dan hajat pembuatan purchase order terbilang sederhana, namun terdapat 4 jenis PO yang digunakan dalam bisnis. Setiap jenis ini memiliki karakter masing-masing menyesuaikan dengan jenis transaksinya.

1. Jenis Standar

Merupakan PO dengan format standar untuk mencatat pemesanan yang sederhana dan dapat dipahami dua pihak terkait. PO ini digunakan untuk supplier yang telah dikenal lama dan menjadi langganan.

Isi purchase order standar antara lain barang yang ingin dibeli, jumlah, harga, tempat pengiriman, dan sebagainya. Informasinya sederhana, disajikan ringkas dan mudah dipahami.

2. Jenis Terencana

Sedikit berbeda dengan jenis standar, detail yang tercantum di dalamnya lebih rumit. Selain informasi umum yang ada serupa dengan jenis PO standar, ada pula informasi mengenai perkiraan tanggal pengiriman yang sifatnya prediktif dan ditentukan rentang waktunya. Biasanya istilah yang digunakan adalah ETA atau estimated time arrival.

3. Jenis Blanket

Ketiga adalah purchase order blanket, yang merupakan PO yang dikirim terus pada penjual hingga pesanan selesai. Jenis ini memiliki keunggulan dalam kemudahan pengiriman pesanan secara bertahap, sehingga barang atau jasa bisa didistribusikan dengan lebih baik.

Perusahaan yang menggunakan jenis PO ini akan melakukan pembelian dengan biaya yang tidak terlalu besar, karena secara langsung akan memecah transaksi ke dalam beberapa termin.

4. Jenis Kontrak

Jenis purchase order kontrak merupakan jenis berkas yang aman, karena terdapat denda ketika transaksi yang sudah disepakati dibatalkan. Setiap pelaku transaksi akan lebih konsisten pada transaksi yang disepakati, agar tidak harus membayar denda pelanggaran atau pembatalan kesepakatan.

Pengelolaan Purchase Order

Untuk perusahaan, dokumen ini akan berperan besar dalam menjaga ketersediaan barang dan jasa yang diperlukan. Jika dikelola dengan benar, maka purchase order bisa memberikan banyak sekali keuntungan. Mulai dari ketersediaan bahan baku dan jasa yang dapat dipastikan, hingga keuntungan dari sisi ekonomis karena urusan pelunasannya bisa menjadi lebih tepat waktu.

Pengelolaan PO secara sederhana, bisa dilihat pada bagian berikut.

• Cermati setiap dokumen PO yang dibuat, pastikan tidak ada pemesanan ganda dengan PO yang sama.
• Cermati waktu pengiriman yang disepakati, sederhana saja, tujuannya agar perusahaan tidak harus menunggu terlalu lama atau bahkan mengalami kekosongan barang dan jasa yang diperlukan dalam operasional.
• Pastikan kebenaran data setiap berkas yang akan diajukan pada supplier untuk meminimalisir resiko terjadinya salah pemesanan.
• Atur periode pembayaran dan pelunasan setiap pengadaan barang, sehingga tidak memberatkan perusahaan di satu waktu yang sama.
• Gunakan metode pembayaran yang paling sesuai dengan sistem keuangan perusahaan.
• Lakukan otomatisasi berkas ini untuk barang dan jasa yang diperlukan secara periodikal.

RUN Market, Solusi Pengelolaan Purchase Order Kekinian

Mengelola purchase order artinya mengelola kerjasama dengan banyak pihak. Dengan platform RUN Market, hal ini bisa dilakukan dengan lebih mudah. Berbagai pengaturan bisa dilakukan, sehingga urusan jatuh tempo dan metode pembayaran bisa dikelola lebih baik. Selain itu, Anda juga akan mendapatkan kemudahan dalam tracking pesanan yang sudah diajukan pada supplier sehingga bisa memastikan ketepatan waktu pengiriman. Kelola purchase order dengan RUN Market, dan jalin kerjasama menguntungkan dengan supplier terbaik dari berbagai daerah!