2 Hal Penting dalam Penjadwalan Proses Procurement 

Pelaksanaan proses procurement bukan sekedar melakukan pembelian barang saja, namun juga wajib memperhatikan timeline. Yang dimaksud timeline merupakan lini masa dari proses pengadaan barang dari perencanaan hingga purchasing yang akan dilakukan sehingga dapat sinergis dengan jadwal produksi yang dilaksanakan oleh bisnis.

Tapi mengapa hal ini penting?

Pengadaan barang yang efektif, atau proses procurement dilakukan secara berkesinambungan dengan proses produksi dan distribusi. Artinya, pengadaan barang dilakukan tanpa harus menunggu bahan baku benar-benar habis, sehingga dapat mengganggu jadwal produksi perusahaan.

Maka dari itu, penjadwalan dan memastikan semua berjalan sesuai dengan jadwal menjadi hal yang penting. Tidak hanya demi proses produksi yang optimal, namun juga agar terdapat kerjasama yang produktif dan berkelanjutan dengan pihak supplier atau vendor.

Baca Juga: Memahami Penerapan Strategi Bisnis: Perspektif Buyer dan Seller

Melakukan Penjadwalan Proses Procurement

Disampaikan dalam sebuah artikel pada bilder-question.com, bahwa jadwal procurement wajib dikoordinasikan dengan jadwal konstruksi aktual pada project yang dilakukan. Secara praktis, hal ini dapat dipahami bahwa jadwal pengadaan barang wajib selaras dengan jadwal produksi, sehingga perusahaan dapat senantiasa memenuhi permintaan pasar.

Bayangkan saja jika proses ini tertunda beberapa hari karena tidak dijadwalkan dengan baik, proses produksi juga akan tertunda dan membuat perusahaan kesulitan memenuhi permintaan pasar.

1. Penjadwalan yang Tertib dan Eksekusi Disiplin

Seperti yang telah dipahami, proses pengadaan barang dimulai dengan identifikasi kebutuhan perusahaan dan diakhiri dengan pemeriksaan kualitas barang dan jasa yang disediakan oleh supplier saat barang tersebut tiba, sebelum masuk ke fasilitas produksi milik perusahaan.

Penjadwalan harus dilakukan secara tertib dan cermat, dengan memperhitungkan semua aspek. Untuk proses di dalam perusahaan, misalnya mulai dari identifikasi, otorisasi pembelian, persetujuan pembelian, hingga proses tender, semua bisa dipercepat dan dioptimalkan dengan bantuan sistem ERP atau metode procurement yang tersistem.

Baru kemudian Anda dapat meminta estimasi waktu pengiriman pada supplier atau vendor, sehingga waktu kedatangan barang dapat diprediksi. Ingat, jangan sampai membuat penjadwalan ini terlalu ketat, sebab elemen dari luar perusahaan terkadang sulit diprediksi.

2. Pastikan Anda Memiliki Rencana Cadangan

Dalam penyusunan jadwal proses procurement ini, selalu pastikan Anda menggunakan waktu estimasi yang ideal. Artinya, tidak mengandalkan waktu estimasi tercepat, atau justru menggunakan waktu estimasi terlama.

Waktu estimasi tercepat disarankan tidak digunakan sebab sesuatu bisa saja terjadi dan membuat keterlambatan. Jika mengacu pada waktu estimasi ini, risiko penundaan produksi bisa terjadi.

Lalu bukankah penggunaan waktu estimasi paling lambat justru bisa berpotensi mempercepat proses produksi?

Tidak selalu berarti demikian. Terdapat beberapa jenis mesin yang memiliki waktu operasional yang ketat sehingga harus dikelola dengan baik. Ketika mesin terus menerus digunakan, bisa jadi mesin mengalami overheat dan justru menjadi masalah baru.

Maka dari itu, penting untuk selalu memiliki rencana cadangan. Buat jadwal procurement ideal, dan buat pula jadwal procurement cadangan yang dapat menyesuaikan dengan keadaan.

Proses Panjang Procurement suatu Bisnis

Untuk menyegarkan ingatan Anda, berikut sekilas penjelasan mengenai proses procurement ideal yang dilakukan di dalam perusahaan.

• Identifikasi kebutuhan, dilakukan untuk mengetahui apa saja bahan baku dan produk, serta jasa yang diperlukan oleh perusahaan di setiap divisinya
• Otorisasi pembelian, pengajuan pembelian produk dan jasa yang diperlukan pada pihak manajemen untuk dilakukan penyortiran
• Persetujuan, dilakukan oleh pihak manajemen setelah melakukan pengamatan cermat pada permintaan pengadaan barang yang dilakukan. Persetujuan dapat diberikan setelah proses penyortiran, atau bisa juga mengalami revisi sebelum disetujui
• Pembukaan tender, dilakukan untuk memperoleh opsi supplier atau vendor terbaik yang ada, sehingga perusahaan memperoleh keuntungan berupa transaksi berkualitas dengan harga yang tepat
• Analisis supplier dan vendor, proses ini dilakukan untuk mengetahui seluk beluk pihak penyedia yang diperlukan, harga yang ditawarkan, track record, serta reputasi dari penyedia
• Penawaran barang dan jasa, perusahaan akan mengirimkan penawaran harga dan insentif terbaik untuk bahan baku atau produk atau jasa yang disediakan supplier
• Negosiasi, dilakukan untuk mencapai titik sepakat terkait pembayaran, jadwal pengiriman, sertai PIC masing-masing pihak yang bertanggung jawab atas transaksi
• Penetapan penyedia, setelah tender selesai akan diperoleh penyedia yang sesuai dengan kriteria. Pengumuman dilakukan secara terbuka
• Pengajuan purchase order, perusahaan kemudian membuat berkas PO untuk pengajuan pembelian pada supplier
• Pemeriksaan kualitas bahan baku yang dibeli, sebelum dilakukan pembayaran penuh produk yang dipesan akan diperiksa untuk memastikan semua sesuai dengan pesanan dan bisa lekas masuk ke tahap produksi sesuai jadwal

Baca Juga: Mengenal Contoh Surat Penawaran Harga Barang, Klik di Sini! 

Cukup mudah dipahami bukan?

Proses procurement bukanlah hal yang rumit, namun memerlukan kecermatan luar biasa di setiap tahapannya. Jelas, hal ini juga termasuk kecermatan dalam hal penjadwalan, sehingga barang sampai tepat waktu, tidak terlalu lama di gudang, dan bisa lekas masuk proses produksi.

Percepat Urusan Procurement dengan RUN Market

Urusan dan proses procurement dapat dilakukan dengan efektif bersama dengan RUN Market, platform pengadaan barang digital yang solid dan mampu membantu urusan Anda. Dengan RUN Market, urusan pengadaan barang dapat disederhanakan sebab tersedia banyak fitur yang mendukung Anda. Di samping itu, tersedianya supplier dan vendor terbaik akan memudahkan Anda memperoleh opsi untuk memenuhi kebutuhan. Segera gunakan RUN Market, dan maksimalkan semua kemudahan yang ditawarkannya!