Pengadaan Langsung pada Bisnis, Ini 4 Fungsi Utamanya

Pengadaan barang dapat dilakukan dengan berbagai metode yang tersedia, dan yang pasti disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Kali ini, akan dibahas mengenai salah satu metode yang cukup populer, yakni metode pengadaan langsung di dalam bisnis.

Selain memahami definisinya, Anda juga akan memperoleh penjelasan mengenai fungsi dan tata cara umum yang digunakan dalam metode pengadaan langsung. Setelah membaca artikel ini diharapkan Anda memiliki perspektif yang lebih baik pada metode pengadaan barang dan jasa yang diperlukan, sehingga mendatangkan keuntungan maksimal untuk bisnis yang Anda kelola.

Baca Juga: Kupas Tuntas Tentang Surat Permintaan Barang, Pengusaha Harus Tahu!

Mengenal Metode Pengadaan Langsung

Juga dikenal dengan istilah direct procurement, merupakan jenis pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh sebuah organisasi dalam rangka memenuhi kebutuhan produksinya. Misalnya saja sebagai contoh sederhana, perusahaan manufaktur dalam melakukan pengadaan untuk bahan baku dan komponen yang diperlukan dalam produksinya.

Metode ini sendiri kemudian adalah turunan dari pengadaan barang secara umum, yang kemudian dapat dibagi ke dalam dua kategori besar berdasarkan komoditas yang menjadi objek proses tersebut. Selain direct procurement, ada pula yang disebut dengan indirect procurement.

Perbedaannya adalah pada komoditas yang menjadi tujuan pengadaan. Jika pengadaan langsung dilakukan guna menyuplai bahan baku produksi, maka pengadaan tidak langsung dilakukan untuk menyuplai kebutuhan operasional umum dari perusahaan atau bisnis.

Lalu Apa Fungsinya?

Pada dasarnya, procurement dilakukan dengan fungsi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan bahan baku dan peralatan pendukung lain dalam operasional bisnis. Namun jika dijelaskan secara detail, beberapa fungsi dari pengadaan langsung ini adalah sebagai berikut.

1. Memenuhi Kebutuhan Produksi

Fungsi pertama adalah dalam rangka memenuhi bahan baku dan kebutuhan produksi yang dimiliki perusahaan. Pengadaan ini menjadi krusial sebab tanpanya kegiatan produksi tidak akan berjalan, dan menyebabkan perusahaan tidak memiliki produk untuk dijual.

Secara sistem, pengadaan ini berpengaruh langsung pada keuntungan dan pendapatan perusahaan. Ketika pengadaan ini terhambat, bisa jadi suplai bahan baku tidak dapat diperoleh, dan distribusi produk ke pasar menjadi terganggu.

2. Kerjasama dengan Penyedia

Fungsi kedua adalah menjalin kerjasama dengan penyedia, supplier, atau vendor yang ada di pasar. Seperti yang Anda pahami, bisnis tidak akan bisa berjalan tanpa adanya kerjasama dengan pihak lain. Pembentukan jaringan suplai ini dapat membantu Anda memperoleh jaminan suplai bahan baku yang diperlukan setiap saat.

Meski memang transaksi yang dilakukan tidak selalu menguntungkan untuk kerjasama jangka panjang. Namun setidaknya dengan terus mencoba supplier atau vendor baru, Anda akan memiliki jaringan bisnis yang luas.

3. Pengarsipan Supplier dan Vendor

Seiring berjalannya waktu, Anda akan menjalin kerjasama dengan banyak penyedia. Anda bisa memperoleh data jelas mengenai bagaimana performa yang diberikan oleh setiap penyedia ini, sehingga Anda memiliki acuan untuk melakukan transaksi berikutnya.

Penilaian ini diperlukan untuk mengoptimalkan pengadaan langsung yang dilakukan, dan menyusun daftar antisipasi yang diperlukan untuk menghadapi keadaan tidak terduga. Database yang solid membantu penentuan keputusan pemilihan penyedia lebih cepat, akurat, dan menguntungkan.

