Procurement Dashboard 101: Cara Mudah Mengawasi Pengadaan

Dashboard, dalam konteks umum, merupakan platform atau bagian yang menyediakan informasi umum terkait sebuah sistem, dan dapat memberikan gambaran umum mengenai proses kerja yang terjadi. Procurement dashboard kemudian menjadi bagian yang penting dalam sebuah sistem pengadaan barang, sebab tanpanya monitoring dan koordinasi akan banyak mengalami gangguan.

Namun apa yang sebenarnya dimaksud dengan procurement dashboard itu?

Secara umum mungkin Anda dapat memahami hal ini sebagai sebuah tampilan, platform, atau gambaran yang menyajikan informasi general mengenai proses pengadaan yang berjalan. Namun apakah hanya sebatas itu saja?

Baca Juga: 3 Manfaat dan Prosedur Request For Quotation dalam Bisnis

Mengenal Apa Itu Procurement Dashboard

Proses pengadaan barang merupakan proses panjang yang melibatkan banyak proses kecil lain dan data-data terkait banyak pihak. Untuk melakukan monitoring, diperlukan sebuah tampilan ringkas yang dapat disajikan untuk perusahaan, agar dapat dikontrol dengan baik untuk setiap prosesnya.

Penggunaan perangkat atau software pengadaan barang di era kekinian banyak memberikan bantuan pada urusan monitoring, sebab perangkat lunak tersebut juga menyediakan dashboard dengan berbagai tampilan yang menyajikan berbagai informasi penting terkait proses pengadaan barang ini.

Informasi penting yang perlu terus diawasi akan tersaji dengan jelas, dengan breakdown pada rincian data yang dapat diperoleh dengan mudah oleh pengguna dashboard ini. Pada dasarnya, informasi yang ada pada dashboard merupakan informasi umum terkait proses pengadaan barang, hal penting di dalamnya, dan status berbagai proses yang berlangsung secara aktual.

Apa Manfaat Keberadaan Dashboard Ini?

Manfaat utama dari dashboard ini jelas adalah untuk memberikan gambaran umum mengenai berbagai poin penting yang kemudian dapat diatur sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Dengan demikian proses pengawasan dapat berlangsung akurat, dan pengambilan keputusan bisa terjadi dengan dasar pertimbangan yang lebih baik.

Kustomisasi pada procurement dashboard ini dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan, sesuai dengan bidang apa yang ingin disajikan pada tampilan utama. Mulai dari total biaya yang diperlukan, status pengiriman, performa penyedia, kualitas proses pengadaan, hingga data rinci terkait penyedia yang bekerjasama dalam proses yang berjalan ini.

Jelas, manfaatnya yang bersifat mendasar ini menjadi hal utama yang dipertimbangkan ketika sebuah perusahaan ingin menggunakan sistem atau software pengadaan barang di perusahaannya.

Gambaran Cara Kerja dari Procurement Dashboard

Penggunaan software pengadaan barang dalam sistem perusahaan dapat memberikan dampak yang besar, terlebih jika Anda memahami cara kerja dari perangkat ini. Pengelolaan akan dilakukan dengan baik dan setiap pihak yang berkepentingan dapat berkolaborasi untuk menyelesaikan tugasnya.

Cara kerja dari dashboard yang dimaksud ini sebenarnya cukup sederhana, selama sistem yang digunakan benar-benar solid dan handal.

Proses yang berjalan dalam pengadaan barang dan jasa atau procurement tentu tidak sedikit. Mulai dari pendataan penyedia, proses tender, kemudian urusan pemberkasan, pengelolaan bagian gudang, monitoring contoh barang, pengecekan barang yang sampai, pengawasan pada proses distribusi, hingga pada penyelesaian proses yang berjalan dengan pihak penyedia.

Sistem procurement yang handal akan dapat mengelola semua proses ini dalam satu platform besar yang terintegrasi, sehingga prosesnya dapat dilihat secara detail satu per satu. Dashboard yang tersedia akan terhubung dan terintegrasi di setiap pos dan proses ini, sehingga dapat menyajikan informasi detail sesuai dengan kebutuhan.

Pada dasarnya, apa yang terjadi di setiap proses pengadaan barang akan ter-update secara otomatis dalam sistem pengadaan. Informasi terbaru ini kemudian disajikan di bagian dashboard, sehingga perusahaan dapat melihat secara keseluruhan dan satu per satu setiap proses tersebut.

Cukup mudah dipahami bukan?

Cara Membuat Procurement Dashboard dalam Sistem

Sebenarnya setiap sistem atau software procurement akan memberikan tutorialnya masing-masing dalam membuat dashboard yang diperlukan perusahaan. Hal ini karena dashboard yang dibuat benar-benar akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga pengaturan dan kustomisasinya akan dilakukan oleh perusahaan Anda.

Akan disediakan beberapa template yang dapat digunakan atau dimodifikasi, namun pada akhirnya template ini hanya menjadi format ideal yang dapat diubah sesuai kebutuhan.

Secara garis besar, berikut cara pembuatan dashboard yang umum digunakan.

• Pertama, pilih proses yang akan ditampilkan pada dashboard atau topik utama di dashboard yang digunakan. Misalnya, urusan pengiriman barang dari penyedia.
• Kedua, masukkan variabel apa saja yang ingin ditampilkan dalam dashboard ini. Dalam konteks distribusi, beberapa variabel yang biasanya ditampilkan adalah defect rate pengiriman, kemudian tingkat pengiriman tepat waktu, ketersediaan armada dan layanan distribusi, perkiraan waktu tiba atau lead time, overview dari setiap variabel dari waktu ke waktu, dan tampilan performanya selama bekerjasama dengan perusahaan.
• Ketiga, setelah variabel dipilih, Anda dapat menyesuaikan letak setiap poin ini di layar atau display dari dashboard tersebut.
• Keempat, sistem akan mengintegrasikan variabel yang ingin ditampilkan dengan sistem pengadaan yang digunakan perusahaan, termasuk semua pihak yang terlibat dalam proses ini.
• Kelima, dashboard telah selesai dikustomisasi, dan siap digunakan untuk menampilkan semua data yang ingin dilihat tadi.

Baca Juga: Inilah Arti dari Metode Dua Sampul yang Harus Anda Pahami 

Ingat, setiap software procurement memiliki caranya sendiri untuk dikustomisasi, dan menawarkan berbagai kelebihan. Maka untuk memilih sistem yang tepat, Anda wajib mempertimbangkan segala aspek yang ada. RUN Market kemudian hadir menjadi opsi menarik untuk Anda yang ingin memiliki dashboard lengkap, tampilan menarik, dan akurat.

RUN Market, Procurement Platform Solid dari RUN

Mengatasi semua kebutuhan pengadaan barang yang dimiliki perusahaan Anda, RUN Market juga menjadi salah satu platform pengadaan yang dapat memberikan tampilan procurement platform yang lengkap dan akurat. Pengaturan yang mudah dapat dilakukan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga dashboard yang dimiliki akan benar-benar komprehensif dan relevan. Segera bergabung dengan RUN Market sekarang, dan manfaatkan semua fitur yang disediakannya!