Cermati 4 Syarat Tender Berikut Ini, dan Penuhi dengan Baik!

Turut serta dalam proses tender menjadi salah satu upaya yang baik untuk meningkatkan value perusahaan sekaligus memperoleh keuntungan dan relasi baru. Sebelum bisa mengikutinya, Anda tentu harus paham mengenai syarat tender yang akan dilakukan oleh penyelenggara.

Tapi apakah semua syarat tender selalu sama dan serupa pada setiap project?

Jawabannya adalah tidak, sebab syarat yang diberikan pada akhirnya ditentukan oleh penyelenggara. Namun demikian penentuan syarat ini tetap akan mengacu pada aturan-aturan baku terkait tender, sehingga akan selalu memiliki benang merah yang sama di setiap prosesnya.

Baca Juga: Signifikansi Pengadaan Barang dan Jasa untuk Perusahaan

Pahami 4 Syarat Tender, Penuhi, dan Ikuti dengan Baik!

Sebelum mengikuti tender dan mendapatkan kesempatan memenangkannya, Anda wajib memahami syarat yang harus dipenuhi terlebih dahulu. Syarat ini sebenarnya bersifat administratif dan cukup mudah dipenuhi, jika perusahaan Anda memiliki dokumen legal yang jelas.

Setidaknya terdapat 4 syarat utama yang akan dicantumkan dalam setiap proses tender. Selebihnya akan bergantung pada perusahaan penyelenggara tender, apakah akan memberikan syarat tambahan sesuai dengan kebutuhan tender atau tidak.

1. Legalitas Perusahaan Peserta Tender

Perusahaan yang menjadi peserta tender resmi harus merupakan unit bisnis yang legal secara hukum. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya Akta Perusahaan, Tanda Daftar perusahaan, Nomor Pokok Wajib Pajak milik Perusahaan, Surat Izin Usaha Perdagangan, hingga dokumen kualifikasi lain yang disyaratkan oleh penyelenggara tender.

Semua berkas ini menjadi bukti bahwa perusahaan Anda, yang akan mengikuti tender, merupakan perusahaan yang legal dan sah secara hukum untuk melaksanakan berbagai proses bisnis.

2. Memberikan Penawaran Sesuai dengan Ketentuan

Yang jelas, penawaran yang diberikan wajib sesuai dengan ketentuan yang telah diberikan dalam berkas pemberitahuan atau hasil meeting dengan penyelenggara. Akan dipaparkan mengenai spesifikasi produk dan setiap hal teknis serta administratif dalam rangka pengadaan barang ini secara jelas.

Berikan penawaran yang dapat memenuhi kebutuhan penyelenggara tender, sehingga Anda masuk dalam opsi yang mereka miliki untuk urusan procurement ini.

3. Cermati Dokumen Penawaran yang Dikirimkan

Ketika mengisi dokumen penawaran yang akan dikirimkan pada penyelenggara, Anda wajib untuk memeriksanya secara cermat. Bila perlu, lakukan pemeriksaan ganda untuk memastikan tidak ada data yang salah.

Dokumen penawaran yang valid dan tidak diubah akan menjadi salah satu senjata Anda untuk menunjukkan komitmen dan kesungguhan dalam mengikuti proses tender yang diselenggarakan ini. Jadi, periksa kembali dan pastikan tidak ada kesalahan harga, deskripsi, atau spesifikasi yang ditawarkan.

4. Bertanggungjawab atas Penawaran

Dalam skenario perusahaan Anda memenangkan tender, maka Anda harus bertanggungjawab atas penawaran yang Anda berikan. Pertanggungjawaban yang diberikan adalah berupa penyediaan barang sesuai dengan spesifikasi yang ditawarkan.

Kemampuan untuk memenuhi penawaran ini akan menjadi pembuktian atas kredibilitas perusahaan Anda. Jika penawaran yang disepakati berhasil dipenuhi tepat waktu dan tepat dengan spesifikasinya, maka kredibilitas Anda sebagai supplier atau vendor akan dapat dibuktikan secara nyata.

Otomatis hal ini juga dapat meningkatkan value perusahaan Anda di pasar, sebagai supplier yang kompeten.

Sedikit Tips untuk Memenangkan Tender

Dalam ‘kompetisi’ tender ini, ada beberapa tips yang bisa digunakan untuk meningkatkan kesempatan Anda memenangkannya. Secara singkat, berikut beberapa tips yang bisa Anda gunakan!

• Planning, harus dicermati bahwa proses tender wajib direncanakan dengan baik. Mulai dari mencermati spesifikasi, cakupan project, untung-rugi yang akan didapatkan perusahaan, hingga kapasitas pemenuhan penawaran yang diberikan.
• Tonjolkan value dan kelebihan, pastikan dalam surat penawaran yang diberikan memuat value dan kelebihan produk yang Anda miliki, atau layanan yang Anda sediakan.
• Memberikan respon cepat, dalam perihal komunikasi dengan penyelenggara tender, Anda wajib memberikan respon yang cepat dan tepat. Jangan sampai ada penundaan untuk merespon komunikasi dari penyelenggara.
• Tepat waktu, untuk meeting, pengiriman berkas, respon, dan setiap urusan terkait tender lain, Anda harus selalu tepat waktu. Usahakan menyelesaikan bisnis sebelum tenggat waktu untuk menunjukkan profesionalisme Anda.
• Membentuk tim tender, untuk lebih fokus dalam memenangkan tender, ada baiknya Anda menyusun tim khusus untuk urusan ini. Dengan demikian, staf yang ditugaskan benar-benar bisa mencurahkan effort-nya secara maksimal untuk memenangkan tender yang tengah diproses.
• Pastikan semua penawaran dan berkas yang dikirim sempurna, setiap poin yang dicantumkan harus sudah dikurasi, sempurna, dan siap dinilai oleh penyelenggara. Usahakan sesedikit mungkin atau tidak sama sekali melakukan revisi pada berkas yang dikirimkan ke pemilik tender.

Baca Juga: Mengenal Dokumen dan Status Legalitas Perusahaan sebagai Dasar Menjalankan Bisnis 

Pada dasarnya, memenuhi syarat tender bukanlah hal yang sulit selama Anda telah mengikuti regulasi industri yang berlaku, serta memahami kapasitas Anda dalam menyediakan bahan baku. Penerapan tips di atas juga dapat mendukung Anda memenangkan tender, namun tetap harus menonjolkan keunikan tersendiri dari perusahaan Anda.

Dapatkan Tender dan Klien Potensial dengan RUN Market

RUN Market, merupakan platform pengadaan barang yang dapat Anda gunakan untuk memperoleh klien potensial. Dengan ‘berjualan’ di RUN Market, Anda berkesempatan mendapatkan proyek dan tender menguntungkan. Jelas, pemenuhan syarat tender tetap jadi poin utama. Namun jika Anda telah menggunakan RUN Market, Anda dijamin tidak akan menemukan banyak kesulitan dalam pemenuhan syarat ini. Segera gunakan RUN Market, dan maksimalkan semua fitur yang ada di dalamnya!