7 Tahapan Procure to Pay dan Tantangannya
Dalam kegiatan pengadaan atau pembelian barang, tentu akan ada proses transaksi yang terjadi. Terlebih pada transaksi business to business atau B2B, sebuah istilah procure to pay kemudian hadir sebagai salah satu proses yang idealnya terjadi.
Tapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan procure to pay itu sendiri? Apakah yang membuatnya digunakan dalam bisnis B2B, dan bagaimana agar proses ini menjadi sebuah proses yang optimal?
Untuk menemukan jawabannya, Anda dapat mengulik setiap poin berikut ini.
Baca Juga: Inilah Arti dari Metode Dua Sampul yang Harus Anda Pahami
Memahami Apa Itu Procure to Pay
Secara umum procure to pay dapat dipahami sebagai sebuah proses pembelian hingga proses pembayaran yang umum terjadi dalam sebuah kegiatan usaha, khususnya pada transaksi B2B. transaksi seperti ini umumnya melibatkan pembelian dan pembayaran dalam jumlah besar, sehingga proses ini dapat terjadi.
Lebih jauh, istilah ini dapat mengacu pada proses permintaan supply atau persediaan, pembelian, penerimaan, pembayaran, dan pencatatan akuntansi atas suatu barang dan jasa yang diperlukan sebuah usaha.
Keseluruhan proses ini akan melibatkan beberapa berkas dan formulir, mulai dari persetujuan pembelian, purchase order, laporan penerimaan barang atau jasa, serta invoice dari supplier.
Setidaknya Terdapat 7 Tahapan yang Terjadi
Siklus atau proses ini kemudian melibatkan setidaknya tujuh tahapan berbeda. Mulai dari proses identifikasi kebutuhan perusahaan, hingga pada tahap terakhir pada account payable. Untuk penjelasan masing-masing tahapannya berikut dalam poin singkat.
1. Pencatatan Kebutuhan Perusahaan
Perusahaan senantiasa membutuhkan barang dan jasa untuk menunjang operasional dan kegiatannya. Barang dan jasa ini perlu didata terlebih dahulu oleh tim pengadaan untuk sehingga pembelian yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Nantinya, kebutuhan yang telah terverifikasi ini akan diteruskan untuk memeriksa ketersediaan barang di supplier atau vendor.
2. Memilih Supplier yang Tepat
Tahap kedua dilakukan dengan pemilihan supplier yang sudah pernah diajak bekerjasama atau yang baru akan menjalin kerjasama. Perlu diingat, pemilihan supplier ini harus dilakukan dengan cermat, teliti, dan sesuai kriteria yang ditentukan perusahaan, sehingga kualitas barang atau jasa tetap terjaga.
Akan lebih baik jika Anda memiliki hubungan baik dengan supplier atau vendor, sehingga transaksi yang dilakukan akan semakin menguntungkan.
3. Mengajukan Permohonan Pembelian
Tahap ketiga dilakukan dengan mengajukan permohonan secara resmi untuk membeli barang atau jasa yang sudah didata, kepada supplier yang telah dipilih oleh perusahaan. Permohonan ini diajukan ke kepala departemen atau bagian yang berwenang.
Nantinya seluruh permintaan akan ditinjau kembali untuk memastikan semua sudah sesuai dengan kebutuhan.
4. Penerbitan Purchase Order
Permohonan yang diajukan kemudian akan mendapat persetujuan jika telah sesuai, dan tim pengadaan akan mengirimkan purchase order pada supplier yang sudah dipilih. Dokumen ini adalah dokumen pemesanan yang memuat spesifikasi pesanan perusahaan Anda.
Data yang ada di dalamnya meliputi jenis barang atau jasa, jumlah, harga per unit, harga total, tanggal pemesanan, dan beberapa elemen lain.
5. Penerimaan Barang atau Jasa Pesanan
Procure to pay berlanjut dengan proses penerimaan barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan purchase order yang diterbitkan. Perusahaan harus melakukan pengecekan dengan cermat pada produk yang datang, dan dipastikan semua sesuai dengan spesifikasi yang ada di dalam berkas PO.
