7 Alasan Mengapa Reporting Proses Jual Beli itu Penting

Menurut Luther M. Gullick dalam bukunya Papers on the Science of Administration, reporting adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.

Baik secara lisan maupun tertulis sehingga dalam penerimaan laporan dapat memperoleh gambaran bagaimana pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan. Selain itu, pelaporan merupakan catatan yg memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tertentu (Siagian, 2003).

Tujuan Reporting Dalam Aktivitas Jual Beli

Ada tujuh alasan mengapa reporting dalam jual beli itu penting.

1. Komunikasi

Bertujuan sebagai alat komunikasi yang efektif antar semua karyawan untuk mendapatkan informasi tentang seluruh aktivitas jual beli sehingga terdapat kesinambungan informasi untuk mencapai tujuan.

2. Edukasi

Ketika dalam proses mata rantai jual beli terdapat masalah yang baru, maka dengan adanya reporting, semua masalah tersebut akan tercatat dan dijadikan pembelajaran bersama, agar kedepannya tidak terjadi masalah yang sama.

3. Pengalokasian Dana

Selain pencatatan proses jual beli, tujuan lain dari adanya reporting adalah untuk mengetahui, apa saja yang dibutuhkan ketika proses bisnis tersebut berjalan. Termasuk masalah kebutuhan dana.

4. Evaluasi

Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi terhadap hasil kinerja dari proses penawaran hingga distribusi yang telah dilakukan. Apakah sudah memenuhi harapan, atau masih memerlukan banyak pembenahan.

5. Dokumen yang Sah

Bertujuan sebagai bukti nyata dan legal yang dapat digunakan bila didapatkan adanya penyimpangan serta bila diperlukan untuk keperluan pengadilan.

6. Jaminan Mutu

Bertujuan agar dapat memberikan jaminan kepada pihak pembeli maupun mitra bisnis terhadap mutu layanan yang diberikan.

7. Feedback

Tujuan terakhir dari adanya reporting adalah dapat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka meningkatkan pelayanan dan perbaikan strategi penawaran hingga distribusi kepada calon konsumen di masa mendatang.

Tahapan Reporting dari Departemen Penjualan

Dalam setiap proses penjualan, terdapat tahapan yang disebut sales cycle yang harus masuk dalam data reporting perusahaan. Berikut ini adalah tahapan data yang harus ada dalam reporting jual beli:

1. Inquiry

Tahapan pertama adalah inquiry, yaitu interaksi antara perusahaan dengan calon pelanggan yang meminta informasi seputar produk yang mereka butuhkan lengkap dengan harganya.

2. Quotation

Setelah meminta informasi seputar rincian produk, pelanggan akan menerima informasi tersebut dalam bentuk quotation. Quotation ini dibuat oleh perusahaan untuk mendukung penjualan produk.

Baik dalam B2B sales process maupun proses sales B2C, perusahaan memberlakukan masa tenggat quotation. Calon pelanggan bisa melanjutkan kerjasama dengan menyetujui quotation yang telah diberikan atau membatalkan kontrak.

3. Sales Order

Di tahap ini, yang tadinya calon pelanggan, kini sudah menjadi konsumen. Artinya, mitra sudah setuju untuk membeli produk atau jasa yang Anda tawarkan. Selanjutnya, pembuatan kontrak antar perusahaan pun bisa ditetapkan.

4. Standard Order

Jika kontrak penjualan sudah dibuat, maka selanjutnya pelanggan bisa melakukan pembayaran dari order yang telah dibuat. Pembayaran bisa dilakukan secara berkala dari rekening penerima.

5. Picking

Picking merupakan proses pengambilan barang yang telah dipesan pelanggan. Pengambilan pesanan ini harus dilakukan sesuai dengan kontrak yang berlaku seperti kapan barang bisa diambil, berapa banyak jumlahnya, dan kesepakatan lainnya.

Umumnya, dalam lima sales process, proses picking adalah proses terakhir.

6. Good Issue

Definisi good issue adalah sebuah bentuk pengeluaran barang ke pelanggan yang telah dilakukan perusahaan. Perihal Good issue yang tepat ditandai dengan turunnya jumlah stok barang di gudang.

7. Invoice

Tahap yang terakhir adalah pembuatan invoice, yaitu pembuatan tagihan atas pengiriman barang atau penggunaan layanan yang telah diterima oleh pelanggan. Invoice biasanya dibuat setelah pelanggan sudah mengkonfirmasi penerimaan barang.

RUN Market, Solusi Mudah Reporting Usaha Anda

Selain tahapan penjualan di atas, pada intinya dalam proses reporting perusahaan harus bisa merangkum tiga hal penting yaitu:

• Historical Order
• Quotation History
• Monitoring Delivery

Run Market sebagai B2B Market Collaboration Platform memberikan solusi inovatif pengelolaan proses pengadaan yang memungkinkan pembeli dan penjual untuk saling terhubung dalam satu platform.

Tidak hanya menyediakan pasar yang terhubung, RUN Market juga mengelola dan memanajemen semua data customer Anda untuk dapat dijadikan sebagai reporting yang sangat sistematis dan mudah digunakan.

Setiap proses penawaran,pembelian maupun pendistribusian yang telah terjadi selama ini, akan tersimpan dan dapat Anda gunakan sebagai pelaporan jika dibutuhkan.

Tidak perlu mencatatnya secara manual, atau menggunakan beberapa file yang berbeda untuk menyimpannya. Dalam RUN Market, semua kebutuhan pengelolaan data Anda akan tersimpan dengan mudah dan bisa dibuka dari mana saja.

Diskusikan kebutuhan pengelolaan data Anda kepada kami terkait kebutuhan pasar. Dan temukan solusinya secara tepat di RUN Market.