4. Masuk dalam Rantai Suplai

Proses pengadaan barang dan jasa menempatkan perusahaan Anda di dalam rantai suplai yang jelas. Ketika rantai suplai ini terjaga dan solid untuk setiap bagiannya, maka Anda akan memperoleh jaminan suplai yang aman setiap saat.

Selain itu kerjasama setiap pihak dapat saling menguatkan bisnis masing-masing, sehingga pengembangan bisnis juga dapat terlaksana sesuai dengan target perusahaan.

Perhatikan Tata Caranya, Lakukan Sesuai dengan Aturan

Tata cara yang digunakan dalam pengadaan langsung sejatinya serupa dengan tata cara pengadaan barang dan jasa pada umumnya. Hanya saja, perbedaan terletak pada komodiitas yang menjadi objek dari pengadaan.

Secara singkat, berikut tata cara yang ideal digunakan.

• Melakukan identifikasi pada bahan baku yang diperlukan perusahaan untuk objek pengadaan langsung. Proses ini idealnya dilakukan oleh staf yang secara khusus ditunjuk, dan memiliki pemahaman pada apa yang dibutuhkan perusahaan.
• Mengajukan purchase request pada perusahaan untuk kemudian diteliti dan ditinjau. Setelah sesuai, data kebutuhan ini kemudian dilanjutkan ke tahap berikutnya.
• Pencarian penyedia yang cocok. Berbekal purchase request yang telah disetujui, kemudian bagian pengadaan mulai melakukan pencarian penyedia yang cocok. Proses ini dapat mengacu pada rekomendasi, data riwayat penyedia, dan proses lainnya.
• Melakukan negosiasi harga. Perusahaan kemudian meminta pada penyedia untuk memberikan penawaran atas kebutuhan yang dimiliki perusahaan. Negosiasi harga akan dilakukan agar perusahaan memperoleh pengadaan yang terbaik.
• Purchase order, setelah harga disepakati, dokumen PO kemudian dibuat. Dokumen ini memuat daftar lengkap barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan dibeli dari penyedia.
• Pemenuhan pesanan dan pengecekan. PO diproses oleh penyedia yang telah ditunjuk, dan melakukan pemenuhan atas kebutuhan tersebut. Perusahaan kemudian harus mengecek kuantitas dan kualitas dari komoditas yang dikirimkan, dan wajib dipastikan semua sesuai dengan pesanan.
• Pengecekan dengan berkas terkait. Menggunakan dokumen seperti purchase order, dokumen pengiriman, dan invoice yang ada, pengecekan kembali dilakukan sebelum pembayaran dilanjutkan.
• Setelah semua selesai di cek, pembayaran dilakukan sesuai dengan waktu dan jumlah total, serta metode yang disepakati sebelumnya.

Dokumentasi semua proses dan berkas yang ada selama proses pengadaan langsung ini.

Baca Juga: Restock dalam Rantai Pasok Perusahaan, Seberapa Penting? 

Tidak dapat dipungkiri, proses pengadaan langsung sifatnya krusial untuk kelangsungan produksi perusahaan. Maka dari itu, hal ini harus dilakukan dengan cermat dan akurat, serta menggunakan platform terbaik yang ada di industri saat ini, yakni RUN Market.

RUN Market, Procurement Platform untuk Semua Bisnis

Terselenggaranya RUN Market sebagai sebuah ekosistem produktif untuk pengadaan barang menjadi solusi untuk banyak pihak. Baik sebagai seller atau buyer, RUN Market dapat membantu mengakomodasi transaksi yang menguntungkan untuk semua pihak. Tentu saja, urusan pengadaan langsung juga dapat difasilitasi dengan baik, sebab proses pengadaan yang dilakukan sudah sesuai regulasi, dan tersedia banyak sekali buyer dan seller potensial untuk bekerjasama. Segera bergabung dengan RUN Market, dan optimalkan semua fiturnya!