6 Manfaat Pengadaan Online dan Cara Kerjanya

Berkat kemajuan teknologi saat ini, kebutuhan perusahaan atas barang dan jasa dalam operasionalnya dapat dipenuhi dengan lebih cepat dan akurat. Hal ini bisa terjadi dengan memanfaatkan sistem pengadaan online, yang belakangan makin populer dilakukan.

Pengadaan online, atau biasa disebut dengan istilah e-procurement ini, merupakan sistem pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh pihak yang berkepentingan, dapat berupa perusahaan atau badan milik pemerintah, yang dilaksanakan dengan memanfaatkan sistem terintegrasi yang solid.

Nantinya, banyak proses akan dibantu dengan sistem dan fitur yang tersedia di sebuah platform, sehingga masing-masing pihak yang terlibat dapat melaksanakan kegiatan pengadaan dengan optimal.

Baca Juga: 5 Manfaat dan Tren Platform Procurement bagi 3 Jenis Pengguna

Menyimak 6 Manfaat dari Pengadaan Online

Beberapa manfaat bisa didapatkan ketika perusahaan menggunakan sistem pengadaan online ini. Beberapa dijelaskan dalam poin singkat berikut ini.

1. Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan

Untuk Anda yang sudah bergelut lama di dunia bisnis, Anda paham benar biaya pengadaan tidak sekedar terletak pada nilai barang atau jasa saja, namun proses dalam memperolehnya. Semua biaya pada proses ini dapat diefisienkan dengan pengadaan online yang mengandalkan sistem teknologi dan informasi yang canggih. Setidaknya, kebutuhan konvensional seperti berkas, perangko, amplop, dan biaya pengiriman dokumen dapat ‘dihilangkan’.

2. Transparansi Pengeluaran

Pengadaan secara online juga dapat membantu perusahaan Anda memiliki pengeluaran yang lebih transparan. Hal ini karena dalam prosesnya, semua biaya akan tampak dan terlihat dengan jelas, sehingga kredibilitas perusahaan dapat dipertanggungjawabkan pada setiap tahapan pengadaan. Selain lebih sehat untuk sisi finansial perusahaan, publik dan pihak berkepentingan juga dapat menilai hal ini.

3. Meningkatkan Produktivitas

Pada dasarnya semua proses dan sistem online yang tersedia untuk perusahaan memiliki manfaat ini, sedikit atau banyak. Produktivitas dalam bidang pengadaan dapat ditingkatkan, sebab proses pemesanan, tender, presentasi, pemilihan produk, seleksi akhir, hingga pada monitoring pengiriman pesanan, dapat dikelola pada satu dashboard yang terpadu. Dengan begini tidak akan ada misinformasi pada proses yang berjalan.

4. Transaksi yang Lebih Cepat

Jelas, penggunaan teknologi dan sistem yang solid, semua proses transaksi pengadaan yang dilakukan perusahaan dan penyedia akan menjadi lebih cepat. Sistem akan menyederhanakan proses pengadaan barang dan jasa, sehingga efisiensi waktu dalam proses dapat dimaksimalkan. Selain itu, Anda dan pihak yang terkait bisa melakukan komunikasi pada kanal yang telah disediakan, sehingga fokus dapat dicapai untuk keuntungan masing-masing pihak.

5. Meminimalisir Terjadinya Kesalahan

Dokumen yang muncul akan ditampilkan dalam bentuk yang sederhana, tanpa mengurangi esensi dan elemen penting dari informasi yang ada di dalamnya. Koreksi kesalahan pada dokumen dan proses dapat dilakukan dengan cepat, sehingga kesalahan yang muncul dan dapat membuat transaksi memakan waktu lebih lama dapat diminimalisir.

6. Jangkauan Opsi yang Luas

Karena semua dijalankan secara online, maka siapa saja yang terhubung dengan jaringan dan masuk pada platform yang sama dapat memiliki kesempatan untuk menjalin kerjasama. Selama biaya yang diperlukan dan harga yang ditawarkan berhasil disepakati, maka bukan tidak mungkin Anda menemukan opsi menarik dari area lain di luar lokasi perusahaan Anda.

Cara Kerjanya secara Umum

Meski terdapat cukup banyak platform yang tersedia untuk urusan pengadaan online ini, namun cara kerja yang dimiliki relatif sama. Secara umum, berikut cara kerja dari proses pengadaan yang dilakukan secara online.

