prosedur pengadaan barang

9 Tahap Prosedur Pengadaan Barang yang Digunakan

Melakukan proses pengadaan barang dalam rangka menunjang operasional dan kegiatan produksi adalah hal mutlak untuk sebuah perusahaan. Jika dilakukan dengan prosedur pengadaan barang yang tepat, maka proses ini dapat berjalan optimal dan efektif, untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Tapi bagaimana prosedur pengadaan barang yang benar itu? Apakah terdapat standar ideal yang dapat digunakan sebagai acuan?

Anda berada di artikel yang tepat, karena di sini akan dibahas mengenai tahap dan prosedur dalam rangka melakukan pengadaan barang. Tidak harus sama, namun setidaknya Anda memiliki acuan yang digunakan pada bisnis kebanyakan.

Simak tahap demi tahapnya di bawah ini.

Baca Juga: Apa Tujuan Tender? Simak Ulasan Lengkapnya di Sini

1. Pertama, Analisis Kebutuhan

Tahap yang harus dilakukan pertama adalah menganalisis kebutuhan perusahaan, sebagai dasar proses pengadaan yang akan dilakukan. Setiap divisi dan bagian akan mengajukan kebutuhannya setelah melalui proses analisis, kemudian diputuskan barang apa saja yang akan dibeli.

Sebagai catatan, tidak semua barang akan disetujui karena nantinya semua akan di-review menurut urgensinya untuk perusahaan. Hanya barang yang dibutuhkan saja yang akan dibeli.

2. Kedua, Tahap Persetujuan Manajemen

prosedur pengadaan barang
Sumber: freepik.com

Lepas dari tahap pertama tadi, daftar barang akan diajukan ke bagian manajemen. Di tahap ini peninjauan akan dilakukan untuk memastikan daftar pembelian barang sudah sesuai dengan kebutuhan dan dana yang dimiliki.

Persetujuan dari manajemen diterima oleh bagian pengadaan barang, untuk melanjutkan ke proses tender. Idealnya, persetujuan ini ditandai dengan berkas tertulis agar mudah dilacak prosesnya.

3. Ketiga, Tender

Tender adalah tahapan dimana perusahaan melakukan pembukaan proyek pengadaan untuk penyedia. Di sini perusahaan berusaha mendapatkan penawaran paling sesuai dan paling menguntungkan, dari penyedia yang turut serta dalam tender ini.

Tender akan melibatkan beberapa penyedia untuk memberikan penawaran terbaik pada perusahaan, sehingga dapat dijadikan alat pertimbangan.

4. Keempat, Analisis Penyedia

prosedur pengadaan barang
Sumber: freepik.com

Analisis akan dilakukan pada penawaran yang diberikan, dan penyedia yang melakukan penawaran. Pengadaan tidak sekedar urusan berkas, namun juga urusan barang yang riil. Maka perusahaan harus paham benar kapabilitas penyedia dalam memenuhi kewajibannya, sehingga tidak terjadi kesalahan.

Proses ini akan membuat pilihan semakin kecil, karena mempertimbangkan berbagai faktor. Untuk beberapa penyedia yang dianggap penawarannya menarik, maka akan dilanjutkan ke tahap berikutnya.

5. Kelima, Quotation

Tahap ini juga disebut tahap penawaran. Perusahaan akan meminta penyedia yang lolos di tahap empat tadi untuk memberikan penawaran, yang bisa saja berupa penawaran baru untuk menarik minat perusahaan Anda.

Setiap penawaran ini wajib dicermati karena bisa saja berbeda dari apa yang ditawarkan pada proses tender. Hal ini menjadi tugas bagian pengadaan barang.

6. Keenam, Proses Pemilihan Penyedia

prosedur pengadaan barang
Sumber: freepik.com

Negosiasi pada tahap kelima akan terjadi dan perusahaan akan memperoleh hasil terbaik dari negosiasi yang terjadi tersebut. Dengan standar penilaian yang jelas, penyedia akan dipilih dan diputuskan sebagai pemenang dari proyek yang ditawarkan.

Prosedur pengadaan barang keenam ini tidak kalah penting dari lima tahap sebelumnya, karena di sini penyedia secara final akan dipilih guna memenuhi kebutuhan perusahaan.

7. Ketujuh, Membuat Purchase Order, Kontrak, dan Berkas Terkait

Langkah selanjutnya adalah pembuatan purchase order. Berkas ini sifatnya jangka pendek dan akan selesai dalam satu kali transaksi. Dokumen tersebut juga dapat berlaku sebagai kontrak jangka panjang, tergantung kesepakatan kedua pihak.

Berkas ini wajib disetujui kedua pihak sebelum terjadinya eksekusi jual-beli. Setiap pihak juga wajib memeriksa isi dari berkas purchase order atau kontrak ini, sehingga tidak ada yang keluar dari kesepakatan awal.

8. Kedelapan, Penerimaan Barang dan Cek Kualitas

prosedur pengadaan barang
Sumber: freepik.com

Pada tahap kedelapan dalam prosedur pengadaan barang, pemesanan akan diproses dan barang yang dibutuhkan akan dikirim. Setelah datang sesuai jadwal, maka barang akan diperiksa kualitas dan kuantitasnya, dipastikan sama dengan apa yang ada dalam berkas pemesanan.

Jika terdapat ketidaksesuaian, maka perusahaan dapat mengajukan protes dan retur ke penyedia sesuai prosedur pengadaan barang yang disepakati.

9. Tahap Akhir dalam Prosedur Pengadaan Barang, Pembayaran

Setelah semua transaksi dipastikan beres dan sesuai dengan apa yang telah disepakati, maka proses ini masuk dalam tahap akhir. Perusahaan Anda akan menerima invoice dari penyedia untuk melakukan pembayaran atas transaksi pengadaan barang tersebut.

Pembayaran dilakukan pada jadwal yang disetujui, dan dengan metode yang disetujui. Pastikan proses pembayaran juga disertai dengan berkas legal yang jelas, sehingga memudahkan kedua pihak dalam membuat laporan.

Baca Juga: Reverse Auction: Pengertian, Contoh, dan 3 Tips Pentingnya 

Cukup sederhana bukan prosedur pengadaan barang yang harus dilakukan di atas? Meski terbagi ke dalam sembilan tahapan berbeda, namun ketika dieksekusi semua tidak akan terasa sepanjang itu. Tentu saja, proses ini akan berjalan lebih efektif dan mudah jika Anda menggunakan procurement platform yang bersifat digital, seperti yang disediakan oleh RUN Market.

RUN Market, Partner Procurement Perusahaan Anda

RUN Market kemudian melihat peluang ini dan menyediakan platform pengadaan barang yang dapat mengakomodir kebutuhan banyak pihak. Anda sebagai klien dapat menemukan penyedia yang lengkap, dan Anda sebagai penyedia dapat memperoleh kontrak dan proyek yang menguntungkan. Dengan menerapkan prosedur pengadaan barang yang ideal namun menggunakan metode digital yang lebih praktis dan akurat, kebutuhan semua pihak akan dengan mudah diakomodir. Gunakan RUN Market sekarang, dan maksimalkan semua fiturnya!

e-Procurement Platform untuk Solusi Pengadaan Perusahaan Anda

Daftar Gratis ! Jadwalkan Demo

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.