Signifikansi Pengadaan Barang dan Jasa untuk Perusahaan

Memberikan bahan bakar untuk kendaraan bermotor menjadi syarat mutlak agar kendaraan tersebut bisa melaju dan beroperasi. Hal ini serupa ketika Anda memiliki perusahaan. Perbedaannya tentu ‘bahan bakar’ yang digunakan. Perusahaan memerlukan pengadaan barang dan jasa agar aktivitasnya bisa terlaksana, dan menghasilkan output sesuai dengan harapan.

Dalam lingkup sederhana, barang dan jasa diperlukan oleh perusahaan untuk beraktivitas. Mulai dari kegiatan operasional, kegiatan produksi, dan hampir seluruh kegiatan yang dilakukan. Tentu saja, barang dan jasa tidak kemudian diartikan secara sempit, namun secara luas dalam konteks bisnis dan perusahaan.

Tapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan pengadaan barang dan jasa tersebut? Apa fungsinya, dan bagaimana kira-kira contoh pengadaan barang dan jasa dalam konteks bisnis dan aktivitas perusahaan? Anda bisa menemukan ulasan singkatnya di bawah ini.

Memahami Apa Itu Pengadaan Barang dan Jasa

• 

Dalam Bab 1 Ketentuan Umum Pasal 1 Perpres 16 Tahun 2018, disebutkan bahwa pengadaan barang atau jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa oleh kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang dan jasa.

Penjelasan dalam regulasi baku ini kemudian diadaptasi pada konteks bisnis dan perusahaan. Dalam konteks ini, pengadaan barang dan jasa dipahami sebagai usaha, tidakan, dan proses memperoleh barang dan jasa yang secara umum diperlukan untuk menjalankan kegiatan bisnis.

Secara garis besar, pemahaman yang ada pada kedua konteks tersebut serupa. Pengadaan barang dan jasa adalah usaha untuk mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan, dalam rangka mengadakan suatu kegiatan atau proses dalam suatu organisasi, yang dimana barang dan jasa tersebut tidak dapat diperoleh dari internal perusahaan.

Fungsi Pengadaan Barang dan Jasa dalam Bisnis

• 

Dalam konteks paling sederhana, pengadaan barang dan jasa memiliki fungsi serupa dengan nama bagian tersebut, yakni mengadakan barang dan jasa. Namun tahukah Anda jika hal ini tidak dapat dipahami secara singkat?

Proses pengadaan barang dan jasa memiliki fungsi yang sebenarnya lebih luas dan kompleks. Mengapa demikian? Manfaat dan tujuan pengadaan barang dan jasa juga demikian kompleks. Maka untuk memahaminya, berikut beberapa fungsi yang sebenarnya dimiliki dari urusan pengadaan di perusahaan.

1. Memetakan Kebutuhan Perusahaan

Secara detail dan sistematis, pengadaan barang dan jasa akan menjalankan fungsi pemetaan, pendataan, dan analisa pada kebutuhan yang dimiliki perusahaan agar dapat beroperasi. Hal ini juga mempertimbangkan kestabilan anggaran dan kesesuaian dengan keadaan, mengacu pada target yang dimiliki.

2. Prosedur Spesifik Proses

Bagian atau urusan ini juga berfungsi untuk membuat satu model prosedur yang spesifik terkait urusan pengadaan barang maupun jasa secara menyeluruh. Perencanaan, persetujuan ke manajemen, pemilihan penyedia, analisa produk, kontrol proses, hingga prosedur penagihan invoice pada bagian finance.

Setiap perusahaan akan memiliki prosedurnya masing-masing, meski tentu tak akan terlalu jauh berbeda satu sama lainnya.

3. Kontrol Kualitas

Secara langsung, proses tersebut juga akan menjalankan fungsi kontrol pada kualitas barang dan jasa yang akan dibeli. Dengan berbekal standar yang dimiliki perusahaan, staf pengadaan barang dan jasa bisa memiliki batasan jelas terkait kualitas barang dan jasa yang akan diseleksi.

Tanpa bagian ini, perusahaan berpotensi besar mendapatkan suplai barang dan jasa yang dibawah standar. Lebih lanjut hal ini akan menurunkan kualitas kinerja perusahaan.

