faktur penjualan

5 Fungsi Faktur Penjualan dan Contoh Membuatnya

Perusahaan yang mampu mendata dan mengolah semua bukti transaksi keuangannya maka dapat dipastikan laporan keuangan yang dikeluarkan juga baik. Korelasi ini semakin kuat karena bukti transaksi memegang peran yang tak bisa diremehkan. Dari banyaknya jenis bukti transaksi yang ada, faktur penjualan adalah dokumen penting yang tidak hanya berguna bagi pembeli, namun juga perusahaan penjual. Simak fungsi faktur penjualan serta komponen yang harus ada di dalamnya.

Faktur Penjualan

Memiliki istilah bahasa Inggris invoice, faktur penjualan adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual yang juga memiliki kekuatan untuk melakukan penagihan pembayaran kepada pembeli. Terutama apabila pembeli melakukan pembayaran dengan sistem mengangsur atau menyicil. Dokumen ini dikeluarkan setelah barang atau jasa diterima oleh pembeli. Karena faktur penjualan memuat informasi yang lengkap terkait perjanjian jual beli yang disepakati, dokumen ini memiliki banyak fungsi. Perhatikan detail fungsinya berikut ini.

Baca Juga: Surat Pengiriman Barang: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Sumber: Pixabay

Fungsi Faktur Penjualan

1. Rangkuman kesepakatan jual beli

Faktur penjualan biasanya berisi informasi tentang total harga yang harus dibayarkan, cara membayarnya, batas maksimal waktu pembayaran, dan sebagainya. Rangkuman kesepakatan ini akan membantu tim administrasi dan tim gudang sebagai pihak yang mengirimkan produk.

2. Dokumen kuat untuk menagih

Khusus bagi transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit, faktur penjualan dapat dijadikan sebagai dokumen resmi untuk melakukan tagihan. Nantinya, perusahaan akan mengeluarkan dokumen pendukung lain yang didasarkan atas faktur penjualan tersebut, seperti dokumen delivery order.

3. Bukti sah pelaporan pajak

Dalam proses pelaporan pajak, perusahaan akan membutuhkan banyak dokumen, termasuk bukti transaksi faktur penjualan. Melalui dokumen ini, tim penghitung pajak akan mengesahkan pelaporan pajak.

4. Rujukan untuk pembeli

Fungsi lain dari faktur penjualan juga akan dibutuhkan bahkan setelah proses jual beli selesai. Salah satu kondisi yang biasanya terjadi adalah ketika pembeli ingin menyampaikan komplain atau keluhan. Dokumen ini dapat menjadi bukti bahwa barang yang dikirimkan kurang sesuai, baik jumlah atau jenisnya. Bisa juga ketika pembeli ingin menjual kembali barang tersebut, maka faktur penjualan menunjukkan keaslian dari barang yang bersangkutan.

5. Syarat penting laporan keuangan

Tentu saja fungsi utama dari dokumen ini adalah membuat laporan keuangan. Tahapan awal dari siklus akuntansi adalah yang paling krusial, yaitu mengumpulkan dan mengelompokkan semua bukti transaksi keuangan yang ada. Termasuk faktur penjualan yang nantinya akan menunjukkan profit yang didapat perusahaan dalam satu periode akuntansi.

Sumber: Pixabay

Cara Membuat dan Contohnya

Membuat faktur penjualan sebenarnya memiliki format dan desain yang bebas namun harus tetap sesuai dengan standar yang berlaku. Setidaknya harus ada komponen wajib didalamnya agar dokumen ini lengkap dan sah. Berikut ini daftar komponen faktur penjualan yang harus dimunculkan.

1. Identitas penjual dan pembeli

Tidak perlu banyak, beberapa data yang harus ada adalah nama perusahaan, alamat, serta nomor yang dapat dihubungi. Dihubungi dalam hal ini bisa jadi terkait administrasi, pembayaran, dan/atau pengiriman barang. Bahkan merangkap juga sebagai media pemasaran.

2. Nomor transaksi

Meski ini merupakan dokumen khusus penjualan, namun Anda juga perlu memberikan nomor atai kode transaksi. Nomor ini dapat mencegah akuntan terukar dengan transaksi lainnya saat mencatat.

3. Waktu transaksi dilakukan

Penjualan secara tunai dan kredit sama-sama harus mencantumkan waktu transaksi dilakukan. Hal ini akan sangat berpengaruh saat proses pencatatan keuangan, apalagi jika penghitungannya setiap bulan.

4. Detail transaksi

Detail dalam faktur dapat dituangkan dalam bentuk tabel dengan rincian kolom seperti nama barang, banyaknya barang, serta harga satuan dari barang tersebut.

5. Total harga yang harus dibayarkan

Dalam proses jual beli, penjual akan mengenakan beban biaya pajak (PPN) dan/atau memberikan potongan harga. Baik itu berupa diskon produk atau pembebasan biaya kirim. Oleh karena itu, kolom untuk total harga yang harus dibayar adalah hasil akhir dari pengurangan dan penjumlahan tersebut. Begitu juga bila transaksi dilakukan kredit, maka pembayaran untuk cicilan awal yang harus disetor juga bisa dicantumkan dalam kolom ini.

6. Kolom pengesahan

Kolom pengesahan diperlukan untuk membubuhkan cap dan tanda tangan dari kasir dan/atau penerima barang. Bahkan jika perlu kolom untuk kasir dan penerima barang diberikan terpisah agar lebih jelas.

7. Catatan tambahan yang dibutuhkan

Catatan ini memang tidak selalu ada, namun akan sangat berguna jika terdapat transaksi keuangan dengan kasus khusus. Sehingga baik penjual maupun pembeli dapat menambahkan catatan tanpa harus merusak atau menutupi informasi lain dalam faktur penjualan. Bisa juga diisi dengan info syarat dan ketentuan bila ada.

Baca Juga: Mengenal Proforma Invoice Lebih Dalam, Invoice yang Bersifat Sementara

Setelah Anda mengetahui detail informasi mengenai fungsi dan cara membuat faktur penjualan, sekarang saatnya untuk mengelolanya. Semua invoice dan bukti transaksi lainnya harus dikumpulkan dan dikelola dengan baik agar menjadi laporan keuangan yang akurat. Proses ini bisa memakan waktu yang panjang jika dilakukan secara manual. Oleh karena itu, perusahaan berskala menengah dan besar biasanya akan membutuhkan sistem khusus untuk menjalankan fungsi tersebut. RUN Market hadir sebagai salah satu penyedia platform yang membantu proses pengelolaan penjualan dan pembelian Anda lebih efektif dan efisien. Kenali lebih jauh semua fitur dan manfaatnya dengan mengunjungi tautan ini.

Related Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.

© 2022 Copyright RUN System, All rights reserved.