• Identifikasi kebutuhan perusahaan, menjadi tahap pertama, Anda harus melakukan identifikasi dan pendataan pada kebutuhan yang dimiliki perusahaan Anda. Baik barang atau jasa, setiap divisi bisa mengajukan apa yang menjadi kebutuhannya untuk kemudian ditinjau oleh pihak terkait.
• Proses persetujuan, kedua, setelah semua kebutuhan didata, maka data ini akan ditinjau oleh manajer dan bagian lebih tinggi yang juga berkepentingan. Seleksi akan dilakukan pada pengajuan yang kurang relevan, dan persetujuan akan diberikan atas apa yang dinilai sebagai kebutuhan pokok masing-masing divisi. Proses pengajuan kebutuhan dan approval ini dilakukan secara online, pada platform yang tersedia.
• Proses pemesanan, daftar barang yang telah disetujui kemudian dipesan ke penyedia terkait. Platform pengadaan online yang solid akan menyediakan beragam opsi penyedia, sehingga Anda dapat menemukan partner bisnis pengadaan yang cocok sesuai dengan kebutuhan Anda.
• Penelusuran, tahap keempat adalah tahap penelusuran, yang terjadi setelah tahap pemesanan selesai dilakukan. Semua barang dan jasa pesanan dapat dimonitor secara real-time untuk proses dan keberadaannya. Dengan demikian ETA akan lebih terjaga, dan tidak terjadi keterlambatan.
• Pemeriksaan dan konfirmasi, ketika barang sudah sampai pada fasilitas yang dimiliki perusahaan, maka barang kemudian diperiksa dan dikonfirmasi kesesuaiannya. Jika semua berjalan lancar, maka akan dilanjutkan pada proses pembayaran. Jika ada yang tidak sesuai, maka akan dilakukan komplain dan retur.
• Proses pembayaran, menjadi proses terakhir pada sistem pengadaan online yang dilakukan. Proses ini akan terhubung dengan modul akuntansi yang dimiliki perusahaan, dan akan diselesaikan ketika penyedia mengkonfirmasi bahwa pesanan telah diselesaikan. Penyedia kemudian menerbitkan invoice untuk diproses oleh perusahaan. Pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan.
• Pembuatan laporan transaksi, setelah semua selesai dilaksanakan dan invoice masuk ke bagian keuangan, laporan transaksi pengadaan barang atau jasa dibuat. Semua materi yang diperlukan telah tersedia di dalam catatan platform yang digunakan, dan Anda tinggal menggunakan data ini saja sebagai acuan dan disesuaikan dengan kebutuhan laporan perusahaan.

Semua proses dan manfaat ini dapat diperoleh ketika Anda menggunakan platform pengadaan yang benar-benar solid. Salah satu platform yang dapat Anda gunakan ini adalah RUN Market.

Mengapa RUN Market?

Karena pada dasarnya RUN Market menjadi platform yang ideal untuk kebutuhan bisnis Anda, baik sebagai penjual atau pembeli dalam transaksi pengadaan barang.

Untuk pembeli, benefit yang dapat Anda peroleh adalah:

• Digital procurement, yakni berbagai fitur RUN Market yang membantu perusahaan melakukan transformasi digitalisasi proses pengadaan barang dan jasa
• Vendor management, membantu perusahaan menemukan penyedia terbaik dan terpercaya dari berbagai kategori dan spesifikasi
• Business performance, dukungan pada peningkatan performa bisnis melalui aktivitas operasional perusahaan

Sedangkan untuk seller, beberapa benefit utamanya adalah:

• Marketing networking, dapat meningkatkan keuntungan bisnis melalui pengadaan dan project baru dari berbagai perusahaan di platform RUN Market
• Integrated platform, dapat membantu pengelolaan penjualan dan layanan secara terintegrasi dengan pengadaan buyer di platform RUN Market
• Transaction report, dapat meningkatkan performa bisnis perusahaan Anda melalui informasi dan data transaksi pelaporan RUN Market

Baca Juga: 5 Tips Memilih Procurement Software yang Tepat 

Secara mendasar, RUN Market menjadi sebuah platform pengadaan online yang tepat untuk berbagai jenis bisnis, baik sebagai penjual atau pembeli dalam proses tersebut. Dengan keunggulan yang dibawanya, seperti penjual dan pembeli yang terpercaya, dokumen dan riwayat pesanan yang dapat dilacak, transaksi langsung antara penjual dan pembeli, dan harga penawaran terbaik, Anda dijamin akan mendapatkan transaksi yang paling menguntungkan. Segera bergabung dengan RUN Market, dan maksimalkan semua fiturnya!