4. Menjaga Hubungan Baik dengan Penyedia

Transaksi yang dilakukan juga diharapkan tidak terjadi hanya satu kali saja. Baik perusahaan maupun penyedia merupakan satu entitas bisnis, yang pasti memerlukan satu sama lain. Maka dengan demikian, fungsi selanjutnya adalah menjaga hubungan baik dengan penyedia sehingga membuka peluang kerjasama jangka panjang yang saling menguntungkan.

5. Kontrol Persediaan Barang

Proses pengadaan barang dan jasa harus dilakukan dengan cermat, dengan memperhatikan persediaan barang dan kebutuhan jasa secara periodik. Kontrol ini diperlukan agar tidak sampai terjadi kekosongan atau keterlambatan pengadaan, yang bisa menghambat operasional perusahaan.

Contoh Pengadaan Barang dan Jasa untuk Perusahaan

• 

Perusahaan Anda misalnya, bergerak di industri produksi kabel tembaga. Pada satu periode waktu, diperlukan pengadaan barang untuk menunjang produksi, dan pengadaan jasa perawatan mesin pabrik yang sudah jatuh tempo.

• Tahap pertama yang dilakukan adalah bagian pengadaan barang dan jasa harus mendata kebutuhan perusahaan ini secara spesifik. Mengenai bahan baku kabel yang diperlukan, jumlah, standar kualitas bahan baku, hingga proses pengiriman bahan baku yang diperlukan. Selanjutnya pendataan terkait kebutuhan jasa, apakah jasa mesin secara spesifik atau maintenance umum saja, harus jelas dan detail.
• Setelah semua keperluan didapatkan, data ini kemudian diajukan ke pihak manajemen guna mendapatkan peninjauan dan persetujuan. Pada kasus semua pengajuan disetujui, maka proses selanjutnya bisa dilaksanakan.
• Proses tender dilakukan guna mendapatkan opsi penyedia yang bisa memenuhi kebutuhan perusahaan ini. Staf melakukan analisa pada penyedia yang ada di lapangan, kemudian melakukan seleksi pada penyedia yang memenuhi syarat administrasi dan standar produk.
• Permintaan pada sampel produk bisa dilakukan bersamaan dengan pengajuan penawaran dari kedua pihak. Negosiasi terjadi, dan staf Anda harus bisa mengambil keputusan tegas mengenai negosiasi ini yang menguntungkan perusahaan dan penyedia.
• Setelah tercapai kata sepakat, pembelian akan dilakukan dengan membuat kontrak dan purchase order. Detail terkait pemesanan dicantumkan dalam dokumen ini, sehingga penyedia dapat memenuhi barang dan jasa yang diperlukan untuk produksi kabel tembaga dan perawatan mesin pabrik.
• Pengiriman akan dilakukan oleh penyedia dengan monitoring ketat dari perusahaan. Saat sampai di fasilitas pabrik, semua pesanan akan dicek dan ditinjau secara cermat untuk memastikan standar kualitas dan kuantitasnya.
• Tahap akhir setelah pengecekan selesai adalah pengajuan invoice pada bagian keuangan, guna menyelesaikan transaksi dengan penyedia bahan baku kabel tembaga dan jasa perawatan mesin.

Tentu pada prakteknya tidak akan sesederhana apa yang disampaikan dalam ilustrasi ini. Namun sebagai gambaran umum, ilustrasi ini bisa jadi contoh proses yang berjalan.

RUN Market, Platform Pengadaan Barang dan Jasa untuk Segala Jenis Usaha

RUN Market kemudian menjadi solusi urusan pengadaan barang dan jasa secara praktis, efisien, dan akurat. Dengan sistem kuat yang dapat mengakomodir kebutuhan perusahaan dan penawaran dari penyedia, RUN Market akan menyediakan ekosistem bisnis yang transparan serta sehat dalam urusan ini. Perusahaan bisa memperoleh banyak opsi penyedia untuk setiap keperluannya, dan penyedia memiliki kanal yang optimal dalam memasarkan barang atau jasanya. Maka segera bergabung dengan RUN Market, dan tingkatkan efisiensi pengadaan barang dan jasa perusahaan Anda sekarang juga!