Mengenal Proforma Invoice Lebih Dalam, Invoice yang Bersifat Sementara
Pada transaksi penjualan, awam diterbitkan berkas invoice sebagai kelengkapan transaksi. Secara umum invoice sendiri adalah berkas yang digunakan untuk menunjukkan detail penjualan yang dilakukan, serta sebagai surat tagihan pada klien untuk melakukan pembayaran tepat waktu. Tapi tahukah Anda bahwa ada yang disebut dengan proforma invoice dalam transaksi?
Pada artikel singkat kali ini, akan dibahas lebih dalam mengenai salah satu jenis invoice yang digunakan pada transaksi tersebut. Penggunaannya sendiri umum pada praktek transaksi antara perusahaan dan supplier, sesuai peruntukannya.
Untuk memahami definisi, manfaat, dan perbedaan proforma invoice dengan invoice pada umumnya, Anda bisa simak penjelasan di bawah ini.
Pengertian Proforma Invoice
Proforma invoice merupakan satu jenis dokumen yang diperlukan dalam transaksi jual-beli, dan berperan sebagai faktur sementara. Berkas ini diberikan oleh supplier pada perusahaan atau pelanggannya, sebelum mengirimkan barang atau jasa yang dibeli oleh kliennya tersebut.
Jika invoice biasa digunakan saat transaksi jual-beli terlaksana, maka proforma invoice digunakan pada transaksi yang sifatnya bertahap. Artinya, transaksi tidak selesai dalam satu kali pengiriman saja namun memerlukan beberapa termin pengiriman dalam satu transaksi yang sama.
Berkas ini sendiri nantinya akan digantikan dengan invoice pada umumnya, ketika semua termin pengiriman barang sudah selesai dan dikonfirmasi oleh pihak klien. Bersamaan dengan itu, supplier mengirimkan invoice sebagai berkas rincian transaksi dan penagihan pembayaran.
Manfaat Proforma Invoice dalam Transaksi Bisnis
Setiap berkas yang diterbitkan dalam rangka transaksi jual-beli pasti memiliki manfaat. Untuk proforma invoice ini sendiri, manfaatnya adalah sebagai berikut.
- Berkas untuk menunjukkan estimasi harga akhir dari seluruh transaksi
- Pencatatan perkiraan produk yang akan dibeli oleh klien
- Berkas untuk mencatat bilamana terjadi perubahan jumlah transaksi
- Rujukan untuk laporan di buku keuangan, setelah divalidasi dengan invoice penjualan akhir
- Berkas bukti sah ketika barang akan dijual lagi pada pihak lain
- Rujukan yang sah untuk faktur pajak
- Berkas bukti jika terdapat kesalahan pengiriman barang, baik dalam kualitas atau kuantitas
Manfaat ini bisa didapatkan oleh supplier dan kliennya dalam rangka menyelesaikan transaksi secara bertahap. Bisa jadi dalam proses penyelesaian transaksi ini ada perubahan-perubahan tertentu terkait detail transaksi, sehingga invoice ini juga bisa saja berubah dari waktu ke waktu.
Berikut Perbedaan Utamanya dengan Invoice Penjualan Biasa
Berangkat dari nama yang berbeda, ternyata ada beberapa perbedaan lain yang cukup mendasar antara invoice biasa dengan proforma invoice.
1. Waktu Penerbitan
Terkait dengan waktu penerbitan, kedua invoice ini memiliki momen yang berbeda. Invoice penjualan diterbitkan saat transaksi sudah diselesaikan, artinya barang atau jasa yang dipesan oleh klien sudah diterima seluruhnya, baru kemudian invoice diterbitkan untuk kliennya.
Proforma invoice di sisi lain, diterbitkan justru sebelum transaksi dilaksanakan, dan sepanjang transaksi berlangsung yang dibagi dalam beberapa termin. Artinya berkas ini bisa saja diterbitkan berulang untuk melakukan update pada pengiriman yang sudah dilakukan.
2. Sifat Informasi yang Ada di Dalamnya
Invoice, karena diterbitkan saat urusan transaksi sudah selesai, memiliki sifat informasi yang tetap. Informasi di dalamnya sudah disetujui kedua belah pihak, dan kemudian diproses oleh bagian keuangan dari klien untuk dilakukan pembayaran.
Proforma invoice memiliki sifat informasi yang sementara, dan bisa berubah seiring berjalannya waktu. Tidak hanya berubah karena update pengiriman yang dilakukan, namun juga bisa berubah sesuai dengan permintaan klien yang mengalami penyesuaian. Artinya sifat informasi di berkas ini sementara, sebelum benar-benar digantikan dengan invoice akhir saat transaksi selesai.
3. Pencatatan Transaksi dalam Invoice
Pencatatan transaksi dalam invoice biasa sifatnya sudah final dan merupakan berkas tagihan akhir atas transaksi yang sudah dilakukan. Setelah barang atau jasa yang dipesan datang dan dikonfirmasi sesuai, maka berkas ini menjadi surat tagihan pada klien untuk melakukan pembayaran.
Berbeda dengan proforma invoice yang sifat pencatatan transaksinya masih berupa draft. Berkas ini perlu dikirimkan sehingga dapat dikonfirmasi oleh klien dari waktu ke waktu, dan kontrol pada pengiriman barang setiap termin bisa dilakukan dengan baik.
Informasi dalam Berkas Proforma Invoice
Secara garis besar, informasi yang tercantum dalam proforma invoice ini serupa dengan apa yang tercantum di invoice biasa. Misalnya, seperti identitas pengirim atau penjual untuk menunjukkan pada klien tentang dengan siapa transaksi tersebut akan berlangsung.
Kemudian tanggal pembuatan invoice ini, agar ada penanda jelas kapan kegiatan transaksi berlangsung dan memperkecil resiko kesalahan pencatatan keuangan. Informasi ketiga terkait rincian produk yang dibeli oleh klien, tarif dan jumlah pajak yang ditanggung, serta perkiraan jumlah keseluruhan transaksi yang akan dilakukan.
Terakhir adalah informasi tambahan yang dirasa perlu dimasukkan. Misalnya seperti informasi penjualan atau pemasaran.
Itu tadi sederet pembahasan singkat mengenai proforma invoice yang bisa dibagikan. Meski terdengar rumit, namun jika Anda sudah menggunakan sistem pengadaan barang terkini, maka urusan ini bisa diselesaikan dengan lebih cepat.
RUN Market, menjadi platform pengadaan barang modern yang menjadi wadah untuk mempertemukan pengusaha dan supplier. Dengan sistem yang kuat dan pemberkasan yang jelas, urusan seperti proforma invoice bisa diselesaikan dengan praktis. Maka dari itu, segera bergabung bersama RUN Market, dan dapatkan potensi transaksi besar untuk komoditas yang Anda milikI!
