Mengenal Digitalisasi Pengadaan Barang dengan E-Procurement

Digitalisasi sektor bisnis dan usaha terjadi di setiap sektor, menuntut perusahaan yang siap berkompetisi agar mau melakukan adaptasi. Satu hal masif yang berubah kini adalah terkait pengadaan barang. Istilah e-procurement adalah istilah yang awam digunakan saat ini, sehingga sebagai pengusaha Anda wajib memahami konsep tersebut.

Procurement secara umum dipahami sebagai proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan perusahaan, guna menunjang aktivitas produksi dan operasional. Proses ini awalnya dilakukan secara konvensional, dan bertransformasi menjadi digital yang membuatnya semakin praktis dan efisien.

Pengertian E-Procurement adalah

Istilah e-procurement muncul, sebagai bentuk pengadaan barang yang memanfaatkan sistem komunikasi dan informasi terkini dengan bantuan internet.

E-procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan secara elektronik. Proses ini diakomodasi dengan perangkat lunak, situs atau website, dan jaringan internet aktif yang bisa membantu seluruh pihak menjadi saling terhubung. 

Transformasi proses dalam bentuk digital adalah pengadaan, pembelian, permintaan, otorisasi pemesanan, pengiriman dan konfirmasinya, proses pembayaran, hingga retur dan proses lain yang terkait dalam lingkup pengadaan barang.

Prinsip Penggunaan E-Procurement

Karena akan menjadi bagian mendasar dari perusahaan, maka sederet prinsip harus dipahami terlebih dahulu ketika Anda akan menggunakan sistem tersebut. Maka dari itu, sedikit penjelasannya bisa Anda simak di bawah ini.

• Pengiriman barang dan jasa dari dan ke tempat yang tepat
• Pengiriman tepat waktu sesuai kontrak
• Kualitas dan kuantitas selalu sesuai dengan pemesanan perusahaan
• Barang dan jasa yang dibeli merupakan barang asli dan berkualitas sesuai

Lalu Apa Saja Komponen yang Diperlukan dalam Optimalisasi Proses Ini?

Dalam optimalisasi proses e-procurement ini, setidaknya terdapat beberapa komponen yang wajib ada. Berbicara iklim bisnis di Indonesia, sebenarnya hal ini sudah mulai bermunculan. Bahkan pemerintah kini sudah menggunakan sistem pengadaan secara elektronik untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi transaksinya.

Beberapa komponen yang dimaksud antara lain adalah sebagai berikut.

1. Perangkat Keras/Hardware

Komponen utama ini wajib ada dan dimiliki perusahaan. Dengan spesifikasi yang tepat dengan keperluan yang dimiliki, perangkat lain yang kinerjanya bergantung pada perangkat keras juga akan dapat dioptimalkan.

Contoh perangkat keras yang diperlukan adalah komputer, laptop, atau perangkat keras pendukung lainnya.

2. Perangkat Lunak/Software

Setelah perangkat keras dimiliki, selanjutnya adalah perangkat lunak atau software. Mengacu pada sistem bisnis yang digunakan untuk melaksanakan e-procurement, nantinya bisa dipilih antara perangkat lunak untuk kegiatan online atau offline.

Pada banyak perusahaan dan konteks bisnis kekinian, software untuk keperluan online lebih dibutuhkan karena memanfaatkan jaringan internet yang tersedia.

3. Komponen E-Procurement adalah Sumber Daya Manusia

Pada dasarnya e-procurement akan bergantung banyak pada keberadaan perangkat keras dan lunak. Namun untuk operasional dan eksekusinya tetap memerlukan campur tangan dari sumber daya manusia. Setiap bagian dari perusahaan bisa mengenal proses ini, sehingga bisa melaksanakan pengadaan dengan lebih mudah.

Meski sistem e-procurement adalah berbasis program dan otomasi, namun dalam pengaturan dan penyesuaiannya tetap membutuhkan tenaga manusia.

4. Elemen Pengguna Program

Penggunaan e-procurement adalah upaya perusahaan dalam membuat urusan pengadaan barang menjadi lebih praktis dan efektif. Namun tidak dapat dipungkiri, proses ini tetap merupakan proses yang rumit. Setidaknya untuk berjalan optimal, diperlukan dua atau lebih pengguna program tersebut guna melakukan manajemen terhadap pemesanan dan eksekusinya.

5. Dukungan Penuh Perusahaan

Sistem e-procurement akan masuk ke dalam elemen mendasar operasional perusahaan. Ini mengapa, dukungan penuh dari infrastruktur, kebijakan, serta proses bisnis dan tata kelola perusahaan sangat diperlukan.

Perubahan fundamental akan terjadi, adaptasi harus dilakukan demi optimalnya perubahan dan tercapainya tujuan penggunaan e-procurement.

Tujuan dan Manfaat Penggunaan E-Procurement adalah Sebagai Berikut

Masuk pada bagian selanjutnya, mengenai tujuan dan manfaat dari penggunaan e-procurement ini. Secara singkat, berikut poin penting dari dua hal yang disebutkan tadi.

Tujuan

• Identifikasi kebutuhan dengan cepat dan akurat
• Proses persetujuan dari penyedia dan perusahaan berjalan praktis
• Menjaga kontinuitas pengadaan barang ketika kerjasama jangka panjang
• Sarana melakukan pelacakan, penyimpanan data transaksi, dan pengarsipan
• Memudahkan proses pembayaran
• Memudahkan proses penyusunan laporan dan crosscheck
• Evaluasi dengan bahan yang tersedia dan tersusun oleh sistem

Manfaat E-Procurement adalah

Sederet manfaat bisa dinikmati saat sistem e-procurement berjalan dengan baik.

• Menekan biaya operasional pengadaan barang
• Produktivitas yang meningkat
• Transparansi anggaran dan pengadaan yang tinggi
• Meminimalisir human error
• Efisiensi dan efektivitas pengadaan barang
• Meningkatkan akuntabilitas laporan keuangan

Terkait dengan kelebihan dan kekurangan e-procurement sendiri, yang menjadi konsekuensi dasar penggunaannya, sebenarnya sangat jelas. Secara umum penggunaan sistem ini memungkinkan perusahaan Anda melakukan pengadaan barang dengan cara yang lebih mudah, praktis, cepat, dan akurat. Namun di sisi lain, penggunaan sistem ini memang memerlukan waktu set up dan adaptasi yang sesuai.

RUN Market, Platform Kolaborasi E-Procurement Indonesia

RUN Market memahami benar kondisi bisnis di Indonesia, yang semakin hari memerlukan peningkatan efisiensi. Maka dari itu, RUN Market menjadi ruang untuk setiap perusahaan dan penyedia dalam rangka melakukan transaksi yang berkualitas, dan menguntungkan setiap pihak.

Ketersediaan platform e-procurement adalah hal yang tidak dapat ditunda lagi, sebab penggunanya dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi transaksi pengadaan barang dan jasa. RUN Market siap menjadi ruang kolaborasi Anda, dengan menyediakan opsi luas untuk perusahaan dan penyedia yang ingin menjalin kerjasama.