Ini 5 Fungsi Utama Vendors Management untuk Perusahaan
Suksesnya sebuah bisnis dapat dipastikan selalu berlandaskan pondasi yang kuat. Dalam banyak hal, kerjasama dengan vendor yang dikelola dengan baik dapat menjadi salah satu pendukungnya. Tak heran jika kemudian vendors management memegang peranan penting dalam mengoptimalkan hubungan dan kerjasama yang terjadi ini.
Vendors management sendiri merupakan sebuah usaha untuk mengelola vendor dan rekan kerja, yang menjadi bagian dari pengadaan barang dan jasa. Dengan pengelolaan yang tepat, maka Anda dapat memperoleh dampak signifikan untuk kemajuan bisnis
Baca Juga: 5 Manfaat Data Inventaris Barang dan Tips Membuatnya
5 Fungsi Utama dari Vendors Management
Jika berbicara mengenai fungsinya, maka akan dapat dibedakan ke dalam beberapa poin yang berbeda. Penjelasan masing-masing fungsi ini bisa Anda dapatkan pada setiap poin di bawah ini.
1. Optimasi Procurement
Dengan adanya pengelolaan yang baik, maka proses procurement jelas akan berjalan lebih lancar. Data mengenai penawaran vendor akan diperoleh, dan dicatat dengan cermat. Berdasarkan hal ini, Anda dapat memperoleh opsi penawaran terbaik dari vendor yang sudah pernah bekerjasama dengan Anda sebelumnya.
2. Memaksimalkan Daya Beli
Masih menggunakan data yang lengkap tadi, Anda dapat mengoptimalkan daya beli yang dimiliki oleh perusahaan. Perbandingan antara vendor satu dengan yang lain akan tampak, dan Anda dapat memilih penawaran yang paling baik untuk bisnis. Tentu hal ini juga berguna untuk memetakan penawaran yang diberikan berdasarkan kategori tertentu.
3. Membantu Monitoring Performa
Setiap kali kerjasama dilakukan, maka akan tercatat bagaimana performa dari vendor tersebut. Dari waktu ke waktu, muncul perbandingan performa yang ditunjukkan dari satu transaksi menuju transaksi lainnya. Anda dapat dengan mudah melihat bagaimana dinamika yang muncul, dan berdiskusi dengan vendor agar transaksi yang dijalankan tetap dalam standar yang baik.
4. Jalur Komunikasi Efektif
Adanya vendors management, terlebih yang didukung dengan modul atau aplikasi terintegrasi, dapat membantu jalur komunikasi yang lebih efektif antara perusahaan dan vendor yang telah bekerjasama dengannya. Jelas, hal ini dapat meningkatkan efisiensi transaksi, sehingga mengurangi terjadinya kesalahan dan melancarkan alur kerja pengadaan yang dilakukan.
5. Efisiensi dari Segi Biaya
Tidak bisa dipungkiri dengan adanya sistem manajemen vendor yang solid perusahaan Anda dapat memperoleh transaksi-transaksi terbaik yang ditawarkan di pasar. Di samping itu, berbagai biaya pengadaan yang diperlukan juga dapat diminimalisir, sehingga membawa keuntungan pula dari segi biaya proses yang dilakukan.
Tujuan Umum dari Upaya Pengelolaan Vendor
Secara umum, tujuan dari usaha vendors management sendiri adalah meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan kerjasama pada vendor yang telah dimiliki sebelumnya.
Proses bisnis akan selalu berusaha untuk dapat mengoptimalkan setiap kegiatan yang dilakukan, sehingga dapat menghasilkan proses yang optimal. Effort yang dikeluarkan diharapkan dapat menghasilkan output terbaik, maka dari itu manajemen vendor perlu dilakukan dan dioptimalkan dari waktu ke waktu.
Hubungan yang baik dengan vendor juga membantu bisnis Anda bertahan dan terus mengembangkan pasar, karena masalah procurement sudah dapat diselesaikan dengan manajemen vendor yang baik.
Cara Kerja dari Vendors Management
Untuk cara kerjanya sendiri, dapat dipahami dalam empat langkah utama. Mungkin saja di perusahaan yang Anda miliki memerlukan langkah turunan, namun secara ideal empat langkah sederhana yang dibutuhkan adalah sebagai berikut.
1. Proses Kualifikasi Vendor
Proses pertama yang harus dilakukan adalah melakukan kualifikasi dan kategorisasi vendor yang pernah diajak bekerjasama. Dengan asumsi setiap performa dan spesialisasi vendor telah diketahui, pengelompokan yang akan dilakukan dapat berjalan lebih cepat.
Dengan demikian Anda memiliki akses mudah pada vendor paling tepat untuk setiap urusan pengadaan yang akan dilakukan tanpa perlu mengirimkan permintaan penawaran pada seluruh vendor yang ada.
2. Vendor Onboarding
Dari sekian banyak vendor yang masuk ke tahap kualifikasi ini, diperoleh vendor-vendor yang memenuhi standar yang diberlakukan perusahaan. Dengan demikian vendor ini memiliki kualitas yang diperlukan dalam memenuhi kebutuhan bisnis.
Selanjutnya vendor akan menjalani tahap onboarding untuk dimasukkan ke sistem yang dimiliki perusahaan. Input data vendor dilakukan dengan cermat, sehingga diperoleh database yang solid untuk dasar semua procurement.
3. Eksekusi Procurement
Setelah semua database tersusun maka Anda dapat melakukan pengadaan barang dan jasa dengan lebih efektif. Dari daftar vendor yang ada, dapat diperoleh vendor mana yang lebih sesuai dihubungi untuk permintaan penawaran yag diperlukan perusahaan.
Procurement akan berjalan dengan lebih cepat, sebab semua prosesnya akan terjadi di platform terpadu dan terintegrasi dengan sistem perusahaan.
4. Vendor Offboarding
Ketika kerjasama yang dilakukan tidak lagi mendatangkan keuntungan bersama, maka vendor yang bersangkutan dapat dihapus dari sistem milik perusahaan. Secara profesional hal ini dapat dengan mudah dilakukan, dengan mengacu pada data performa dari vendor yang dimiliki.
Baca Juga: 3 Manfaat dan Prosedur Request For Quotation Dalam Bisnis
Memiliki sistem vendors management yang optimal tentu dapat memaksimalkan kinerja pengadaan barang yang dilakukan oleh perusahaan. Tapi bagaimana jika fitur pengelolaan ini bisa diperoleh bersamaan dengan platform yang menyediakan penawaran transaksi yang menarik untuk perusahaan?
RUN Market, hadir dengan menyelenggarakan platform pengadaan barang dan jasa yang diisi oleh vendor dan supplier handal. Dengan fitur vendors management yang terintegrasi dengan sistem perusahaan, optimasi procurement yang dilakukan dapat benar-benar berjalan dengan baik. Maka dari itu, segera bergabung dengan RUN Market sekarang, dan nikmati semua keunggulannya di bidang pengadaan barang dan jasa untuk perusahaan Anda!
