Mengenal Invoice dari A-Z pada Transaksi Penjualan, Simak di Sini!

Jika Anda banyak berkutat di area purchasing dan procurement, dokumen invoice tentu tak lagi jadi hal asing di telinga dan mata Anda. Secara sederhana, invoice adalah satu berkas yang pasti diterbitkan saat melakukan transaksi dengan berbagai pihak.

Invoice sendiri memiliki banyak sekali fungsi secara praktis dalam hubungan transaksional dengan pihak-pihak lain ini. Maka dari itu, pemahaman pada dokumen tersebut wajib dimiliki oleh pelaku bisnis, agar bisa membuat, menerbitkan, dan menggunakan berkas ini dengan optimal.

Nah terkait pengertian, jenis, dan fungsi dari invoice sendiri bisa Anda simak pada penjelasan di bagian berikutnya. Sebagai tambahan, sedikit akan disinggung pula mengenai cara tracking penjualan melalui berkas invoice.

Apa Itu Invoice?

Sedikit sudah dibahas di bagian awal tadi mengenai apa itu invoice. Invoice adalah surat tagihan yang diterbitkan oleh pihak penjual kepada pembeli atau pelanggan setelah melakukan transaksi tertentu. Invoice akan menjadi berkas tagihan yang harus dilunasi oleh pihak pelanggan sesuai tenggat waktu yang ditentukan.

Dalam konteks pengadaan barang, dokumen ini diterbitkan oleh supplier atau vendor dan ditujukan pada perusahaan Anda saat melakukan pembelian barang atau jasa. Berkas ini secara detail berisi data transaksi yang terjadi. Mulai dari nama barang, harga masing-masing barang, jumlah barang yang dibeli, dan jumlah total tagihan yang harus dibayarkan. Beberapa invoice juga menyertakan potongan harga atau detail lain terkait transaksi yang dilakukan.

Pada model kerjasama yang sudah lama terjadi antara perusahaan dan supplier, potongan harga atau hal sejenis biasa disertakan sebagai bentuk apresiasi atas kontrak jangka panjang yang sudah disetujui bersama.

Jenis-Jenis Invoice yang Digunakan

Dari definisi diatas, maka diketahui bahwa peran invoice dalam sebuah transaksi demikian signifikan. Keberadaannya wajib ada, agar transaksi yang dilakukan bisa terdokumentasi dengan jelas, sehingga bisa dilacak dan menjadi bahan laporan di kemudian hari.

Beberapa jenis invoice yang biasa digunakan dalam transaksi bisnis antara lain :

1. Invoice Biasa

Jenis pertama ini paling sering digunakan dalam rangka transaksi sederhana di berbagai lokasi. Sifatnya mendasar, dan digunakan untuk transaksi di pusat perbelanjaan, toko, atau rumah makan. Isinya adalah nama barang, jumlah yang dibeli, harga per barang, dan total yang harus dibayarkan.

2. Proforma Invoice

Jenis kedua ini adalah invoice yang disebut sebagai faktur sementara. Faktur ini diberikan oleh penjual pada pembeli sebelum barang yang sudah dibeli diterima secara utuh pada waktu dan tempat yang disepakati. Invoice ini juga disebut sebagai nota pengganti, karena ketika barang sudah sampai seutuhnya, penjual atau supplier akan mengganti proforma invoice dengan sales invoice. Sales invoice adalah faktur penjualan yang terbit setelah barang sudah sampai, dan tagihan bisa diajukan pada perusahaan.

3. Konsuler Invoice

Ketiga adalah konsuler invoice yang digunakan untuk transaksi ekspor dan impor antar negara. Sebelum dokumen ini terbit, penjual atau supplier akan meminta legalisasi pada perwakilan negara tujuan atas transaksi yang dilakukan. Perwakilan ini bisa berbentuk kantor konsuler, atase perdagangan, atau kedutaan besar.

Fungsi dan Tujuan Invoice adalah Sebagai Berikut

Secara umum, tujuan diterbitkannya invoice adalah untuk memudahkan pembukuan akuntansi perusahaan, serta sebagai bukti valid adanya penjualan atau transaksi jual beli antara kedua pihak. Untuk fungsinya sendiri, Anda bisa simak poin singkat berikut ini.

• Sebagai alat rujukan yang valid dan sah seandainya barang atau jasa yang ditransaksikan akan dijual kembali pada pihak ketiga
• Alat rujukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman pesanan atau perhitungan total yang dibayar
• Berkas berisi informasi detail rincian barang dan total harga yang sudah dibeli
• Bukti untuk melaporkan pajak secara berkala
• Bukti yang dapat digunakan untuk melakukan kredit
• Rujukan untuk melakukan pembukuan dan pelaporan keuangan perusahaan

Jelas, dengan demikian banyak fungsi yang ada, penerbitan dan pembuatan invoice adalah salah satu hal penting yang wajib dipahami oleh perusahaan.

Data Detail dan Cara Membuat Invoice

Invoice adalah berkas yang memuat data detail transaksi yang dilakukan. Maka dari itu, data-data penting harus tercantum di dalam berkas ini sebagai kelengkapan utama.

• Identitas perusahaan : nama perusahaan, kontak yang bisa dihubungi, dan logo perusahaan
• Identitas klien : nama klien, kontak yang bisa dihubungi, serta alamat jelas
• Nomor invoice guna memudahkan pelacakan
• Tanggal invoice diterbitkan
• Tanggal jatuh tempo pembayaran
• Rincian barang yang dibeli : nama barang, jumlah barang, harga satuan, harga total
• Potongan harga jika ada
• Cara pembayaran dan ketentuan yang disepakati

Tracking Penjualan Melalui Invoice

Pada konteks bisnis modern sendiri, keberadaan invoice juga dapat membantu sebuah perusahaan melakukan tracking penjualan. Caranya sebenarnya sederhana jika sudah menggunakan sistem pengelolaan transaksi yang terintegrasi.

Nomor invoice yang tercantum tinggal dimasukkan ke dalam kolom tracking, dan transaksi akan muncul dalam waktu singkat. Status transaksi akan jelas terlihat, sehingga proses tracking bisa dilakukan dengan cepat.

Penerbitan invoice adalah hal mutlak yang dilakukan supplier pada perusahaan yang menjadi kliennya. Tentu, hal ini akan dapat berjalan lebih mudah dengan sistem yang disediakan oleh RUN Market. Proses pemberkasan transaksi, urusan pembayaran, dan keamanan data kedua belah pihak akan terjamin. Transaksi antara supplier dan pengusaha menjadi semakin mudah dan praktis dengan menggunakan platform tersebut. Maka dari itu, bergabung dengan RUN Market sekarang juga, dan dapatkan semua kemudahan transaksi di dalamnya!