surat permintaan barang

Kupas Tuntas Tentang Surat Permintaan Barang, Pengusaha Harus Tahu!

Posisi penjual dan pembeli dalam transaksi pengadaan barang selalu jelas. Perusahaan sebagai pembeli merupakan perusahaan yang memiliki kebutuhan atau permintaan barang, dan perusahaan sebagai penjual adalah pihak yang memiliki stok barang. Untuk menginisiasi transaksi yang akan dilakukan, pembeli akan mengirimkan surat permintaan barang pada penjual.

Tapi apa itu surat permintaan barang? Bukankah di era modern seperti sekarang ini permintaan barang bisa dilakukan secara langsung ke pihak penjual?

Nah, sebagai seorang pebisnis, penting untuk Anda memahami pula berkas-berkas terkait transaksi yang dilakukan. Dalam prakteknya, surat permintaan barang memiliki pengertian, fungsi, dan manfaat yang jelas.

Pengertian Surat Permintaan Barang

Sumber : freepik.com

Surat permintaan barang merupakan berkas yang dikirimkan dari pembeli pada penjual, dalam rangka pengadaan barang atau transaksi jual beli lain, yang ditujukan untuk melakukan permintaan pengiriman barang.

Surat ini sendiri dapat dikirimkan atas kebutuhan pembeli secara langsung, atau respon atas surat penawaran yang dikirimkan oleh penjual di periode sebelumnya. Apapun motivasi dari pengiriman surat ini, tujuan utama dari pengirimannya adalah melakukan permintaan pengiriman barang.

Berkas ini juga akan berisi detail lengkap mengenai barang atau produk yang diminta, mulai dari spesifikasi barang, jumlah, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan total nilai yang harus dibayar oleh pembeli.

Ketika berkas tersebut disetujui oleh penjual, maka proses pengiriman akan dilakukan sesuai dengan permintaan pembeli tersebut.

Fungsi dan Manfaat dari Surat Permintaan Barang

Sumber : freepik.com

Seperti semua berkas yang turut serta dalam setiap transaksi yang terjadi antara dua perusahaan, maka surat permintaan barang juga memiliki fungsi dan manfaat yang jelas.

Fungsi

  • Melakukan permintaan barang pada penjual
  • Berkas untuk berkomunikasi dengan penjual, baik dalam rangka negosiasi atau dalam rangka perintah pengiriman barang
  • Berisi detail permintaan barang dan nilai pembayaran, bisa jadi sudah disepakati sebelumnya, atau masih dalam tahap negosiasi
  • Melakukan repeat order untuk barang dengan spesifikasi serupa dan harga yang sudah disepakati sebelumnya
  • Mencatat detail jadwal pengiriman dan harapan barang tiba di fasilitas milik pembeli

Manfaat

  • Sebagai berkas legal permintaan barang yang diajukan dari satu pihak ke pihak lain
  • Acuan pengiriman barang agar tidak terjadi kesalahan, barang yang diminta akan dikirim sesuai informasi yang ada dalam berkas ini
  • Dokumentasi transaksi yang terjadi atas permintaan dari pembeli barang
  • Catatan penagihan kepada pembeli pada tempo yang sudah dituliskan dan disetujui bersama
  • Pada dasarnya, fungsi dan manfaat surat ini akan berkutat pada dokumentasi transaksi, detail barang, detail pengiriman, serta urusan pembayaran dan alamat pengiriman yang diminta oleh pembeli.

Isi dari Surat Permintaan Barang

Sumber : freepik.com

Berkas yang dikirimkan wajib memiliki beberapa komponen isi, yang mencantumkan informasi yang dibutuhkan. Beberapa komponen utama yang dibutuhkan dalam surat ini antara lain adalah sebagai berikut.

  • Nama perusahaan pembeli
  • Alamat lengkap perusahaan pembeli
  • Kontak yang dapat dihubungi
  • Informasi tambahan seputar identitas perusahaan
  • Tanggal pengiriman surat
  • Nomor surat yang dikirimkan
  • Keterangan lampiran (dapat memuat spesifikasi, harga, nilai transaksi satuan, nilai transaksi total, dan detail pembayaran)
  • Penerima surat atau pihak yang dituju (terkait identitas dan detail lengkap informasi mengenai perusahaan atau pihak penjual)
  • Identitas pengirim surat permintaan barang
  • Barang yang diminta untuk dikirimkan (lengkap dengan spesifikasi dan harga)
  • Tanda tangan jelas perwakilan perusahaan pembeli

Dengan surat permintaan barang yang jelas dan lengkap, proses pengiriman barang dapat segera dilakukan sehingga waktu yang diperlukan semakin singkat dan efisien.

Contoh atau Ilustrasi Berkas

Misalnya dalam ilustrasi berikut ini akan dikirimkan surat permintaan barang berupa unit komputer dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.

PT Nasional Abadi Jaya

Jalan Kalimantan Blok B12 Nomor 33 Surabaya 431123

Telepon 031 999813

Situs Web : www.nasionalabadijaya.com 

Email : [email protected]

Surabaya, 23 Januari 2019

Nomor : 005/PTNAJ/01/2019

Perihal : Permintaan Pembelian Barang

Lampiran : 1 File Detail Barang dan Harga

Yang Terhormat,

Direktur Pembelian

PT Karya Teknik Komputindo

Jalan Bajang 2 Nomor 12-15

Surabaya

Dengan hormat,

Saya, yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Anggara Diatmoko

Jenis kelamin : Pria

NIP : 61123

Posisi : Sekretaris Dewan

Dengan ini diusulkan untuk membeli barang dalam bentuk 15 set komputer lengkap untuk memenuhi kebutuhan dan mencapai tujuan kerjasama kedua perusahaan. Untuk melengkapi permohonan pembelian barang ini, disertakan pula lampiran berisi detail barang dan perkiraan biaya yang diperlukan.

Oleh karena itu, kami perwakilan PT Nasional Abadi Jaya menulis dan mengirimkan surat ini. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.

Pemohon,

Anggara Diatmoko

Perwakilan PT Nasional Abadi Jaya

Sebagai catatan bahwa contoh ilustrasi di atas merupakan contoh yang sangat mendasar, namun setidaknya semoga dapat memberikan gambaran mengenai surat permintaan barang dalam proses transaksi antara dua entitas bisnis.

Proses transaksi ini akan berjalan lebih mudah dan praktis dengan menggunakan platform handal seperti RUN Market. Tak hanya akan memberikan Anda opsi klien dan penyedia barang yang luas, RUN Market juga dapat memudahkan transaksi dengan urusan berkas legalnya. Lengkap, praktis, solid, dan fleksibel, RUN Market siap menjadi partner Anda untuk segala jenis bisnis yang terkait dengan pengadaan barang!

e-Procurement Platform untuk Solusi Pengadaan Perusahaan Anda

Daftar Gratis ! Jadwalkan Demo

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.