5 Manfaat Data Inventaris Barang dan Tips Membuatnya
Data inventaris barang adalah salah satu hal penting yang dapat mencegah kebocoran keuangan perusahaan. Mengapa demikian? Karena dengan memiliki daftar inventaris, Anda akan mengetahui secara real, berapa jumlah stok barang yang Anda miliki. Hal ini tentunya juga berguna ketika ada pesanan datang. Dimana dengan data yang Anda miliki berarti Anda sudah mengetahui berapa jumlah barang yang masih Anda miliki di Gudang.
Lantas apakah hanya hal tersebut manfaat dari data inventaris barang? Masih adakah manfaat lainnya? Bagaimana tips membuatnya? Mari kita simak di bawah ini.
Manfaat Memiliki Data Inventaris Barang
Setidaknya ada 5 manfaat untuk perusahaan jika memiliki data inventaris barang. Apa sajakah manfaatnya? Yuk, simak berikut ini.
1. Menciptakan Transparansi dan Akuntabilitas
Mengetahui contoh daftar inventaris dan cara membuatnya sangatlah penting karena daftar inventaris bermanfaat untuk menciptakan transparansi dan akuntabilitas perusahaan. Jadi, pemilik perusahaan bisa lebih mudah dalam mengawasi dan mengontrol aset yang dimiliki.
2. Menghemat Anggaran Perusahaan
Manfaat lainnya dari daftar inventaris yaitu bisa membantu dalam menghemat anggaran perusahaan. Dengan data yang rutin diperbarui, perusahaan bisa tahu perkiraan untuk membeli aset atau bahan baku lagi di waktu yang tepat.
Namun, jika tidak ada daftar inventaris yang baik, maka memungkinkan terjadi pemborosan keuangan karena perusahaan bisa saja membeli barang yang ternyata belum dibutuhkan.
3. Mengambil Keputusan yang Tepat
Memiliki daftar inventaris bisa membantu stakeholders perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih tepat. Contohnya jika Anda adalah pebisnis di bidang food and beverage, maka perusahaan Anda berhubungan erat dengan bahan-bahan mentah dengan waktu kadaluarsa berbeda-beda.
Nah, apabila perusahaan tidak mempunyai daftar inventaris untuk bahan-bahan mentah tersebut dengan baik dan rinci, maka perusahaan akan kesulitan untuk menentukan bahan baku apa saja yang perlu restock.
4. Aset Lebih Aman
Manfaat daftar inventaris yang selanjutnya yaitu bisa membuat aset atau barang milik perusahaan menjadi lebih aman.
Mengapa demikian? Hal ini karena daftar inventaris memuat informasi tentang barang atau aset yang apa saja yang dimiliki perusahaan beserta kondisi barang tersebut dan jumlahnya.
Jadi, dengan data yang sudah lengkap inilah yang membuat aset perusahaan bisa terhindar dari pencurian atau kehilangan. Oleh karena itu, penting sekali untuk tahu cara membuat dan contoh daftar inventaris barang.
5. Dasar Penghitungan Kekayaan Perusahaan
Manfaat yang terakhir yaitu berguna sebagai dasar untuk menghitung kekayaan perusahaan. Kekayaan perusahaan ini meliputi semua hal yang dimiliki oleh perusahaan, seperti aset yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Nah, jika Anda mempunyai daftar inventaris, maka Anda bisa lebih mudah dalam mengetahui jumlah kekayaan perusahaan yang lebih jelas.
Baca Juga : 4 Fungsi Penting Inventory Management dan Metode Pelaksanaannya
Tips untuk Membuat Data Inventaris Barang
Selain mengetahui contoh daftar inventaris, berikut tips yang bisa Anda ikuti untuk mempermudah membuat daftar inventaris.
1. Buat Data Inventaris Dua Rangkap
Tips pertama yaitu Anda perlu membuat data inventaris dua rangkap. Dengan data inventaris dua rangkap ini, maka perusahaan bisa berjaga-jaga apabila sewaktu-waktu terjadi kehilangan salah satu dokumen.
Selain itu, Anda juga bisa menyimpan memori cadangan di hardisk atau USB, sehingga mudah untuk melindungi atau memindahkan dokumen.
2. Lakukan Audit Inventaris Secara Berkala
Anda juga harus selalu melakukan audit inventaris secara rutin. Coba bandingkanlah jumlah stok yang Anda miliki di gudang atau di toko dengan jumlah yang sudah tercatat di komputer Anda. Biasanya, cara ini disebut juga dengan stocktaking.
Pastikanlah agar tidak ada perbedaan pada jumlah stok sebenarnya dengan jumlah stok pada sistem. Anda bisa melakukan audit inventaris ini kapanpun Anda mau.
3. Kategorisasi
Tips selanjutnya yaitu lakukan kategorisasi, karena mengelompokkan data berfungsi untuk membantu perusahaan.
Sebagai contoh, Anda bisa mengelompokkan benda menjadi perabotan kantor dan aksesorisnya, persediaan ritel, ATK, peralatan elektronik, kertas dan dokumen.
4. Gunakan Aplikasi
Tips selanjutnya yaitu Anda bisa menggunakan aplikasi untuk menyederhanakan proses pembuatan daftar inventaris.
Rasanya, tidak ada cara yang lebih efektif dan aman dalam mengelola tingkat persediaan gudang selain dengan menggunakan otomatisasi pada manajemen inventaris Anda. Melakukan pengecekan secara manual tentunya akan memerlukan waktu yang banyak dan hal tersebut menjadi tidak lagi efisien.
Nah, dalam hal ini, Anda bisa menggunakan aplikasi akuntansi dari RUN Market. Kenapa? Karena selain mampu menyediakan laporan keuangan yang kompleks aplikasi ini juga mampu membantu Anda pengaturan persediaan, penyesuaian persediaan, penyesuaian harga pemasok, stock opname, job costing, dll. Dengan RUN Market Anda bisa mencatat dan memantau persediaan barang secara real time.
Bukan hanya itu saja, Anda juga bisa membuat laporan keuangan, faktur, dan juga mengatur biaya dan juga anggaran menggunakan aplikasi ini.
Tunggu apalagi, segera kunjungi website RUN Market dan temukan banyak fitur penting lainnya di sana.
