3 Manfaat dan Prosedur Request For Quotation dalam Bisnis
Dalam proses pengadaan barang dan/atau jasa, perusahaan akan melalui beberapa tahapan sampai barang/jasa tersebut sampai. Baik itu tahapan yang dilalui internal perusahaan maupun berkoordinasi dengan pihak luar atau eksternal. RFQ atau Request For Quotation adalah salah satu proses yang perlu dilakukan perusahaan untuk mengomunikasikan kebutuhannya kepada penyedia jasa atau vendor. Tidak hanya sekedar menghubungi, perusahaan juga perlu menjelaskan kebutuhan barang/jasa tersebut. Kriteria alternatif seperti apa yang harus dicari jika penawaran yang dibutuhkan tidak ada, dan penentuan keputusan bisnis lainnya. Simak manfaat RFQ dan prosedur yang harus dilakukan.
RFQ dan Cara Kerjanya
Request For Quotation adalah proses penawaran kebutuhan barang/jasa perusahaan kepada vendor yang mampu memenuhi kebutuhan tersebut. Proses ini bermulai dari adanya kebutuhan untuk melakukan pengadaan. Setelah proses yang melibatkan dokumen purchase requisition, perusahaan akan melanjutkannya dengan membuat dokumen RFQ yang diserahkan kepada vendor terpilih. Dokumen RFQ nantinya akan berisi tentang daftar kebutuhan perusahaan, termasuk spesifikasi dan anggaran untuk pembelian barang/jasa. Secara tidak langsung, dokumen RFQ akan menjadi pedoman bagi vendor untuk memenuhi kebutuhan perusahaan tanpa melebihi biaya yang telah dianggarkan.
Manfaat Request For Quotation
1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengadaan
Bagi perusahaan yang memiliki varian produk beragam, proses pengadaan menjadi tantangan tersendiri. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengadaan barang/jasa, dokumen RFQ sangat berperan. Tim procurement akan lebih cepat menyampaikan penawarannya kepada vendor, termasuk ketika perusahaan terpaksa berganti vendor.
2. Menghindari hambatan pengadaan
Karena sifatnya sebagai dokumen pemesanan yang mengikat vendor, perusahaan dapat menghindari beberapa hambatan dalam pengadaan. Seperti pembatalan pembelian yang dilakukan oleh vendor. Selain itu, dokumen RFQ juga dinilai sebagai dokumen pemesanan agar tidak kehabisan stok barang/jasa pada penyedianya. Termasuk kemungkinan adanya perubahan harga yang dilakukan oleh vendor maupun pemasok juga dapat dicegah.
3. Meningkatkan produktivitas perusahaan
Kedua manfaat di atas secara langsung akan meningkatkan produktivitas perusahaan. Dengan logika semakin cepat dan tepat pengadaan dilakukan, maka semakin baik pula produktivitas perusahaan. Tidak ada lagi cerita proses produksi terlambat karena bahan bakunya yang belum tersedia.
Prosedur RFQ
1. Mengolah data PR
PR atau Purchase Requisition adalah dokumen berisi kebutuhan perusahaan yang diajukan oleh tim internal perusahaan sekaligus kandidat vendor yang dipilih. Dokumen PR inilah yang akan menjadi dasar bagi pembuatan RFQ. Sehingga data berupa daftar barang dan perkiraan harga yang sudah disahkan pimpinan perusahaan perlu diolah untuk menjadi RFQ.
2. Membuat RFQ
Terdapat dua hal penting yang harus ada dalam membuat RFQ untuk memudahkan vendor dalam merespon, yaitu spesifikasi barang/jasa dan harganya. Semakin detail spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan, maka vendor akan semakin mudah memenuhi kebutuhan perusahaan. Sedangkan untuk harga barang/jasa hanya akan fokus pada harga per unit atau per proyek yang dikerjakan. Untuk detail lain seperti sistem dan lamanya pembayaran dilakukan akan dibahas ketika vendor terpilih dan perusahaan telah sepakat.
3. Menawarkan kepada vendor sasaran
Saat dokumen Request For Quotation telah jadi, kemudian tim pengadaan akan menyalurkannya kepada vendor yang telah disarankan dalam PR. Untuk tahap ini, perusahaan dapat melakukannya secara manual dengan menghubungi langsung narahubung vendor tersebut. Bisa juga dengan bantuan platform procurement yang memiliki fitur khusus terkait komunikasi dengan vendor terpilih. Tentu saja penggunaan platform tersebut akan jauh lebih memudahkan proses penawaran RFQ.
4. Menunggu respon vendor
Setelah RFQ diajukan, perusahaan akan menunggu respon dari vendor terpilih. Agar tahap ini tidak memakan waktu yang lama, pastikan perusahaan mencantumkan batas waktu maksimal bagi vendor tersebut, misal 7 hari kerja. Hal ini akan memengaruhi keputusan perusahaan berikutnya. Tentu saja waktu ini sangat bergantung pada kebutuhan dan karakteristik perusahaan Anda.
Baca Juga: Mengenal Jenis-Jenis Kontrak Pengadaan, Simak 7 Poin Ini!
5. Membuat dokumen PO atau mengajukan RFQ ulang
Jika dokumen RFQ direspon oleh vendor terpilih, perusahaan akan mendapat surat penawaran dari vendor tersebut. Bisa jadi harganya lebih rendah atau lebih tinggi dibanding pengajuan awal sehingga disinilah proses tawar menawar akan terjadi. Ketika harga dan kualitas barang/jasa disepakati, perusahaan akan membuat dokumen Purchase Order (PO).
Namun jika RFQ tidak direspon sama sekali oleh vendor, maka perusahaan harus segera mengajukan RFQ ulang kepada kepada vendor lain. Proses seperti ini yang nantinya akan snagat terbantu jika Anda menggunakan platform khusus pengadaan barang/jasa.
Baca Juga; Optimalisasi Purchase Order dengan Platform Procurement Kekinian
Beberapa perusahaan yang membutuhkan banyak barang/jasa dalam sekali proses pengadaan mungkin akan kerepotan mengelola jalannya Request For Quotation. Apalagi jika terdapat beberapa vendor yang dituju untuk membangun kerja sama dan butuh komunikasi yang intensif. RUN Market melalui fitur Procure to Receive hadir sebagai platform yang akan membantu perusahaan Anda melakukan penawaran secara langsung kepada seluruh vendor sesuai kebutuhan. Prosedur di atas bisa mendatangkan manfaat yang optimal. Bahkan Anda juga dapat memilih vendor terbaik dengan penilaian yang akurat. Ketahui lebih banyak mengenai manfaat RUN Market di sini.
