Surat Pengiriman Barang: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Administrasi adalah salah satu proses bisnis yang harus dilalui kedua belah pihak baik itu antara penjual dengan pembeli maupun penjual dengan distributor. Salah satu jenis administrasi yang dilakukan antara penjual dengan distributor atau supplier adalah surat pengiriman barang. Surat ini akan menjadi bukti valid bahwa pengiriman akan dilakukan setelah menandatangani kerja sama yang telah disepakati bersama. 

Namun demikian, tidak banyak perusahaan yang dalam hal ini penjual memberikan surat pengiriman tersebut kepada distributor. Oleh karena sudah saling percaya antar sesama sehingga pengiriman barang terjadi hanya sebatas komunikasi lisan. Padahal, setiap individu bisa lupa maka untuk mengantisipasi hal tersebut dibuatlah surat pengiriman barang. 

Teknologi informasi pun semakin mempermudah untuk membuat surat pengiriman tersebut. Sekarang, distributor tidak perlu menunggu cetak fisik untuk menerima surat tersebut. Mereka dapat mengunduhnya via email yang telah dikirimkan oleh perusahaan. 

Untuk memahaminya lebih lengkap tentang surat pengiriman barang, artikel di bawah ini akan mengupas tuntas mengenai pengertian, fungsi, komponen, tips, dan cara membuatnya.

Apa Itu Surat Pengiriman Barang

Secara umum, surat pengiriman barang adalah surat yang dibuat oleh penjual dan berisi informasi barang dipesan atau yang telah dibeli pembeli. Surat ini biasanya berbentuk formal atau semi-formal. Surat tersebut akan diterima oleh pembeli sesuai waktu yang telah ditentukan. Selain itu, surat ini juga sebagai penanda kepada jasa pengangkut barang agar pesanan segera dikirimkan kepada pembeli sesuai jadwal yang telah tersedia. 

Fungsi Surat Pengiriman Barang

Ada beberapa fungsi yang perlu perusahaan atau konsumen ketahui tentang surat pengiriman tersebut yaitu:

1. Surat ini berfungsi sebagai informasi kepada pembeli bahwa barang tersedia atau tidak tersedia. 
2. Surat ini berfungsi sebagai pernyataan bahwa pesanan pembeli akan disiapkan dan dilayani dengan baik oleh penjual. 
3. Sebagai pedoman bahwa pesanan yang telah dilakukan pembeli, benar adanya sehingga pembeli tidak perlu khawatir dengan pesanannya. 
4. Sebagai aktivitas perdagangan dan bukti bahwa penjual telah melayani pembeli sesuai syarat dan ketentuan yang telah berlaku. 

Komponen dalam Surat Pengiriman Barang

Ada beberapa komponen yang perlu pembeli atau perusahan ketahui tentang surat ini yaitu:

1. Kop Surat. Sebagai penanda bahwa perusahaan memiliki identitas yang resmi dan legal. 
2. Nomor Surat. Nomor ini sebagai bukti bahwa ada daftar yang telah disusun sesuai urutan sehingga tidak ada kekeliruan dalam pengiriman barang. 
3. Perihal. Penggunaan perihal menjadi penting karena setiap surat pengiriman punya sifat khusus tergantung dengan produk yang akan dikirimkan.
4. Nama dan Alamat Penerima. Komponen yang ketiga cukup penting karena menyangkut identitas penerima sehingga jasa pengangkut barang tidak akan mengalami kekeliruan dalam pengiriman barang. 
5. Daftar Isi Barang. Daftar harus disertakan ke dalam surat karena memuat pesanan pembeli.
6. Waktu Pengiriman Barang. Sebagai bentuk kepastian kapan barang akan dikirim dan diterima oleh pembeli.

Contoh Surat Pengiriman Barang

Di bawah ini ada beberapa contoh mengenai surat pengiriman tersebut yaitu:

a. Surat Pengiriman Barang Elektronik

SURAT PENGIRIMAN BARANG

PT. ENGGAL JAYA

Jl. Cokroadiutomo No. 13 Palembang 34678

Nomor: 23/EJ/VIII/2021

Hal: Pemberitahuan Pengiriman Barang

Yth. CV Rukun Makmur

Jl. Nyitjondrolukito No. 24 

Yogyakarta

Dengan hormat, 

Surat atas nama Erik dengan Nomor 13/RM/VIII/2021 perihal pesanan barang elektronik telah diterima dengan baik. 

Dengan ini kami sampaikan bahwa pesanan Anda telah kami kirim via WAHANA (Jalur Cargo). Pesanan telah dikemas dengan baik, kedap air, dan tidak mudah pecah agar pesanan dapat diterima dengan sempurna. 

Bersama ini pula kami sampaikan daftar beserta faktur seharga Rp200.000.000,- atas pembelian:

1. 20 TV jenis LED merek Samsung 32 inch.
2. 10 AC merek Sharp
3. 10 Ponsel merek Samsung.

Mohon setelah barang diterima, pembayaran segera dilunasi. 

Terima kasih.

Salam Hangat,

Victor

b. Surat Pengiriman Alat Tulis Kantor

SURAT PENGIRIMAN BARANG

PT. BERSAMA INDAH

Jl. Plemburan No. 23 Makassar 36578

Nomor: 12/BI/X/2021

Hal: Pemberitahuan Pengiriman Barang

Yth. CV. Sukses Jaya

Jl. Kasihan No. 156

Depok

Dengan hormat, 

Surat atas nama Paksi dengan Nomor 18/SJ/X/2021 perihal pesanan barang alat tulis kantor telah diterima dengan baik. 

Dengan ini kami sampaikan bahwa pesanan Anda telah kami kirim via POS (Kilat Khusus). Pesanan telah dikemas dengan baik, kedap air, dan tidak mudah pecah agar pesanan dapat diterima dengan sempurna. 

Bersama ini pula kami sampaikan daftar beserta faktur seharga Rp50.000.000,- atas pembelian:

1. 100 rim Kertas HVS A4.
2. 200 pulpen Clark
3. 25 Meja

Mohon setelah barang diterima, pembayaran segera dilunasi. 

Terima kasih.

Salam Hangat,

Tompel

Ketika memahami bahwa perusahaan perlu membuat surat pengiriman barang untuk mendistribusikan barang maka maksimalkan dengan baik. Agar proses distribusi hingga kontrol berjalan dengan baik, manfaatkan RUN Market untuk kebutuhan bisnis yang lebih tepat sasaran. 

RUN Market untuk Pelaku Usaha

Surat pengiriman barang menjadi syarat transaksi antara penjual dan pembeli. Agar proses transaksi berjalan dengan lancar, RUN Market hadir sebagai platform kolaborasi untuk membuatnya menjadi lebih mudah dan cepat. Gabung bersama RUN Market sekarang juga dan jadikan bisnis Anda lebih efektif.