procurement adalah

Memahami Procurement, Prosedur Dasar Operasional Perusahaan

Kegiatan operasional perusahaan dan produksi tidak akan bisa berjalan lancar tanpa adanya suplai barang dan jasa yang diperlukan. Beberapa hal bisa disediakan sendiri oleh perusahaan, namun tidak sedikit pula yang harus didatangkan dari luar perusahaan. Procurement adalah istilah lain yang digunakan untuk proses pengadaan barang, yang perannya cukup signifikan dalam aktivitas perusahaan.

Melihat gambaran singkat di atas, jelas rasanya jika procurement adalah hal yang penting. Tanpa melakukan pengadaan barang, maka aktivitas perusahaan akan terganggu, bahkan proses produksi bisa terhenti sehingga membuat efek domino yang buruk untuk perusahaan Anda.

Maka mari, satu per satu ulas berbagai hal terkait procurement atau pengadaan barang ini, dalam penjelasan berikut.

Definisi Procurement

Procurement adalah tindakan, usaha, dan kegiatan dalam rangka pengadaan barang atau jasa yang diperlukan perusahaan. Barang atau jasa ini diperlukan dalam rangka menunjang kegiatan operasional dan produksi dari perusahaan yang Anda kelola.

Pada konteks lain, procurement merupakan kegiatan perencanaan hingga pembelian barang dan jasa dari sumber eksternal, untuk memenuhi kebutuhan kegiatan perusahaan secara rutin. Hal ini disebabkan perusahaan tidak mampu mengadakan sendiri barang dan jasa yang diperlukan, sehingga keterlibatan pihak penyedia menjadi penting dan signifikan.

Kegiatan ini tentu tidak bisa dilangsungkan begitu saja, sebab harus ada perencanaan dan pengelolaan yang jelas terkait pengadaan barang. Maka dari itu, procurement management adalah hal penting berikutnya yang tidak bisa dikesampingkan. Dalam rangka melakukan pengadaan barang yang efektif, efisien, dan akurat, maka pengelolaannya wajib dilakukan dengan baik oleh pihak perusahaan di setiap tahapan pengadaan barang.

Tahapan Procurement secara Umum

Sebenarnya cukup banyak acuan yang digunakan dalam tahapan procurement ini. Namun demikian secara garis besar, tahapan dan proses pengadaan barang dan jasa untuk perusahaan bisa dijabarkan dalam poin singkat berikut ini.

  1. Pendataan kebutuhan perusahaan, melakukan identifikasi pada barang dan jasa yang diperlukan dalam periode waktu tertentu.
  2. Melakukan otorisasi pembelian, yakni mengajukan rencana pembelian pada pihak manajemen dalam satu dokumen yang jelas dan akurat.
  3. Persetujuan pembelian diberikan, jika dirasa sudah tepat maka pembelian akan disetujui oleh pihak manajemen.
  4. Tender pada penyedia, untuk mendapatkan barang atau jasa yang sesuai kebutuhan, maka akan dilakukan tender pada supplier atau vendor.
  5. Analisis penyedia, setelah didapatkan peserta tender, perusahaan melakukan analisis mendalam pada kualitas layanan dan produk dari penyedia, guna disesuaikan dengan standar perusahaan.
  6. Pengajuan penawaran, beberapa penyedia sudah dipilih, perusahaan mengajukan harga dan insentif tertentu yang dirasa paling sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan.
  7. Negosiasi perusahaan dan penyedia, terjadi ketika ada keinginan untuk bekerjasama namun harga dan insentif yang ditawarkan belum sesuai. Negosiasi dilakukan agar perusahaan dan penyedia mencapai kata sepakat.
  8. Memilih penyedia, setelah didapatkan kesepakatan, maka otomatis perusahaan sudah mendapatkan penyedia yang sesuai.
  9. Pengajuan purchase order, perusahaan membuat dokumen purchase order sebagai bukti pembelian pada penyedia.
  10. Pemeriksaan kualitas dan kuantitas barang dan jasa, saat barang sudah sampai, semua harus dipastikan. Kualitas, kuantitas, ketepatan waktu pengiriman, dan sebagainya.
  11. Pembayaran dan pengajuan invoice, jika semua sudah beres dan sesuai dengan pesanan, maka bagian pengadaan mengingatkan pada finance untuk membayar sejumlah uang sesuai dengan kontrak dan sesuai batas waktu yang sudah tertera.

