vendor adalah

Strategi Pemilihan Vendor dalam Proses Pengadaan untuk Optimalisasi Operasional Perusahaan

Dalam rangka pengadaan barang, baik barang sehari-hari atau bahan baku produksi, perusahaan akan selalu terhubung dengan vendor. Vendor adalah satu pihak yang bertugas menjadi penyedia barang kebutuhan perusahaan, yang kemudian akan melakukan kerjasama dengan ketentuan yang disepakati kedua belah pihak.

Dalam konteks bisnis, keberadaan vendor adalah hal yang krusial. Tanpanya, perusahaan akan kesulitan mendapatkan bahan baku dan barang atau jasa yang diperlukan, sehingga operasional perusahaan dapat terganggu.

Peran penting ini, akan dapat dipahami dengan membaca bagian berikut dari artikel singkat kali ini. Terkait dengan pengertian, tugas dan fungsi, serta tips mendapatkan vendor agar perusahaan tidak dirugikan, bisa Anda simak di bawah ini.

Memahami Apa Itu Vendor

Secara umum, vendor merupakan pihak yang menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam menunjang kegiatan operasionalnya. Vendor sendiri adalah unit usaha yang juga dikelola dan dijalankan layaknya perusahaan pada umumnya. Hanya saja, segmen bisnis dan usaha vendor secara spesifik bergerak pada penyediaan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan lain.

Barang dan jasa yang disediakan beragam, mulai dari bahan mentah, bahan setengah jadi, jasa perawatan atau perakitan, dan sebagainya. Kerjasama dengan vendor sendiri pasti terjadi manakala perusahaan beroperasi. Karena secara umum, perusahaan tidak mungkin dapat memenuhi kebutuhannya sendiri tanpa bantuan pihak lain.

Selanjutnya, Mengenai Tugas dan Fungsi dari Vendor

Fungsi Vendor

Mengacu pada pengertian yang sudah disampaikan di atas tadi, maka fungsi dari vendor adalah memastikan suplai barang dan jasa yang diperlukan perusahaan tersedia, dan terpenuhi sesuai dengan kontrak pembelian yang disepakati.

Selain berfungsi menyediakan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan, vendor juga bertanggungjawab memastikan semua pesanan sesuai dengan standar yang sudah disepakati pada kontrak tertulis. Dengan begini, setiap pihak bisa mendapatkan apa yang dibutuhkan dan saling menguntungkan.

Tanggung Jawab dan Tugas Vendor

Untuk tanggung jawab dan tugas vendor adalah sebagai berikut.

  • Menyediakan barang atau jasa dengan kualitas yang dibutuhkan perusahaan, dan kuantitas yang diperlukan perusahaan di periode kontrak
  • Mengirimkan pesanan tepat waktu sesuai dengan perjanjian yang sudah disepakati
  • Memberikan pelayanan terbaik pada perusahaan yang menjalin kerjasama atau menjadi kliennya
  • Menjual barang atau jasa dengan harga yang bersaing, sehingga berkontribusi dalam membangun ekosistem bisnis yang sehat
  • Menepati semua ketentuan di dalam kontrak yang bersifat mengikat kedua belah pihak

Saat semua tugas dan tanggung jawab vendor dilaksanakan dengan baik, maka kerjasama yang terjalin bisa benar-benar membawa keuntungan kedua belah pihak. Perlu dicermati, bahwa pihak vendor juga wajib menjaga transparansi kualitas barang, sehingga kliennya tidak merasa tertipu saat membeli barang atau jasa dari vendor tersebut.

7 Tips Memilih Vendor agar Perusahaan Tidak Dirugikan

Sebenarnya jika dijabarkan, cara memilih vendor adalah hal yang sangat detail. Mengingat vendor sendiri merupakan entitas bisnis yang bergerak dalam rangka mencari keuntungan, maka pemilihan harus dilakukan secara objektif dengan mempertimbangkan berbagai hal.

