Memahami Apa Itu Purchasing dalam Dunia Bisnis

Selain proses pengadaan barang atau procurement, perusahaan juga akan melaksanakan proses purchasing atau dalam terjemahannya adalah pembelian. Tapi pernahkah Anda bertanya-tanya, sebenarnya apa itu purchasing dalam aktivitas sebuah perusahaan?

Memahami apa itu purchasing menjadi penting agar pengetahuan seputar pengadaan barang didapatkan sepenuhnya. Setelah beberapa artikel terkait membahas mengenai proses procurement, vendor dan supplier, serta cara melakukannya dengan baik, maka kali ini fokus bahasan akan dilakukan pada bidang purchasing.

Memahami Apa Itu Purchasing

Dalam bahasa Indonesia baku, purchasing adalah pembelian. Kegiatan ini menjadi satu rangkaian dalam sistem perusahaan untuk membeli, menyewa, atau memenuhi kebutuhan operasional perusahaan dan merupakan lanjutan dari urusan pengadaan barang.

Meski mungkin terkesan mudah karena ‘hanya’ melakukan pembelian atas barang yang sudah diajukan oleh bagian procurement, namun faktanya bagian ini juga memiliki tantangan tersendiri. Dengan besarnya anggaran yang menjadi tanggung jawab dari bagian purchasing, praktis bagian ini wajib diisi dengan sumber daya manusia berkualitas dan kredibel.

Urusan purchasing sendiri kemudian akan dijalankan oleh purchasing officer yang berada pada purchasing department. Dua hal ini akan dijelaskan kemudian.

Proses Purchasing yang Dilaksanakan

Proses pembelian yang dilakukan perusahaan tidak serta merta mengacu pada apa yang dibutuhkan pada waktu terkini, kemudian melakukan pembelian. Prosesnya akan cukup panjang, dan berjalan tahap demi tahap.

1. Diawali dengan Perencanaan

Proses pertama yang dilakukan adalah tahap perencanaan. Sebelum terjadi pembelian, perencanaan harus dilakukan sehingga transaksi yang terjadi benar-benar dapat menunjang perusahaan dan bukan menjadi pos pemborosan atau pengeluaran tidak efektif.

Pertimbangan apa kekurangan dan kelebihannya, pastikan anggaran yang tersedia mencukupi, dan diskusikan dengan pihak-pihak terkait. Pertanyaan sederhana seperti apakah sebaiknya barang disewa atau dibeli? Kemudian seberapa penting pengadaan barang tersebut? Vendor atau supplier mana yang bisa memberikan transaksi paling baik dari berbagai sisi? Dan berbagai pertanyaan mendasar lain bisa Anda diskusikan dengan pihak terkait dan manajemen secara langsung.

Setelah memiliki perencanaan yang matang untuk purchasing yang akan dilakukan, Anda bisa melanjutkan ke tahap kedua.

2. Memilih Supplier atau Penyedia Barang dan Jasa

Tahap kedua dilakukan dengan pemilihan supplier atau penyedia barang dan jasa potensial. Pemilihan ini didasari beberapa hal utama, mulai dari kapasitas penyediaan barang atau jasa, variasi barang dan jasa yang bisa disediakan, reputasi yang dimiliki, komitmen, kemudahan transaksi, catatan keuangan yang sehat, hingga ketersediaan technical assistant.

Variabel pertimbangannya bisa lebih banyak atau lebih sedikit, tergantung dengan kriteria yang perusahaan Anda terapkan dalam pemilihan ini. Satu hal yang akan jadi nilai tambah adalah kemampuan supplier untuk bekerjasama dalam jangka panjang, yang akan memudahkan procurement berikutnya.

3. Tahap Ketiga Purchasing, Bidding

Bidding atau proses penawaran merupakan tahap selanjutnya dari purchasing. Bidding yang dilakukan oleh supplier berdasarkan request of information atau dokumen RFI yang diberikan oleh perusahaan. Informasi ini berisi tentang kemampuan dari supplier tersebut dan dibandingkan dengan anggaran yang dimiliki perusahaan dalam pengadaan barang.

Informasi lain yang ada pada dokumen tersebut adalah rincian barang yang akan dibeli, jumlah barang, durasi pemakaian barang, serta tenggat waktu pembayaran.

4. Negosiasi

Dari sekian banyak supplier yang sudah melalui proses bidding, maka waktunya Anda melakukan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan atas pembelian yang akan dilakukan. Proses ini bertujuan mempertemukan Anda dan supplier dalam satu titik sepakat untuk harga dan jumlah barang atau jasa yang dibeli, serta berbagai detail lain terkait pengadaan barang ini.

5. Penyusunan dan Pengiriman Purchasing Order

Setelah kesepakatan tercapai, maka selanjutnya perusahaan akan menyusun dan mengirim purchasing order untuk mengeksekusi pembelian yang akan dilakukan. Segala hal terkait transaksi hingga urusan pembayaran juga akan diberikan dokumen jelas, seperti faktur penjualan, invoice, dan dokumen terkait lainnya.

Purchasing Department, Bagian Paling Bertanggung Jawab atas Pembelian

Kembali membahas purchasing department adalah satu bagian yang paling bertanggung jawab atas terjadinya pembelian dan setiap prosesnya. Fungsi dari departemen ini tentu adalah mengelola dan mengkoordinasikan setiap proses dan pihak terkait pembelian yang akan dilakukan.

Pada dasarnya fungsi purchasing adalah melakukan pembelian kebutuhan perusahaan sehingga operasional perusahaan berjalan baik. Fungsi ini akan didukung oleh purchasing officer. Secara umum purchasing officer adalah staf dari departemen tersebut yang melaksanakan kegiatan purchasing.

Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menyusun daftar perencanaan barang atau jasa yang akan dibeli untuk setiap departemen di perusahaan
• Melakukan pengelompokan pada pembelian sehubungan dengan waktu kebutuhannya
• Analisis total cost of ownership
• Menyusun daftar supplier yang potensial dan bisa dihubungi
• Meminta persetujuan pembelian dari manajemen
• Berhubungan secara langsung dengan supplier
• Melakukan negosiasi dan mencapai kesepakatan
• Membuat serta mengirimkan dokumen purchasing order
• Melakukan QC pada barang atau jasa yang sampai di gudang setelah pembelian
• Melakukan dokumentasi setiap tahap pembelian
• Berhubungan dengan tim logistik di gudang dan keuangan
• Mengoptimalkan barang atau jasa yang sudah dibeli atau disewa

Urusan purchasing memang bukan hal yang mudah dilaksanakan. Namun dengan memahami apa itu purchasing setidaknya kini Anda bisa mendapatkan bayangan terkait proses dan apa saja yang harus dilakukan. Tentu saja, urusan ini juga bisa dimudahkan dengan RUN Market, platform pengadaan barang online yang mempertemukan Anda dengan banyak opsi supplier berkualitas. Dengan demikian, urusan pengadaan barang bisa diselesaikan dengan cepat, serta pembelian bisa berlangsung dengan efektif. Bergabung dalam platform RUN Market sekarang, dan rasakan manfaatnya untuk bisnis Anda!