proses tender

Cermati Proses Tender di Bawah Ini dengan 7 Tahapannya!

Dalam aktivitas bisnisnya, perusahaan tidak akan dapat memenuhi kebutuhan tanpa melibatkan pihak lain. Baik dari sisi operasional kantor secara administrasi atau pengadaan bahan baku produksi, semua memerlukan keterlibatan perusahaan atau entitas bisnis lain. Dalam rangka procurement, proses tender adalah hal umum yang digunakan banyak model bisnis.

Seperti yang banyak Anda pahami, tender adalah proses yang dilakukan untuk menemukan vendor terbaik dalam rangka pengadaan barang. Dengan proses ini, bisa diperoleh opsi penawaran yang lebih menguntungkan dari sisi finansial maupun kualitas bahan baku yang diperlukan.

Prosesnya berjalan dalam beberapa tahap berbeda. Selengkapnya, Anda bisa simak di bawah ini untuk mengetahui setiap tahapan dan memahami apa yang harus dilakukan dari sisi penyelenggara atau vendor.

Baca Juga: 9 Tahapan Pengadaan Barang Perusahaan, Lengkap dengan Contohnya

1. Tahap Pertama, Undangan untuk Tender

Tahap pertama untuk membuka proses tender adalah dengan mengirimkan undangan pada calon peserta tender atau vendor yang ada di pasar. Penyelenggara akan menyusun pengumuman dan mengirimkannya dalam bentuk berkas tertulis pada pihak yang dianggap memiliki potensi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Ada dua skenario dapat digunakan, yakni menggunakan referensi yang diberikan partner kerja, atau secara selektif memilih vendor yang tersedia di pasar dengan melakukan penilaian awal yang cermat. Keduanya sama-sama menguntungkan, dan dapat memberikan kesempatan procurement yang baik.

2. Penjelasan Tender pada Peserta

proses tender
Sumber: freepik.com

Setelah undangan dikirimkan pada sejumlah vendor, maka proses selanjutnya adalah meeting dengan tujuan untuk memberikan penjelasan terbuka terkait project yang akan ditenderkan. Penjelasan ini akan mencakup beberapa hal penting dan utama, yang wajib dipahami semua peserta tender.

Mulai dari cara penilaian yang digunakan, persyaratan legal peserta, teknis pelaksanaan, serta kriteria bahan baku atau project secara detail. Dengan demikian, penyelenggara menempatkan peserta tender pada satu titik awal yang sama, untuk kemudian bersaing pada penawaran yang diberikan di proses selanjutnya.

3. Pengajuan Proposal Teknis, Proses Tender Ketiga

Proses tender yang ketiga adalah pengajuan proposal teknis yang dilakukan oleh peserta tender. Proposal ini akan berisi penawaran bahan baku dan pemenuhan project yang diberikan oleh penyelenggara, dengan detail harga atau nilai dan spesifikasi terkait produk yang diperlukan.

Pada project dengan nilai yang cenderung kecil, biasanya perusahaan tidak memberikan biaya tender. Namun pada project yang ukurannya besar maka perusahaan akan mengajukan biaya tender, untuk dicairkan di akhir periode tender selesai secara penuh.

4. Pengiriman Undangan Presentasi Proposal

proses tender
Sumber: freepik.com

Proposal diterima oleh penyelenggara, kemudian dikurasi dan diteliti lebih lanjut. Dari penilaian ini akan diperoleh beberapa kandidat yang dianggap memberikan penawaran paling menarik dan menguntungkan untuk penyelenggara.

Vendor yang lolos akan dikirimi undangan presentasi proposal untuk memberikan paparan secara langsung pada penyelenggara. Pemanggilan ini dilakukan dengan jarak waktu yang cukup ideal sehingga vendor dapat mempersiapkan bahan presentasi dengan maksimal.

Tujuan utama dari presentasi ini adalah memantapkan apa yang disampaikan dalam proposal teknis, dan melakukan tanya jawab atau diskusi terkait project dan kemampuan dari vendor.

5. Presentasi Proposal secara Langsung

Masing-masing vendor yang diundang akan mendapatkan kesempatan yang sama guna melakukan presentasi. Bahan yang telah dipersiapkan akan dipaparkan secara komprehensif, sehingga penyelenggara menjadi tertarik untuk memilih penawaran dan vendor yang memberikan bahan tersebut.

Idealnya vendor wajib memberikan bank garansi atau perjanjian. Isinya, garansi jika project tidak dapat diselesaikan maka dana yang diletakkan di bank garansi akan menjadi hak milik penyelenggara tender dan tidak dapat dicairkan oleh vendor.

Bank garansi akan menjadi semacam jaminan untuk penyelenggara jika kemudian vendor terpilih untuk memenuhi project yang diberikan oleh penyelenggara.

6. Proses Tender Keenam: Pengumuman Hasil Presentasi

proses tender
Sumber: freepik.com

Setelah semua peserta memanfaatkan waktu presentasi yang diberikan, penyelenggara akan meminta waktu beberapa saat untuk mendiskusikan hasil penilaian yang diperoleh. Ingat, penilaian ini akan sangat penting karena menyangkut kebutuhan pengadaan barang atau project yang ditenderkan.

Hasil disepakati dan pengumuman dilakukan. Pengumuman ini diberikan pada setiap peserta tender, sekaligus melakukan pemilihan pada peserta yang lolos tahap berikutnya dalam proses ini. Tahap terakhir adalah auction.

7. Tahap Terakhir dalam Tender, Auction

Di sini kesemaptan perusahaan penyelenggara untuk mencari pemenang dengan solusi atau penawaran paling menguntungkan untuk mereka. Semua peserta yang lolos tahap presentasi akan memberikan penawaran akhir untuk memenangkan project yang diberikan ini.

Nantinya, penyelenggara akan memutuskan penawaran mana yang paling menarik untuk diambil, dan melanjutkan tender ke tahap pemilihan pemenang. Jika sudah ditentukan pemenangnya, maka proses selanjutnya adalah menyusun perjanjian kerjasama pengadaan barang atau project.

Ingat, pertimbangan pemenangan ini harus sesuai dengan semua regulasi baku yang mengatur mengenai tender, seperti Pasal 73 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 14 Tahun 2014 tentang LPSE.

Baca Juga: E Purchasing adalah Sistem Pembelian Masa Depan, Segera Pahami Penjelasannya di Sini! 

Cukup jelas dan detail bukan penjelasan mengenai proses tender tersebut?

Nah, untuk memperoleh referensi terbaik dalam urusan pengadaan barang, atau secara langsung mencari vendor pengadaan barang, Anda dapat menggunakan platform untuk procurement terbaik milik RUN Market.

Opsi Luas untuk Setiap Kegiatan Procurement dari RUN Market

RUN Market merupakan platform yang dapat mengakomodir kebutuhan procurement yang Anda miliki. Baik membantu proses tender atau secara langsung memiliki vendor dan supplier yang terdapat di sana, semua kebutuhan Anda akan terpenuhi secara optimal. Segera masuk dan daftarkan diri Anda, untuk memanfaatkan semua fitur RUN Market yang disediakan!

e-Procurement Platform untuk Solusi Pengadaan Perusahaan Anda

Daftar Gratis ! Jadwalkan Demo

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.