apa itu quotation

Apa Itu Quotation? Temukan Jawaban dan 4 Manfaatnya di Sini!

Jika Anda merupakan pengusaha yang bergerak di sisi supplier atau vendor, maka frasa quotation tidak lagi menjadi hal yang asing di telinga atau mata Anda. Memahami apa itu quotation menjadi penting agar bisnis pengadaan barang dan jasa yang Anda selenggarakan bisa berjalan lancar.

Pengelolaan bisnis tidak serta merta berpusat pada urusan praktis pengadaan barang dan presentasi saja, namun juga urusan administratif dalam proses procurement itu sendiri. Berkas seperti quotation jadi salah satu elemen yang memiliki peran besar dalam rangka memberikan penawaran pada calon klien yang mengajukan permintaan penawaran.

Baca Juga: 4 Proses Pengadaan Barang dan Jasa Secara Efektif

Memahami Apa Itu Quotation

apa itu quotation
Sumber: freepik.com

Quotation secara sederhana dapat diartikan sebagai surat atau berkas penawaran yang diberikan pada pelanggan setelah adanya permintaan dari pelanggan tersebut. Menjalankan fungsi sebagai dokumen penawaran harga barang atau jasa yang dimiliki supplier dan vendor, dalam hal ini pihak Anda, dokumen ini awam digunakan dalam urusan bisnis business to business atau biasa dikenal dengan istilah B2B.

Berkas ini sendiri tidak hanya harus ada dalam rangka transaksi dan formalitas, namun pada prakteknya juga memiliki cukup banyak manfaat. Nantinya, quotation tidak akan jauh dari faktur penjualan ketika project yang ditawarkan oleh pelanggan bisa diperoleh.

Berkas Penting dengan Sedikitnya 4 Manfaat untuk Bisnis

apa itu quotation
Sumber: freepik.com

Dari sisi seller, baik supplier atau vendor, dokumen ini memiliki cukup banyak manfaat, serupa dengan manfaat yang diberikan kepada pelanggan sendiri. Beberapa di antara manfaat yang paling mendasar adalah sebagai berikut.

1. Hemat Waktu dan Efisiensi Proses Pengadaan

Ketika berkas ini dikirimkan berdasarkan permintaan dari pelanggan, maka di dalamnya akan tertulis jelas spesifikasi, jumlah, harga, hingga metode pembayaran dan estimasi waktu pengiriman yang diperlukan oleh seller dalam memenuhi permintaan pelanggan.

Dengan demikian, proses procurement akan jauh lebih hemat waktu dan efisien, karena tidak lagi perlu ditanyakan mengenai kejelasan informasi tersebut. Perlu diingat, informasi yang tercatat di berkas quotation ini juga memiliki masa penggunaan ideal, dan jika terjadi perubahaan seller harus memberikan informasi perubahan tersebut pada pelanggan sebagai bentuk update terkini.

2. Risiko Transaksi Dapat Diminimalisir

Dalam setiap transaksi akan selalu ada risiko yang dihadapi kedua pihak. Misalnya saja, risiko pembatalan pengadaan barang yang mungkin terjadi karena satu dan lain hal. Quotation sendiri dapat bermanfaat sebagai bentuk ‘kontrak’ untuk kedua pihak, sehingga mengurangi risiko terjadinya pembatalan ini.

Ketika quotation dikirimkan maka ada tanggung jawab yang diemban seller dan buyer dalam transaksi pengadaan barang yang akan dilakukan. Ketika tanggung jawab ini tidak dijalankan, maka pihak yang melanggarnya akan mendapatkan sanksi denda, administrasi, atau sanksi lain yang disepakati sebelumnya.

3. Distribusi Barang dan Jasa yang Dimiliki Termonitor

Karena pada berkas yang dikirimkan sudah memuat jumlah dan kemampuan pengadaan barang yang dimiliki seller, maka secara langsung hal ini juga berdampak baik pada efektivitas distribusi dan pengelolaan barang dan jasa yang ada di ruang penyimpanan.

Dengan demikian, persediaan akan senantiasa termonitor dengan baik. Saat terjadi perubahaan, maka update dapat segera dikirimkan sehingga menjadi pemahaman bersama untuk kedua belah pihak. Dari sisi seller, hal ini sangat bermanfaat sehingga secara pasti dapat diketahui kemampuan pengadaan barang atau jasa yang dimiliki dan sanggup dipenuhi.

4. Proses Procurement Menjadi Lebih Mudah

Karena semua penawaran telah dikirimkan secara detail pada berkas terkait, maka idealnya proses procurement dapat berjalan dengan lebih mudah. Ketika pelanggan memerlukan informasi barang dan jasa yang dapat disediakan, berkas quotation bisa menjadi rujukan utama sebelum adanya update terbaru.

Dari sisi seller, hal ini juga akan memudahkan karena seller tak lagi perlu memberikan informasi yang sama, berulang-ulang, dalam waktu tertentu. Namun dengan catatan, ketika terjadi perubahan, pelanggan juga harus diberi tahu, sehingga informasi yang dimiliki pelanggan juga merupakan informasi terkini.

Setelah Mengetahui Definisi dan Manfaatnya, Simak Jenisnya di Sini!

apa itu quotation
Sumber: freepik.com

Dalam industri dan bisnis, memahami apa itu quotation tentu menjadi hal mendasar. Setidaknya ada dua jenis quotation yang dikenal, dan digunakan pada transaksi bisnis yang dilakukan. Pertama adalah vendor quotation, dan kedua adalah customer’s quotation.

Vendor Quotation

Jenis pertama adalah berkas penawaran atau daftar kesepakatan yang telah disusun oleh pelanggan pada supplier dan vendor. Saat ingin mengajukan permintaan, kesepakatan dalam bentuk berkas ini perlu dibuat oleh pelanggan dan dikirimkan pada pihak penyedia atau seller.

Customer’s Quotation

Sedangkan jenis kedua quotation disebut dengan customer’s quotation, adalah berkas yang berisi surat penawaran atau daftar kesepakatan yang bertujuan agar seller mendapatkan pelanggan. Jadi ketika seller ingin menawarkan barang pada pelanggan, maka berkas ini harus dibuat dan dikirimkan.

Baca Juga: Tujuan dan 3 Jenis Kegiatan Distribusi serta Contohnya dalam Bisnis

Quotation memang menjadi berkas yang terbilang memiliki peran besar dalam sebuah transaksi pengadaan barang, antara pelanggan dan penyedia barang. Maka dari itu, pembuatannya wajib dilakukan dengan cermat dan teliti.

Permudah Urusan Procurement dengan RUN Market

RUN Market paham benar bahwa apa itu quotation adalah hal yang penting dipahami oleh seller dalam procurement. Senada dengan pemahaman ini, RUN Market juga menyediakan ekosistem bisnis yang sangat produktif untuk seller agar mendapatkan pelanggan potensial dengan transaksi yang menguntungkan. Segera bergabung dan gunakan semua fitur di dalamnya, dan maksimalkan keuntungan yang Anda dapatkan!

Related Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.

© 2022 Copyright RUN System, All rights reserved.