Memahami Prosedur Bidding dan Tips Memperkuat Penawaran

Memberikan penawaran terbaik pada pelanggan yang tengah melakukan pencarian vendor atau supplier menjadi salah satu cara mendapatkan proyek tersebut. Istilah ini kemudian dikenal dengan istilah bidding. Bidding adalah proses penawaran oleh supplier atau vendor pada kebutuhan atau berdasarkan request for information dari pengusaha.

Lalu apakah proses ini bisa dilakukan secara spontan dan langsung pada pengusaha yang bersangkutan?

Tentu terdapat prosedur ideal yang wajib diikuti oleh peserta lelang untuk mengajukan bid yang dimiliki, sehingga seluruh peserta lelang dapat memperoleh hak yang sama dalam hal penawaran ini. Lalu bagaimana detail dari bidding itu sendiri? Selengkapnya bisa Anda simak di bawah ini.

Baca Juga: Simak 3 Cara Menghitung Biaya Overhead Pabrik dan Fungsinya

Memahami Apa Itu Bidding

Dalam proses lelang, setiap pihak diberikan kesempatan yang sama untuk mengajukan penawaran. Selama sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, maka peserta lelang dapat mengirimkan bid yang dimilikinya.

Bidding kemudian merupakan proses pengiriman penawaran yang dilakukan oleh supplier dan vendor untuk mendapatkan project yang disediakan oleh perusahaan. Dari sisi perusahaan, bidding yang dikirimkan ini akan di-review untuk dilihat kesesuaiannya dengan kebutuhan perusahaan.

Lalu Apa Tujuan Melakukan Bidding Ini?

Secara mendasar tujuan melakukan bidding adalah mendapatkan project yang sedang dalam proses lelang. Dengan pengajuan bid ini, pihak supplier dan vendor dapat memberikan penawaran terbaik atas barang atau jasa yang diperlukan perusahaan.

Jelas, penawaran ini akan lengkap berisi data barang atau jasa, spesifikasi, kapasitas penyediaan, hingga detail harga yang ditawarkan oleh supplier dan vendor. Karena masuk dalam proses lelang, maka secara sederhana pengajuan bidding dilakukan untuk menarik perhatian perusahaan dan mendapatkan project yang dilelangkan.

Jika dilihat dari sisi perusahaan sendiri, bid yang masuk atau diminta dari pihak penyedia akan berfungsi sebagai referensi ketersediaan barang atau jasa di pasar. Dengan melihat bid yang diajukan, maka perusahaan secara langsung memiliki opsi untuk memenuhi project yang dilelang ini.

Di luar tujuan mendasar tersebut, beberapa tujuan ‘sampingan’ yang dimiliki daari proses bidding adalah sebagai berikut:

• Menunjukkan kapasitas penyedia dalam pengadaan barang dan jasa
• Menunjukkan posisi penyedia di pasar pengadaan barang
• Memberikan kontak secara langsung pada perusahaan untuk project di masa yang akan datang
• Menunjukkan range ragam jenis barang yang mampu disediakan oleh penyedia
• Membangun hubungan bisnis jangka panjang

Detail Proses Bidding dalam Transaksi Jual-Beli

Dalam transaksi jual-beli atau pengadaan barang, bidding adalah proses yang terjadi setelah seleksi penyedia oleh perusahaan di tahap awal. Nantinya proses ini hanya dilakukan oleh penyedia yang sudah dipilih, dan mendapatkan undangan dari perusahaan penyelenggara lelang.

Secara umum proses yang akan dijalani oleh penyedia adalah sebagai berikut.

1. Mengetahui dan menerima brief atau kebutuhan dari klien
2. Mengolah data yang diberikan, dan mengumpulkan barang atau jasa yang diperlukan berdasarkan spesifikasi yang diminta perusahaan di dalam brief tersebut
3. Mengumpulkan informasi mengenai kapasitas penyedia lain atau kompetitor, dalam jumlah sebanyak mungkin (mulai dari kapasitas penyediaan, benefit yang mungkin ditawarkan, dan range harga yang akan diajukan)
4. Menyusun penawaran dengan data-data yang dimiliki secara komprehensif
5. Menepati jadwal yang telah diberikan oleh perusahaan dalam memasukkan bidding
6. Sesegera mungkin melakukan revisi atau perbaikan jika dari pihak perusahaan meminta penjelasan lebih lanjut pada penawaran yang diajukan
7. Mengirimkan bidding atau mengajukannya ke perusahaan dengan metode yang telah ditentukan
8. Mempersiapkan diri untuk presentasi dan menyajikan data relevan terkait bidding yang diajukan

Setelah bidding diajukan, maka penyedia barang atau jasa tinggal menunggu keputusan dari penyelenggara lelang. Hasilnya bisa diterima, ditolak, atau diterima dengan pertimbangan tertentu. Sebagai penyedia, Anda harus bersabar dan segera melakukan follow-up pada keputusan yang diterima.

Untuk Memperbesar Kesempatan Mendapatkan Project, Simak Tips Berikut Ini!

Sejatinya dalam pengajuan bidding terdapat banyak sekali tips dan trik yang bisa digunakan untuk memperbesar kesempatan lolos dalam proses seleksi. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.

• Cari tahu tentang perusahaan atau klien yang Anda hadapi, pastikan informasi penting didapatkan sehingga memberikan keuntungan untuk perusahaan pengadaan barang dan jasa yang Anda miliki
• Pastikan menyertakan data lengkap terkait perusahaan Anda, perusahaan klien, dan pengadaan yang dilelangkan dan Anda ikuti saat ini
• Berikan lampiran mengenai catatan transaksi yang pernah Anda lakukan, yang bernilai besar untuk meyakinkan kapasitas perusahaan Anda dalam rangka penyediaan barang dan jasa
• Susun bidding dengan kalimat persuasif dan kuat, sehingga menonjolkan kelebihan yang dimiliki perusahaan Anda
• Soal harga, pastikan kompetitif dan konsisten dengan kualitas produk yang ditawarkan.

Baca Juga: 8 Fungsi dan Syarat Tender agar Bisnis Semakin Produktif! 

Bidding adalah proses yang cukup panjang dan harus dilakukan dengan cermat. Dengan pengajuan yang tepat, klien akan mendapatkan kesan yang baik pada perusahaan Anda.

RUN Market, Platform Pengadaan Produktif untuk Pengusaha dan Penyedia

RUN Market merupakan platform andalan yang bisa Anda gunakan untuk menawarkan barang dan jasa yang bisa Anda sediakan. Dari sisi penyedia, platform ini akan menjadi ‘toko online’ yang tepat untuk memajang produk yang dimilikinya. Perusahaan yang akan melakukan pengadaan barang akan dengan mudah melihat portofolio Anda, dan kontak jelas, sehingga mudah memasukkan perusahaan Anda dalam daftar undangan lelang. Bidding adalah proses lanjutan dari keseluruhan lelang, dan jadi bagian penting. Maka dari itu, perhatikan harga dan produk yang ditawarkan penyedia lain di platform ini, dan perkuat proposal penawaran yang Anda ajukan!