Jika semua sudah dipastikan maka buat tanda terima yang memuat spesifikasi barang atau jasa yang sudah diterima.
6. Rekonsiliasi Invoice
Barang telah diterima dan diverifikasi kesesuaiannya dengan PO. Selanjutnya giliran pihak supplier untuk mengirimkan tagihan atas pengiriman yang telah dilakukan. Ketika invoice diterima maka perusahaan perlu melakukan verifikasi dokumen dan mencocokannya dengan lembar PO yang diterbitkan.
Semua wajib dipastikan sesuai, sebelum melangkah pada proses terakhir, account payable.
7. Terakhir, Account Payable
Pada proses terakhir dari procure to pay, invoice yang masuk dari supplier kemudian akan disetujui oleh perusahaan dan diserahkan pada tim keuangan untuk diproses. Prosesnya cukup sederhana, dicatat sebagai utang dagang, dan ditindaklanjuti sebagai pembayaran pada supplier di waktu yang telah ditentukan.
Bukan Tanpa Masalah, Ini Beberapa Tantangan yang Harus Dihadapi
Beberapa tantangan masih harus dihadapi oleh perusahaan yang melaksanakan proses procure to pay ini.
Tidak Efisiennya Proses
Untuk perusahaan yang belum menggunakan sistem procurement elektronik atau digital, tak jarang proses yang berjalan menjadi cukup rumit. Banyak bagian yang turut terlibat dalam proses ini, dan jika tidak diseragamkan prosesnya akan menjadi masalah baru dalam proses pengadaan.
Proses procurement akan berjalan kurang efektif sehingga menghambat kelancaran pembelian barang, dan menurunkan efisiensi yang terjadi.
Transparansi Proses dan Berkas
Sistem yang dijalankan menjadi terpisah dan membuat akses informasi yang digunakan menjadi rancu. Hal ini juga menjadi tantangan berikutnya, karena idealnya proses pengadaan dan pembelian ini berjalan transparan sehingga dapat diawasi oleh setiap pihak yang terlibat.
Proses yang tidak transparan membuat Anda sulit untuk menentukan langkah strategis, sebab evaluasi yang dilakukan juga akan sulit terjadi dengan akurat. Maka dari itu, sangat direkomendasikan menggunakan sebuah sistem terpadu, yang dapat mengakomodir kebutuhan kolaborasi setiap pihak dalam pengadaan barang dan jasa.
Miskomunikasi dan Salah Informasi Kontrak
Bukan tidak mungkin karena pengelolaan transaksi yang tidak terpadu, bagian pengadaan dan bagian keuangan salah dalam memproses kontrak. Kemungkinan lain juga terjadi penyelewengan karena kontrak yang disepakati bisa dengan mudah diubah, demi keuntungan sepihak.
Lalu apa solusinya agar tantangan ini dapat diatasi dengan baik?
Baca Juga: 5 Manfaat E-Katalog bagi Perusahaan dan Konsumen
Penggunaan sistem pengadaan digital untuk proses procure to pay wajib untuk digunakan, bagi perusahaan yang ingin terus mengikuti perkembangan jaman. Dengan menggunakan sistem digital ini, perusahaan Anda dapat melakukan pengadaan dengan efektif, akurat, dan kolaboratif, sehingga setiap prosesnya berjalan sesuai dengan kebutuhan dan standar bisnis.
RUN Market, Solusi Terbaik untuk Procure to Pay Anda
Untuk urusan procure to pay Anda dapat menggunakan platform RUN Market. RUN Menyediakan ekosistem bisnis terbaik yang bisa Anda dapatkan, untuk terhubung dengan vendor dan supplier yang berkualitas. Tentu saja, semua proses dapat dilakukan secara kolaboratif, dan menggunakan satu sistem yang sama, sehingga pengawasan dapat berlangsung lebih efisien. Segera bergabung dengan RUN Market sekarang, dan optimalkan semua fiturnya!
