Berkas Requisition for Purchase, Penting dalam Procurement

Proses pengadaan barang di suatu perusahaan tidak dapat dilakukan secara instan. Terdapat prosedur yang harus diikuti, sehingga pengadaan yang terjadi dapat sesuai dengan aturan. Pengajuan requisition for purchase menjadi salah satu tahap yang tidak boleh dilewatkan.

Dokumen ini sendiri merupakan dokumen yang berfungsi untuk mengajukan pembelian, atau pengadaan barang, dari suatu departemen atau divisi, yang ditujukan pada manajer terkait. Dokumen ini juga dapat ditujukan ke departemen keuangan, sebagai permintaan atas pengadaan barang.

Nantinya ketika isi dari dokumen ini telah di-review atau disetujui, baru dokumen diteruskan pada bagian pembelian atau purchasing, untuk selanjutnya menerbitkan purchase order.

Baca Juga: 2 Hal Penting dalam Penjadwalan Proses Procurement 

4 Fungsi dari Requisition for Purchase

Requisition for purchase memiliki fungsi yang cukup penting dalam rangka pengelolaan perusahaan, utamanya pada manajemen pengeluaran dari bisnis yang dikelola. Beberapa fungsinya secara lebih mendetail antara lain adalah sebagai berikut.

1. Menghindari Terjadinya Kecurangan

Di dalam perusahaan, ‘kejahatan’ dark purchasing cukup sering terjadi karena minimnya pengawasan dan rantai persetujuan yang ada dalam urusan pembelian atau pengadaan barang. Dokumen ini kemudian berfungsi sebagai salah satu filter untuk menguranginya.

Pembelian yang tidak terverifikasi akan menjadi potensi kecurangan dan fraud di dalam bisnis. Maka dari itu, hal ini harus ditekan agar tidak terjadi dan merugikan perusahaan.

2. Perencanaan yang Lebih Baik

Karena prosesnya yang tidak dapat dilakukan dengan instan, penggunaan berkas requisition for purchase juga membantu perusahaan, atau setiap departemen, melakukan perencanaan pengadaan dengan lebih baik.

Jika diperlukan, perencanaan ini dapat disusun secara periodik sehingga mengurangi risiko terjadinya kekosongan barang yang diperlukan.

3. Kontrol dari Manajer dan Keuangan

Seperti yang diketahui dengan baik, tidak setiap pengajuan pengadaan yang dilakukan merupakan pengadaan yang diperlukan. Terkadang, pengadaan diajukan untuk memenuhi keinginan departemen atau bahkan perseorangan saja.

Karena pengajuan berkas ini kemudian harus mendapat persetujuan dari manajer atau bagian keuangan, maka kontrol pengadaan yang dimiliki akan semakin baik.

4. Kelengkapan dalam Pencatatan

Dengan pengajuan berkas ini, urusan pencatatan pengadaan juga akan berjalan dengan lebih baik. Tidak hanya karena permintaan yang disetujui menjadi terdata, namun juga dapat digunakan sebagai acuan dalam mengecek pengadaan yang dilakukan.

Kesesuaian pengadaan dengan berkas yang disetujui dapat membantu efektivitas pengadaan yang dilakukan oleh perusahaan.

Mengetahui Format Dokumen Ini secara Ideal

Format yang digunakan dalam pembuatan berkas ini sebenarnya cukup fleksibel, selama memasukkan elemen-elemen utama dari informasi yang dibutuhkan. Untuk elemennya sendiri, antara lain adalah sebagai berikut.

• Nomor dokumen
• Nama atau identitas pihak/divisi/departemen/orang yang melakukan pengajuan pembelian
• Nama vendor yang menjadi pihak penjual
• Barang atau jasa yang ingin dibeli atau diadakan
• Perkiraan harga barang atau jasa
• Jumlah total barang atau jasa yang akan dibeli

Untuk formatnya sendiri, secara umum Anda dapat melihat ilustrasi di bawah ini.

Ilustrasi di atas tentu tidak kemudian berlaku secara mutlak untuk seluruh perusahaan. Hanya sebagai gambaran mengenai bagaimana kira-kira bentuk dokumen requisition for purchase yang ideal digunakan, dengan memasukkan setiap elemen penting yang wajib ada di dalamnya.

Mencermati Perbedaannya dengan Purchase Order

Sebenarnya secara mendasar, dua dokumen ini digunakan dalam pencatatan pemesanan atau pembelian barang yang dilakukan perusahaan. Namun terdapat perbedaan yang jelas antara keduanya.

Requisition for purchase merupakan dokumen awal yang dikeluarkan oleh departemen atau divisi, dalam mengajukan pembelian atau pengadaan yang ingin dilakukan. Dokumen ini kemudian masih diajukan dan memerlukan review dari manajer atau bagian keuangan, dan membutuhkan persetujuan dari pihak yang lebih tinggi untuk dilanjutkan prosesnya.

Purchase order, di sisi lain, merupakan dokumen lanjutan dari requisition for purchase yang telah disetujui, dan dilanjutkan pada vendor untuk melakukan pembelian pada vendor atau supplier yang telah dipilih oleh perusahaan.

Artinya, dokumen yang menjadi bahasan utama dalam artikel ini sifatnya adalah dokumen internal, yang akan beredar dan mendapatkan peninjauan serta persetujuan dari pihak terkait di dalam perusahaan yang memiliki posisi lebih tinggi. Purchase order merupakan dokumen yang berkaitan dengan pihak eksternal, dalam hal ini pihak vendor, ketika meminta adanya pengadaan barang atau pembelian yang dilakukan oleh perusahaan.

Jelas, dari elemen yang ada di dalamnya juga akan terdapat perbedaan yang signifikan karena fungsinya juga berbeda. Misalnya, dalam purchase order akan ada elemen PPN, kemudian tanggal transaksi dan jatuh tempo, dan nomor PO, yang tidak ada dalam berkas requisition for purchase.

Baca Juga: Optimalisasi Purchase Order dengan Platform Procurement Kekinian 

Sebenarnya penggunaan dokumen ini sendiri penting untuk administrasi perusahaan. Disamping membuat proses pembelian barang dan jasa semakin rapi, hal ini juga akan banyak membantu urusan pembukuan dan pencatatan perusahaan. Tentu akan lebih baik jika procurement yang dilakukan tersebut menggunakan platform terbaik yang disediakan RUN Market.

RUN Market, Platform Pengadaan Barang Terbaik untuk Bisnis Anda

RUN Market tersedia sebagai ekosistem pengadaan barang yang terbaik untuk bisnis Anda. Dengan proses yang cepat dan efisien, setiap vendor dan supplier yang bergabung dengan RUN Market telah memiliki standar jelas pada urusan pelayanan. Proses requisition for purchase menjadi purchase order, dan eksekusinya akan semakin cepat ketika Anda menggunakan platform yang satu ini. Segera bergabung dengan RUN Market, dan manfaatkan semua benefitnya!