Mengenal Delivery Order dari A-Z, Berkas Penting dalam Aktivitas Bisnis!

Transaksi bisnis yang terjadi antara dua perusahaan hampir selalu memiliki dokumen legal sebagai kelengkapannya. Tidak hanya sebagai bentuk formalitas, namun dokumen ini juga menjadi bentuk kesepakatan dua pihak atas transaksi yang terjadi. Salah satu dokumen yang sering digunakan adalah delivery order dalam hal pengiriman barang dari lokasi penjual ke lokasi pembeli.

Pengiriman barang, setelah semua hal disepakati dan transaksi jual-beli dieksekusi, menjadi bagian penting dalam transaksi. Barang yang dikirim merupakan barang yang sudah disepakati antara dua pihak terkait kuantitas dan kualitasnya, serta jadwal pengiriman dan estimasi barang tiba.

Untuk menyertai keberangkatan pengiriman kemudian berkas delivery order dibuat sebagai kelengkapan pengiriman.

Mengenal Lebih Jauh Apa Itu Delivery Order

Tidak sedikit dari pebisnis yang mungkin masih salah kaprah, terkait delivery order dan surat jalan yang disertakan dalam pengiriman barang. Pada kenyataannya, kedua berkas ini memiliki beberapa perbedaan mendasar sehingga jika dilihat bersama akan sangat jelas.

Dokumen ini merupakan berkas yang berisi persetujuan pihak pengirim dan penerima, dan berfungsi sebagai laporan barang sudah melalui proses pengiriman. Secara langsung, berkas ini justru berkaitan erat dengan persediaan barang.

Pada konteks lain, berkas ini juga menjadi dokumen yang diberikan dari pihak penjual ke pihak penyedia jasa ekspedisi untuk melakukan proses pengambilan dan pengiriman barang. Seperti namanya, berkas ini berfungsi sebagai permintaan pengiriman pada pihak ekspedisi untuk pengiriman ke alamat penerima yang bersangkutan.

Delivery order setiap perusahaan juga bisa memiliki bentuk yang berbeda tergantung kesepakatan perusahaan pengirim dan penerimanya. Selama informasi yang ada di dalam berkas ini lengkap dan disepakati, maka tidak ada masalah.

Lalu Bagaimana Definisi dari Surat Jalan?

Surat jalan, di sisi lain, adalah berkas resmi yang diberikan oleh pihak pengirim pada pihak penerima sebagai bentuk pemberitahuan terkait barang yang akan dikirim. Berkas ini akan jadi acuan pengecekan terkait barang yang dikirim untuk disesuaikan dengan pemesanan yang sudah dilakukan.

Dari sisi pebisnis sendiri, surat jalan akan berfungsi sebagai dokumen legal dan formal yang bersifat mengikat pada transaksi yang terjadi. Untuk keperluan jasa ekspedisi, berkas ini menjadi surat keterangan sah yang dibawa dan ditunjukkan pada pihak berwajib jika ada pemeriksaan.

Informasi yang tertera dalam surat jalan idealnya adalah nama pihak pengirim, nomor surat jalan barang, jenis barang, jumlah, harga, nama dan alamat penerima, serta tanggal pengiriman dan estimasi waktu tiba.

Fungsi dan Manfaat Delivery Order dalam Transaksi Bisnis

Berbicara mengenai fungsi dan manfaat dari dokumen ini, maka tidak akan lepas dari konteks pengiriman barang dan jasa ekspedisi yang digunakan. Jasa ekspedisi di sini bisa berarti pihak ketiga yang bekerjasama dalam pengiriman barang, atau pihak internal perusahaan yang melakukan pengiriman barang.

Beberapa fungsinya, jika dijelaskan dalam poin singkat, adalah sebagai berikut.

• Berkas permintaan resmi pada pihak ekspedisi untuk mengambil dan mengirim barang
• Perjanjian pengiriman barang baik dalam segi kondisi dan waktu pengiriman
• Jaminan atas proses pengiriman barang yang dilakukan oleh penjual pada pembeli, bahwa barang sudah menjalani proses pengiriman
• Untuk melakukan pelacakan pengiriman dengan nomor resi yang muncul pada berkas tersebut

Jadi jelas dalam konteks ini, delivery order merupakan berkas yang penting dalam pengiriman barang dari seller kepada buyer melalui jasa ekspedisi yang digunakan. Jika terjadi hal-hal yang diluar kesepakatan, maka komplain bisa diajukan. Proses selanjutnya dapat dilakukan sesuai perjanjian atau prosedur tetap yang berlaku.

Lalu Ini Penjelasan Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan

Setelah membaca sedikit penjelasan di atas, maka dalam poin ini akan disajikan rangkuman perbedaan delivery order dan surat jalan. Berikut perbedaannya.

• Delivery order tidak wajib dibawa oleh pihak ekspedisi, sebab berlaku sebagai permintaan pengiriman dari seller pada pihak pengiriman. Surat jalan, di sisi lain, harus dibawa sebagai kelengkapan berkas barang yang dikirim oleh pihak ekspedisi ke buyer.
• Delivery order berkaitan dengan transaksi yang dilakukan seller dengan pihak ekspedisi, sementara surat jalan berkaitan dengan kesepakatan antara seller dan buyer yang sudah dipahami bersama.
• Bentuk delivery order akan berbeda dari satu perusahaan dengan perusahaan lain, sementara bentuk surat jalan cenderung memiliki format yang sama sebab keperluannya sebagai keterangan pengiriman barang.
• Berkas DO atau delivery order merupakan berkas permintaan pengiriman atau perintah pengiriman, berkas surat jalan adalah dokumen pendamping barang yang dikirim kepada buyer.

Sebenarnya secara praktis di dalam dunia bisnis, kedua berkas ini akan digunakan saling beriringan. Untuk urusan pengiriman yang melibatkan pihak ekspedisi, DO akan jadi perintah pengiriman dari seller, kemudian seller menyertakan surat jalan sebagai kelengkapan berkas dan bentuk kesepakatan dengan buyer.

Proses Procurement Mudah dengan RUN Market

Semua proses yang berkaitan dengan berbagai berkas ini masuk dalam proses pembelian dalam rangka pengadaan barang. Tentu, jika Anda menggunakan platform yang tepat, urusan ini bisa berjalan lancar dan tanpa harus menyulitkan.

RUN Market, menjadi platform paling handal dalam urusan ini. Mudah digunakan, praktis, informasinya jelas, dan memiliki sistem yang solid, semua urusan terkait berkas seperti delivery order atau surat jalan akan selesai dalam waktu singkat. Temukan semua supplier, vendor, atau klien terbaik Anda di platform ini, dan dapatkan semua keuntungan yang tersedia pada fiturnya!