1. Memiliki Standar untuk Vendor dan Produknya

Sebagai perusahaan yang sudah matang, tentu bahan baku yang diperlukan sudah memiliki standar jelas. Pastikan Anda selalu berpegang pada standar perusahaan dalam memilih vendor, dan pastikan produk dari vendor tidak berada di bawah standar perusahaan.

2. Reputasi yang Baik

Reputasi tidak bisa dibangun dan didapatkan secara instan. Setiap vendor dengan reputasi yang baik dipastikan memiliki pengalaman dan testimoni yang baik pula dari klien yang pernah bekerjasama dengannya. Maka dari itu, lakukan survey untuk memilih vendor dengan reputasi yang baik.

Apakah artinya vendor rintisan tidak memiliki kesempatan bersaing? Tentu tidak. Vendor rintisan tetap bisa menjadi opsi, selama terdapat kontrak yang jelas dan mengikat perihal setiap elemen dalam urusan procurement yang dilakukan.

3. Pastikan Kualitas Barang dan Jasa

Tidak perlu ragu untuk meminta sampel dari barang dan jasa yang disediakan pihak vendor dalam rangka melakukan penilaian awal. Dapat dipastikan sampel yang dikirim adalah yang terbaik sebagai upaya pemasaran yang dilakukan vendor. Maka perusahaan juga harus cermat, dan melakukan pengukuran yang akurat terkait sample ini.

4. Tidak Hanya Produk, Perhatikan Juga Pengirimannya

Setelah produk yang disediakan dipastikan memenuhi standar kualitas perusahaan, hal selanjutnya yang wajib ditinjau adalah kualitas pengirimannya. Beberapa vendor menawarkan pengiriman yang dilayani langsung, namun beberapa yang lain mengharuskan Anda menggunakan jasa pengiriman dari pihak lain. Apapun caranya, pastikan kualitas pengiriman juga berstandar jelas sehingga barang pesanan dapat sampai tanpa ada kerusakan.

5. Jangan Tergiur Harga Murah

Tidak sedikit perusahaan yang tergiur dengan harga murah tanpa memastikan terlebih dahulu beberapa elemen yang disampaikan di atas.  Ingat, dalam rangka memaksimalkan produksi perusahaan, tidak hanya harga bahan baku murah saja yang diperlukan, namun juga produk dengan standar jelas, sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan.

6. Perjanjian yang Detail, Spesifik, dan Saling Menguntungkan

Dalam urusan pembuatan dokumen perjanjian, pastikan semua detail disebutkan secara gamblang sehingga perusahaan dan vendor bisa memiliki pemahaman bersama. Ketika dilakukan dengan penuh tanggung jawab, idealnya kerjasama procurement dapat menguntungkan dua pihak yang terkait.

7. Kerjasama Jangka Panjang

Pertimbangkan untuk menjalin kerjasama jangka panjang, karena akan memberikan keuntungan dalam urusan proses pengadaan barang. Tidak ada salahnya Anda memiliki beberapa cadangan vendor lain, guna menjadi opsi manakala vendor yang Anda pilih tersebut mengalami masalah atau memerlukan penggantian darurat.

Pemilihan vendor adalah hal yang penting dalam menunjang aktivitas perusahaan. Dengan pemilihan yang tepat, Anda bisa menjamin ketersediaan bahan baku produksi sehingga volume produksi perusahaan bisa tetap dijaga dalam jumlah yang diinginkan.

Tentu saja, urusan mencari vendor adalah spesialisasi dari RUN Market. Platform yang satu ini memungkinkan Anda mendapatkan opsi vendor yang beragam, sehingga Anda bisa memilih sesuai dengan kriteria yang dimiliki. Urusan procurement semakin mudah dan praktis, karena semua data transaksi akan terekam pada bagian dokumentasi yang dimilikinya. Bergabunglah dengan RUN Market sekarang juga, dan optimalkan urusan pemilihan vendor dan procurement dengan teknologi kekinian!

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.