Fungsi Kode Barang dalam Sistem Persediaan yang Penting Diketahui

Dalam operasional bisnis, pengadaan barang tidak berhenti pada penyimpanan produk ke gudang saja. Ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan untuk melengkapi manajemen inventaris. Salah satunya adalah proses membuat dan menyematkan kode barang. Sering disebut juga sebagai nomor identifikasi barang, kombinasi huruf dan angka ini perlu dibuat secara unik namun tetap mudah dikenali. Tidak hanya mudah digunakan tim gudang, namun tim lain di perusahaan juga akan memanfaatkan adanya informasi ini. Berikut ini adalah fungsi detail dari kode barang dalam sistem persediaan perusahaan.

Karakteristik yang Umum Ditemui

Kode barang untuk setiap perusahaan tidak memiliki standar resmi apapun, sehingga karakteristiknya menjadi sangat beragam. Meskipun begitu, ada beberapa karaktersitik yang umum ditemukan dan memang mudah untuk dibuat dan digunakan. Simak beberapa ciri-cirinya berikut ini.

1. Penggunaan huruf dan angka

Kode barang biasanya berisikan kombinasi huruf dan angka. Untuk huruf, ada beberapa huruf yang dihindari untuk mencegah pembacaan tertukar dengan angka, yaitu O, I, dan L. Kecuali perusahaan menggunakan tanda hubung yang memisahkan keduanya, misal dash (-), underscore (_), atau titik (.). Dengan konsep yang sama, angka 0 juga dihindari kecuali memang sudah menjadi urutan. Selain jenisnya, jumlah karakter juga tidak terlalu banyak. Kurang lebih 4-8 karakter sudah cukup mendeskripsikan nama dan/atau jenis barang.

2. Tidak ada pencampuran kode

Untuk jenis perusahaan yang mengolah barang setengah jadi menjadi barang jadi, seringkali barang setengah jadi tersebut sudah memiliki kode sendiri dari perusahaan produsen. Namun ketika barang jadi telah siap jual, nomor identifikasi barang yang baru tidak akan tercampur dengan kode sebelumnya. Perusahaan penjual akan membuat kode barang baru sesuai dengan deskripsi yang baru pula.

3. Tidak menggunakan simbol

Berkaitan dengan poin sebelumnya, meskipun nomor dan kombinasinya harus unik, namun tidak menggunakan karakter yang terlalu unik. Sehingga mengakibatkan identitasnya tidak terbaca oleh semua perangkat. Hal ini akan menghambat proses input data dan pengelolaan barang itu sendiri.

4. Tidak terlalu detail

Sesuai dengan namanya, kode barang berarti hanya menunjukkan sedikit karakter namun sudah mewakili beberapa informasi penting terkait penamaan. Meski tidak terlalu detail, informasi yang dibutuhkan dan yang paling membedakan diantara barang lainnya sudah tersampaikan.

Baca Juga: Serba-serbi Spesifikasi Produk dalam Bisnis, Simak Detalnya!

Sebagai contoh, perusahaan minuman berkaleng memiliki varian soda, susu, dan teh dengan berbagai rasa. Setiap rasa memiliki ukuran botol yang berbeda pula. Maka contoh pemberian kode barangnya dapat berupa SO-STR-125 (Soda Strawberi 125 ml), SU-COK-225 (Susu Coklat 225 ml), TE-MLT-500 (The Melati 500 ml), dan sebagainya.

Fungsi Kode Barang

1. Mengidentifikasi barang persediaan

Sebagai perusahaan produsen, tentu barang persediaan yang disimpan sangat beragam. Mulai dari bahan baku, bahan pelengkap, hingga barang jadi yang menunggu untuk didistribusikan. Kode barang membantu perusahaan mengidentifikasi suatu produk tersebut, bahkan produk yang jumlahnya sedikit sekalipun.

2. Mengelola barang persediaan

Selain mengidentifikasi, kode identitas ini juga akan membantu pengelolaannya. Termasuk mengontrol ketersediaannya, seperti kapan dan apa saja yang harus dilakukan pengadaan secepatnya. Bagian gudang akan menjadi tim yang memerlukan kode barang untuk meningkatkan pengelolaan barang lebih efektif dan efisien.

3. Memudahkan pencatatan

Kode barang akan sangat berpengaruh dalam proses pencatatan, baik yang dilakukan oleh tim keuangan maupun tim administrasi. Bagi tim keuangan, kode barang sangat dibutuhkan dalam menjalankan siklus akuntansi. Dari pembuatan jurnal hingga penyusunan laporan keuangan dan laporan penjualan menjadi lebih efisien. Sedangkan bagi tim administrasi, nomor identitas suatu produk dibutuhkan dalam kaitannya dengan persuratan. Mulai dari dokumen purchase order, faktur penjualan, delivery order, hingga packing list akan membutuhkan nomor identitas produk untuk menyingkat deskripsi barang.

Baca Juga: 5 Fungsi Faktur Penjualan dan Contoh Membuatnya

4. Mempercepat input data di semua bidang

Masih berkaitan dengan poin sebelumnya, secara langsung kode barang akan mempercepat proses input data kedalam sistem. Terutama input data yang dilakukan oleh tim pengadaan dan bagian manajemen persediaan.

Sekali lagi, tidak ada standar resmi yang mengatur pembuatan kode barang, sehingga pembuatannya sangat bergantung pada kebutuhan perusahaan. Agar perusahaan mampu memberikan fungsi dan peran yang optimal, Anda perlu mempertimbangkan apa yang diperlukan tim internal perusahaan. Beberapa tim atau bagian yang disebut di atas bisa diikutkan dalam pembuatan nomor identitas suatu produk, bahkan produk baru. Termasuk aturannya ketika ada barang baru yang masuk.Bicara soal pelaporan dan pembuatan dokumen pengadaan dan persediaan, sudahkah Anda menggunakan sistem teknologi terbaru? Manfaat terbesar dari penggunaan sistem ini adalah kecilnya kesalahan yang akan terjadi dalam proses input data barang. RUN Market menjadi penyedia sistem manajemen persediaan yang akan membantu Anda menjalankan fungsi ini. Bahkan Anda juga dapat mengintegrasikan daftar kode barang ini dengan laporan persediaan dan laporan keuangan. Rasakan manfaat RUN Market dalam pengelolaan operasional perusahaan dengan mengunjungi tautan ini sekarang juga.