5 Tips Memilih Procurement Software yang Tepat
Setiap perusahaan bisnis pasti melakukan pengadaan untuk memenuhi kebutuhan produksi. Pengadaannya dapat berbentuk barang atau jasa. Untuk barang jenisnya ada dua yaitu hardware dan software. Jika pengadaannya adalah software sering disebut sebagai procurement software.
Procurement software menjadi penting karena ia adalah solusi untuk mengontrol dan mengelola transaksi secara efisien dan efektif. Perusahaan pun dapat mengatur permintaan pembelian dan mengkomparasikan penawaran antar vendor. Bahkan mampu meminimalisir risiko terjadinya tindakan penipuan.
Untuk mengenal lebih jauh tentang procurement software, artikel ini akan mengupasnya hingga tuntas. Mulai dari pengertian, manfaat, hingga tips memilihnya. Simak selengkapnya di RUN Market.
Apa Itu Procurement Software
Seperti yang telah dijelaskan di atas bahwa procurement software adalah proses pengadaan software. Ada beberapa tahap dalam proses pengadaan tersebut mulai dari identifikasi kebutuhan software, pencarian vendor, membandingkan harga software serta biaya pemeliharaannya.
Dalam mengelola segala prosesnya maka dibutuhkan kecermatan dan ketelitian sehingga hasilnya benar-benar mampu memenuhi kebutuhan perusahaan.
Manfaat Procurement Software
Ada beberapa manfaat yang perlu perusahaan ketahui tentang software procurement yaitu:
1. Mengelola Proses Pengadaan
Kehadiran software procurement akan membuat segala kinerja bisnis menjadi lebih mudah dan cepat. Sebab, software tersebut mampu melakukan kontrol terhadap pembelian, pengajuan permohonan, hingga transaksi.
Dengan demikian, segala proses tersebut mampu meningkatkan efisiensi proses pembelian.
2. Meningkatkan Transparansi Pengadaan
Manfaat kedua adalah jika pengadaan dilakukan secara online, akan menghemat waktu yang banyak. Bahkan, dengan sistem online, transparansi pengadaan justru lebih jelas dan adil.
Baca Juga: Procurement Dashboard 101: Cara Mudah Mengawasi Pengadaan
Dari sistem tersebut, aplikasi mampu memantau dan mengecek seluruh proses pembelian sehingga akuntabilitas dan transparansi perusahaan dapat terjamin.
3. Melakukan Analisis Data
Adanya aplikasi pengadaan memang benar-benar menguntungkan bagi perusahaan. Sebab, aplikasi tersebut dapat berfungsi untuk collect dan analyze data pembelian secara keseluruhan.
Maka dari itu, perusahaan bisa menentukan keputusan yang lebih tepat dan lebih efisien dalam proses transaksi pembelian.
4. Memantau Vendor atau Supplier
Manfaat keempat adalah software procurement mampu mengecek sekaligus memantau kinerja vendor atau supplier dengan mudah. Hal ini penting agar mereka mampu memenuhi kualitas produk yang sesuai standar kebutuhan perusahaan.
Jika vendor atau supplier mampu melakukan hal tersebut, mudah bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi transaksi pembelian.
5. Mengurangi Risiko Penipuan
Manfaat terakhir yang perlu perusahaan ketahui dari procurement software adalah mampu mengurangi risiko fraud atau penipuan. Hal ini disebabkan kontrol terhadap pembelian sangat ketat.
Selain itu, pengelolaannya pun benar-benar sesuai prosedur sehingga jelas mampu mengurangi risiko penipuan dalam proses transaksi pembelian.
Tips Memilih Procurement Software
Setidaknya ada lima tips atau langkah bagi perusahaan tentang bagaimana caranya memilih procurement software yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1. Ketahui Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan tentu punya kapasitas untuk menentukan mana software pengadaan yang terbaik. Namun, sebelum memberi keputusan maka perusahaan perlu mengetahui kebutuhannya. Sebab, kebutuhannya bisa berbeda-beda untuk setiap perusahaan.
2. Perbandingan Fitur
Tips yang kedua adalah lakukan perbandingan fitur antara yang perusahaan software satu dengan lainnya. Di RUN Market, perusahaan akan mendapatkan vendor management, e-procurement hingga e-purchasing. Semuanya lengkap dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Cek Vendor dan Testimoni Konsumen
Ada banyak cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan sebelum menentukan keputusan. Perusahaan bisa mengecek riwayat pekerjaan vendor apakah selalu selesai dikerjakan. Pun jika selesai, apakah sesuai standar perusahaan. Ini yang perlu diteliti dengan hati-hati.
Maka dari itu, cara termudah untuk mengeceknya adalah membaca atau mendengar testimoni konsumen. Dari situlah, perusahaan dapat menimbang sebelum akhirnya mengambil keputusan.
4. Pastikan Jenis dan Harga
Satu hal yang tidak boleh terlewatkan ketika memilih procurement software adalah mengetahui jenis lisensi dan harganya. Sebab, perusahaan tidak mau membeli ‘kucing dalam ‘karung’.
Jika sudah mengetahui, langkah selanjutnya adalah pastikan harganya sesuai dengan penawaran. Apabila sudah sesuai maka langkah berikutnya adalah melakukan uji coba.
5. Lakukan Uji Coba Software
Tips terakhir adalah perusahaan perlu melakukan uji coba terhadap software tersebut. Apakah benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak. Jika benar-benar sesuai, langkah selanjutnya adalah transaksi pembelian.
Baca Juga: 9 Tahap Prosedur Pengadaan Barang yang Digunakan
Saat ini, procurement software bukan lagi sekadar keinginan melainkan menjadi kebutuhan perusahaan. Maka dari itu, agar prosesnya tepat dan berjalan sesuai rencana, optimalkan dan digitalisasi proses pengadaan melalui platform RUN Market.
Di RUN Market, perusahaan bisa memaksimalkan fitur Vendor Management, E-purchasing, E-Procurement, hingga Invoice Management. Bersama RUN Market, satu platform yang sanggup memenuhi kebutuhan perusahaan.