Semua tahapan ini harus ditunjang dengan staf yang kompeten di bidang pengadaan barang, sehingga seluruh prosesnya bisa berjalan sempurna.

Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Procurement

Sedikit telah disinggung tadi terkait tanggung jawab dan tugas procurement. Secara garis besar, tugas yang dilakukan adalah menjalankan semua tahapan pengadaan barang, dan memastikan semua berjalan dengan baik.

  • Identifikasi kebutuhan barang dan jasa perusahaan.
  • Membuat purchase request yang diajukan ke manajemen.
  • Evaluasi, analisis, dan pemilihan supplier.
  • Melakukan negosiasi harga dan menyusun perjanjian bisnis.
  • Membuat purchase order.
  • Menerima dan melakukan inspeksi barang atau jasa yang datang, memastikan sesuai dengan purchase order yang dibuat.
  • Membuat invoice dan mengatur tahap pembayaran.
  • Mendokumentasikan semua aktivitas yang dilakukan dalam rangka pengadaan barang.
  • Melakukan retur atau komplain pada supplier saat ada ketidaksesuaian, dan membersihkannya.

Kemampuan Dasar Staf Procurement adalah Sebagai Berikut

1. Manajemen Risiko

Jelas setiap staf bagian pengadaan barang harus memiliki kemampuan manajemen risiko yang baik. Kerjasama yang sudah disepakati tidak selamanya berjalan lancar, maka harus ada langkah antisipasi yang disiapkan sehingga dampak dari kesalahan yang mungkin muncul tidak meluas.

2. Menjaga Relasi dengan Penyedia

Relasi yang baik dengan pihak penyedia dapat memberikan berbagai keuntungan. Mulai dari kemudahan melakukan pemesanan ulang, hingga benefit lain yang muncul dari kerjasama jangka panjang.

3. Adapatasi dengan Teknologi

Keberadaan sistem e-procurement adalah tantangan tersendiri yang harus dihadapi oleh staf pengadaan barang. Sistem ini sendiri memungkinkan perusahaan melakukan procurement dengan optimalisasi teknologi informasi, sehingga prosesnya akan berjalan efektif dan sangat efisien.

4. Pengetahuan Finansial

Jelas, pengadaan barang yang dilakukan perusahaan akan banyak terkait dengan urusan finansial. Staf procurement dalam hal ini harus memiliki pemahaman yang baik pada urusan tersebut, sehingga dapat menyusun rencana pembelian dan melakukan negosiasi yang baik dalam pada setiap periode pengadaan barang.

Untuk contoh procurement adalah sebagai berikut. Misalnya sebuah perusahaan sudah mulai kehabisan stok alat tulis kantor. Maka, tugas procurement adalah melakukan pengadaan barang tersebut. Mulai dari mendata kebutuhan setiap bagian atau departemen, dan terus hingga semua tahapan selesai harus dilakukan. Output yang dihasilkan adalah ketersediaan alat tulis kantor yang diperlukan, sehingga operasional berjalan dengan lancar.

RUN Market, Solusi E-Procurement Perusahaan Anda

Karena procurement adalah proses krusial dalam menjamin keberlangsungan operasional perusahaan, maka sudah menjadi hal wajar ketika proses ini dioptimalkan. RUN Market, dalam hal ini, siap menjadi partner pengadaan barang yang diperlukan. Dengan sistem yang kuat dan jelas, perusahaan dapat memiliki lebih banyak opsi penyedia dan secara cepat melakukan seleksi. Tracking pemesanan juga bisa dilakukan, lengkap hingga dokumentasi transaksi yang tersusun sistematis. Urusan pengadaan barang menjadi mudah dan praktis, dengan layanan dari RUN Market. Segera bergabung dan maksimalkan semua fiturnya!

Procurement adalah Prosedur

e-Procurement Platform untuk Solusi Pengadaan Perusahaan Anda

Daftar Gratis ! Jadwalkan Demo

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.