packing list

Info Lengkap Packing List Pengiriman Barang bagi Eksportir dan Importir

Satu lagi dokumen yang harus dilengkapi oleh pelaku usaha dalam kaitannya dengan ekspor dan impor. Dokumen tersebut biasa disebut packing list, yaitu dokumen yang mencakup informasi lengkap tentang barang yang dikirimkan. Tanpa dokumen ini, perusahaan yang membeli barang dari luar negeri tidak dapat mengambilnya dari pelabuhan. Sedangkan perusahaan penjual akan kesulitan mengirimkan produk keluar negeri. Simak fungsi dan komponen yang harus ada dalam packing list berikut ini.

Baca Juga: Optimalisasi Purchase Order dengan Platform Procurement Kekinian

Packing List dan Cara Kerjanya

Dokumen packing list memiliki informasi dasar yang detail mengenai produk, seperti jenis dan spesifikasinya, jumlah, berat, massa, dan sebagainya. Packing list akan dikeluarkan oleh perusahaan penjual atau eksportir setelah adanya kesepakatan transaksi jual beli. Biasanya dokumen ini akan menyertakan nomor atau kode dokumen kesepakatan yang bersangkutan sebagai landasan dasar pembuatannya. Kemudian salianannya akan diberikan kepada perusahaan pembeli atau importir untuk mengambil barang dari pelabuhan. Dalam alur pengiriman barang, dokumen ini dapat mempercepat proses pemindahan barang dari pelabuhan ke perusahaan penerima barang.

Sumber: Freepik

Fungsi Packing List

1. Dokumen pengecekan barang

Packing list dapat menjadi dokumen yang membantu pengecekan untuk memastikan barang yang dikirimkan sudah lengkap. Baik pengecekan yang dilakukan sebelum maupun sesudah barang sampai di negara tujuan. Tidak hanya perusahaan penerima barang dan perusahaan pengiriman, dokumen ini ini juga akan berfungsi untuk petugas bea cukai saat barang masuk daerah kepabean. Berhubungan dengan bea cukai, proses perizinan barang masuk dan keluar akan jauh lebih cepat dengan adanya packing list.

2. Memudahkan pengiriman

Sedangkan bagi perusahaan pengiriman atau perusahaan pelayaran, packing list akan memudahkan proses penghitungan muatan. Hal ini karena kapal atau armada pengangkut barang memiliki kapasitas muatan nyang berbeda. Tanpa memeriksa isi peti kemas secara detail, perusahaan dapat mengetahui beratnya, jenis barang, dan spesifikasi lainnya. Sehingga proses pengangkutan, khususnya bagi perusahaan ekportir akan lebih efektif dan efisien.

3. Dokumen validasi

Selain fungsi diatas, packing list juga menjalankan fungsi validasi pada barang yang akan diterima perusahaan importir. Dengan kata lain, dokumen ini dapat meminimalisir kesalahan antara perusahaan ekspedisi dan penerima barang. Apalagi jika terjadi kondisi tidak terduga, seperti kerusakan, kehilangan, dan sebagainya.

Lebih dari itu, dokumen ini mampu mengurangi kemungkinan pihak tak bertanggung jawab yang menyelundupkan barang yang dilarang undang-undang. Oleh karena itu, pembuatannya perlu dilakukan secara detail.

Sumber: Freepik

Cara Membuat Packing List

Hal pertama yang harus dipahami dari membuat dokumen pengiriman ini adalah melengkapi komponen yang wajib masuk. Untuk pembuatannya sendiri dapat dilakukan secara manual maupun otomatis melalui sistem khusus yang telah terintegrasi. Berikut ini adalah komponen packing list yang harus ada.

1. Identitas dokumen packing list

Identitas dokumen dapat ditunjukkan dengan nomor atau kode dokumen yang telah disepakati perusahaan. Termasuk informasi waktu transaksi, seperti tanggal dan jamnya. Hal ini akan memudahkan perusahaan pembuat packing list membedakannya dengan dokumen lain. Kemudian lengkapi juga dengan identitas kedua perusahaan yang melakukan transaksi jual beli. Informasi wajib yang perlu dicantumkan adalah nama perusahaan, alamat, serta orang yang bertanggung jawab menerima beserta nomor handphone.

2. Rincian barang

Kemudian dalam membuat rincian barang, pastikan Anda mencantumkan info spesifikasi barang. Diantaranya adalah nama, kuantitas, berat bersih, berat kotor, dan ukuran. Penyajian informasi dengan tabel dan diurutkan akan membuat proses pengecekan lebih mudah.

3. Catatan tambahan

Masih berkaitan dengan komponen sebelumnya, perlu juga untuk menambahkan informasi lainnya. Seperti bahan yang digunakan dan dimensi kemasan, misalnya menggunakan karton atau kotak kayu, ikat, kaleng, dan sebagainya. Begitu juga dengan bahan yang membutuhkan kehati-hatian ekstra, seperti cairan kimia aktif perlu dituliskan.

4. Kolom pengesahan

Komponen terakhir dan tak kalah penting adalah kolom pengesahan berupa ruang untuk tanda tangan dan cap/stempel. Jika perlu sediakan juga kolom untuk mengisikan tanggal pengiriman dari pelabuhan negara asal dan perkiraan sampai negara tujuan. Dengan begitu, waktu pengiriman akan terdeteksi. Hal ini akan sangat membantu dalam kaitannya dengan biaya demmurage dan detention perusahaan.

Baca Juga: Berkas Sales Order adalah Berkas Penting dalam Procurement, Simak di Sini!

Packing list hanyalah sebagian kecil dari banyaknya dokumen yang harus dilengkapi dalam proses pengiriman barang. Untuk dalam negeri saja, sudah ada dokumen pengiriman seperti delivery order dan purchase order. Maka dari itu, pengelolaan dokumen ini harus dilakukan dengan baik dan konsisten. Salah satu upaya yang dapat ditingkatkan adalah dengan menggunakan sistem teknologi. Selain mengurangi risiko kesalahan pembuatan, membuat packing list dengan sistem juga akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi. RUN Market hadir sebagai salah satu platform penyedia sistem pelaporan pengiriman barang secara otomatis. Tidak hanya data pengiriman, RUN Market juga mampu mengintegrasikannya dengan data lain seperti pengadaan dan ketersediaan produk. Rasakan manfaat besar lain dari RUN Market dengan mengunjungi kami di sini.

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.