Memahami Apa Itu Procurement dan 5 Risiko Permasalahannya
Memahami apa itu procurement jelas merupakan hal mendasar untuk pebisnis, agar dapat menjaga suplai bahan baku dan barang serta jasa yang diperlukannya untuk menunjang kegiatan operasional. Bersamaan dengan hal tersebut, memiliki pengetahuan mengenai masalah yang sering muncul dalam proses ini juga tak kalah penting, sehingga perusahaan memiliki langkah strategis untuk menyiasatinya.
Lalu apa yang dimaksud dengan procurement itu sendiri?
Secara mendasar, procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan, untuk mendukung kegiatan yang dilakukannya. Baik dari segi produksi atau dari segi operasional rutin, perusahaan senantiasa membutuhkan berbagai barang dan jasa, sehingga apa yang dilakukannya dapat berjalan optimal.
Meski terdengar sebagai proses yang sederhana, beberapa masalah cukup sering muncul terkait proses pengadaan ini.
Untuk memahami risiko dan mempersiapkan langkah strategis menghadapinya, Anda bisa simak penjelasan di bawah ini.
Baca Juga: 10 Manfaat Sistem Konsinyasi yang Perlu Anda Tahu
1. Pertama, Terkait dengan Human Error
Selama terdapat elemen manusia di dalam transaksi dan proses procurement yang berjalan, maka potensi terjadinya kesalahan dari manusia tersebut selalu ada. Tanpa mengecilkan peran besar dari staf dan tenaga ahli di bidang procurement, namun human error tetap menjadi salah satu masalah yang terus dihadapi.
Tentu hal ini akan cukup mengganggu ketika kesalahan terjadi dan membuat perusahaan mengalami kerugian besar akibat kesalahan tersebut. Namun hal ini dapat disiasati dengan banyak cara. Dua diantaranya adalah pelatihan disiplin pada staf, dan kolaborasi dengan perangkat procurement digital yang memiliki fitur lengkap.
Ketika dua elemen ini, staf yang handal dan platform atau perangkat pengadaan yang solid, bersatu, maka risiko masalah di poin pertama ini akan dapat ditekan hingga titik minimal.
2. Kedua, Masalah Transparansi Data
Transparansi data, baik dari pihak seller atau buyer, menjadi hal yang wajib dilakukan. Misalnya, terkait dengan jumlah barang yang dapat disediakan, harga satuan yang diberikan, kualitas barang yang dijual, hingga pada estimasi pengiriman dan tiba barang atau jasa yang dipesan.
Ketika terjadi masalah transparansi, misalnya satu pihak terkesan menutupi hal di atas, maka bisa jadi terjadi kesalahan pada faktur atau permasalahan pada kesesuaian pesanan yang datang dengan pesanan yang telah disetujui sebelumnya.
Hal ini dapat merugikan kedua belah pihak, karena transaksi akan menjadi lebih panjang dan proses pembayaran tertunda. Untuk memastikan semua sesuai dengan pesanan, maka komitmen bersama harus dilakukan, lengkap dengan kesepakatan jika terjadi pelanggaran atau kesalahan dari kedua belah pihak.
3. Ketiga, Kendala Pada Persetujuan Invoice dan Pembayaran
Klasik, namun tetap menjadi permasalahan yang cukup sering muncul pada procurement yang dilakukan di berbagai sektor industri. Masalah pada persetujuan invoice dan pembayaran transaksi masih cukup sering terjadi dan hal ini jelas menghambat kelancaran transaksi yang dilakukan.
Masalah bisa terkait pada administrasi buyer yang memang berbelit-belit, proses pengurusan yang tidak efektif, atau masalah lain yang disebabkan keterlambatan, hari libur, dan sebagainya. Jelas, untuk mengatasi hal ini, perencanaan yang cermat pada proses pengadaan harus dilakukan.
Tidak hanya pada objek yang menjadi sasaran pengadaan, namun perencanaan dan penjadwalan terkait pembayaran dari sisi buyer. Idealnya setelah barang sampai, diterima, dan dipastikan sesuai dengan pesanan, invoice segera dapat diproses sehingga pembayaran dapat dilakukan sesuai jadwal atau rencana awal.
4. Penggunaan Dokumen Fisik yang Konvensional
Sebenarnya penggunaan dokumen fisik sendiri bukan berarti sebuah kesalahan, namun bentuk kurang efisiennya proses administrasi yang terjadi. Kini dengan kemajuan teknologi, hampir semua berkas dapat didigitalkan, sehingga proses administrasi menjadi lebih efektif.
Penggunaan berkas digital ini juga sudah mendapatkan validasi dari lembaga legal yang terkait dalam transaksi bisnis, sehingga dokumennya berlaku secara sah sebagai bagian dari transaksi yang terjadi antara perusahaan Anda dengan pihak lain.
Di waktu yang sama, penggunaan dokumen digital dapat membantu banyak mengurangi kesalahan yang terjadi akibat human error, karena template yang tersedia cukup lengkap sehingga mengakomodir banyak kebutuhan berkas.
5. Biaya yang Dikeluarkan pada Proses Konvensional Cukup Besar
Memahami apa itu procurement merupakan hal yang penting, dan paham bahwa proses digital dalam hal ini dapat meningkatkan efisiensinya, juga menjadi hal yang sama pentingnya. Masalah yang sering muncul pada kegiatan pengadaan barang adalah besarnya biaya yang dikeluarkan untuk seluruh proses yang terjadi.
Hal ini tidak bisa dihindarkan ketika procurement konvensional dibandingkan dengan model pengadaan barang digital, yang lebih cepat, akurat, efisien, dan optimal. Banyak pos yang sebelumnya membutuhkan biaya besar, dan sering menjadi pos pemborosan, bisa dikurangi, sehingga proses pengadaan barang berjalan lebih optimal.
Baca Juga: 5 Manfaat E-Katalog bagi Perusahaan dan Konsumen
Pada dasarnya, memahami apa itu procurement menjadi hal wajib untuk setiap pebisnis. Dengan mengetahui kelima poin di atas, kini Anda bisa menyiapkan serangkaian langkah strategis untuk mencegah dan mengurangi risiko terjadinya masalah tersebut. Jelas, menggunakan platform pengadaan barang digital menjadi hal yang utama, seperti platform dari RUN Market.
RUN Market, Solusi Optimalnya Procurement yang Anda Lakukan
Tidak dapat dipungkiri jika keberadaan RUN Market merupakan salah satu terobosan besar dalam urusan pengadaan barang, sebab semua proses pengadaan barang bisa dilakukan secara digital. Dengan kemudahan ini, pebisnis, baik dari sisi seller atau buyer, akan mendapatkan proses procurement yang menguntungkan. Sedikit penjelasan mengenai apa itu procurement, risiko masalah yang muncul, dan cara mengatasinya. Semoga berguna!
