9 Tahapan Pengadaan Barang Perusahaan, Lengkap dengan Contohnya
Pernahkah Anda mencari tahu bagaimana tepatnya cara atau proses pengadaan barang di sebuah perusahaan berlangsung? Pengadaan barang sendiri sebenarnya merupakan satu hal yang penting dalam aktivitas perusahaan, sebab tanpanya perusahaan akan kesulitan melakukan operasional.
Untuk mengenal lebih jauh mengenai proses fundamental ini, Anda akan disajikan sedikit ulasan mengenai prosedur pengadaan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan. Tidak hanya itu, artikel ini juga akan memuat beberapa tipe pengadaan yang bisa digunakan, sehingga Anda bisa mendapatkan proses atau tipe paling cocok untuk perusahaan Anda.
Bagaimana Proses dan Prosedur Pengadaan Berlangsung?
Sebenarnya terdapat aturan baku yang dimiliki pemerintah dalam pengadaan barang dan jasa. Namun aturan ini hanya menjadi pedoman untuk badan milik pemerintah. Untuk sektor swasta sendiri, aturan tersebut sifatnya menjadi acuan dan pola dasar, yang kemudian dapat dimodifikasi dan disesuaikan selama dirasa tepat dan disetujui oleh direksi secara umum.
Prosedur pengadaan barang dan jasa pada dasarnya akan mengacu pada poin di bawah ini.
- Diawali dengan analisa kebutuhan perusahaan secara menyeluruh.
- Disusun dengan sistematis, dan diajukan ke manajemen untuk ditinjau dan disetujui.
- Melakukan proses tender untuk mendapatkan vendor yang sesuai kriteria.
- Proses analisa supplier atau vendor yang masuk dalam proses tender ini.
- Meminta quotation atau penawaran dari setiap pihak.
- Melakukan negosiasi pada penyedia.
- Membuat kontrak yang jelas dan gamblang, biasa dikenal dengan sebutan purchase order.
- Dilanjutkan proses penerimaan barang atau jasa yang dipesan, kemudian melakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas pesanan.
- Pembayaran pengadaan barang dan jasa dari pihak perusahaan pada pihak vendor atau supplier.
Proses ini bisa berlangsung cepat, atau juga lambat, tergantung dengan kinerja perusahaan dan vendor secara umum. Jika kesepakatan lekas dapat dicapai, maka prosesnya cenderung berjalan cepat. Terlebih jika terjadi pemesanan berulang dengan vendor atau supplier yang sama, prosesnya akan jauh lebih efektif, sehingga pengadaan barang bisa jadi rutinitas yang mudah dilakukan.
Mengenal Tipe Pengadaan Barang
Pengadaan barang, atau dalam istilah lain dikenal juga dengan procurement, dibedakan menjadi beberapa jenis. Setidaknya secara umum jenis pengadaan barang bisa dibagi menjadi 4 kategori. Pertama adalah pengadaan barang langsung, pengadaan barang tidak langsung, pengadaan barang fisik, dan pengadaan barang jasa.
Secara singkat, berikut penjelasan masing-masing jenis pengadaan barang tersebut dan contohnya.
1. Pengadaan Barang Langsung (Direct Procurement)
Adalah jenis pengadaan barang yang mengacu pada barang atau jasa yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir dari suatu perusahaan. Jenis ini sendiri dilaksanakan dengan membeli bahan baku yang diperlukan dalam aktivitas perusahaan, serta berdasarkan analisis efisiensi biaya pengadaan barang dan jasa untuk keuntungan perusahaan.
Contoh pengadaan barang dan jasa jenis ini adalah pengadaan bahan mentah, komponen, suku cadang, mesin, atau barang lain yang dibeli untuk diproses dan dijadikan produk yang dijual perusahaan.
2. Pengadaan Barang Tidak Langsung (Indirect Procurement)
Seperti namanya, pengadaan barang dengan cara tidak langsung ini merupakan pengadaan barang yang secara tidak langsung digunakan dalam proses produksi produk yang dimiliki perusahaan atau bisnis Anda, namun diperlukan untuk kelancaran. Jadi tidak serta merta pengadaan yang dilakukan akan terlihat pada produk dari perusahaan, namun tetap diperlukan guna menunjang aktivitas perusahaan secara umum.
Contoh pengadaan barang dan jasa ini misalnya alat tulis kantor, layanan konsultasi, pemeliharaan kantor dan pabrik, dan sebagainya.
3. Pengadaan Barang Fisik (Goods Procurement)
Jenis pengadaan barang ini mengacu pada pengadaan barang fisik dan perangkat lunak yang diperlukan perusahaan dalam rangka operasional. Tujuannya untuk menjaga pengelolaan rantai pasokan secara umum di perusahaan yang Anda miliki atau kelola.
Contoh pengadaan untuk jenis ini misalnya bahan mentah, aplikasi pendukung sistem informasi, hingga peralatan kantor dan sejenisnya.
4. Pengadaan Barang Jasa (Services Procurement)
Jika goods procurement mengacu pada pengadaan barang atau aplikasi, yang secara umum dipahami memiliki bentuk fisik, maka service procurement merupakan jenis pengadaan untuk skill atau layanan yang tidak dapat diadakan perusahaan secara internal.
Contoh untuk jenis pengadaan ini adalah jasa kontraktor, firma hukum, akuntan publik, layanan keamanan, kebersihan, dan berbagai jenis layanan lain yang secara langsung tidak dapat disediakan perusahaan.
Urusan pengadaan barang dan jasa memang fundamental bagi kegiatan perusahaan. Maka dari itu, sebuah sistem harus diciptakan sehingga perusahaan tidak perlu membuang banyak waktu untuk mencari penyedia, dan mengurus semua urusan pengadaan setelah pendataan kebutuhan selesai.
RUN Market, Platform Digital untuk Pengadaan Barang dan Jasa
Jika setiap pengadaan dilakukan secara berulang namun dengan proses yang sama, tentu waktu yang digunakan akan terbuang sia-sia. Maka dari itu, RUN Market hadir untuk menjadi partner perusahaan dalam urusan ini, sehingga proses pengadaan barang bisa dilakukan dengan lebih praktis.
RUN Market menjadi platform terbaik dalam menemukan penyedia barang dan jasa yang tepat. Dengan sistem yang kuat dan penyedia terverifikasi, perusahaan akan mendapatkan opsi terbaik saat memerlukan pengadaan barang ini. Harga penawaran terbaik, laporan dan dashboard yang real time, serta tersedianya dokumen dan riwayat pemesanan yang dapat dilacak dengan mudah, menjadikan RUN Market platform terbaik untuk jadi pilihan utama. Segera join di RUN Market sebagai tempat terbaik melakukan pengadaan barang, dan tingkatkan performa perusahaan secara signifikan!