Fungsi dan 7 Manfaat Aplikasi Pengadaan untuk Bisnis

Setiap perusahaan yang ingin berkembang lebih baik, tentu akan mendapatkan tantangan dan hambatan yang bervariasi. Salah satunya adalah menemukan vendor yang tepat untuk pengerjaan sebuah proyek. Untuk mendapatkannya dengan tepat, aplikasi pengadaan adalah solusi yang tepat bagi perusahaan. 

Untuk mengenalnya lebih jauh, artikel di bawah ini akan membantu Anda mendapatkan penjelasan mengenai pengertian, fungsi, dan manfaat aplikasi pengadaan.

Apa Itu Aplikasi Pengadaan

Aplikasi pengadaan adalah sebuah sistem atau program komputer yang dirancang untuk membantu mengelola dan memudahkan proses pengadaan atau procurement barang atau jasa dalam sebuah organisasi atau perusahaan. 

Aplikasi ini biasanya digunakan untuk memantau seluruh tahapan proses procurement, mulai dari pengajuan permintaan barang atau jasa, seleksi vendor, pengajuan penawaran, pemilihan pemenang lelang, hingga pengiriman barang atau jasa.

Dengan menggunakan aplikasi tersebut, sebuah organisasi atau perusahaan dapat mempercepat dan memudahkan proses pengadaan, serta meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan anggaran. 

Aplikasi ini juga dapat membantu mengurangi risiko kesalahan atau kecurangan dalam pengadaan barang atau jasa.

Fungsi Aplikasi Pengadaan

Aplikasi ini adalah perangkat lunak yang digunakan untuk membantu proses pengadaan barang atau jasa oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Beberapa fungsi umum yang biasanya dimiliki oleh aplikasi ini adalah:

1. Pengelolaan Anggaran

Aplikasi ini membantu organisasi dalam mengelola anggaran pengadaan mereka. Dalam aplikasi ini, perusahaan dapat mengatur anggaran, memantau belanja, dan mengetahui pengeluaran serta pemasukan yang terkait dengan proses tersebut.

2. Pengadaan Barang dan Jasa

Aplikasi ini juga memungkinkan perusahaan untuk membuat permintaan procurement, mengelola vendor, memantau status pengiriman, dan melakukan penerimaan barang atau jasa.

3. Manajemen Kontrak

Aplikasi pengadaan membantu perusahaan dalam memantau kontrak yang terkait dengan pengadaan barang atau jasa. Perusahaan dapat memasukkan informasi kontrak ke dalam aplikasi, memantau status kontrak, dan mengetahui kapan kontrak tersebut berakhir.

4. Analisis Pengadaan

Aplikasi pengadaan dapat memberikan laporan dan analisis terkait pengadaan barang atau jasa yang telah dilakukan oleh perusahaan. Hal ini membantu perusahaan untuk memperbaiki proses pengadaan mereka, mengevaluasi vendor, dan membuat keputusan strategis untuk pengadaan di masa depan.

5. Manajemen Vendor

Aplikasi pengadaan dapat membantu perusahaan dalam mengelola vendor dan mengatur kontrak dengan mereka. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk memasukkan informasi vendor ke dalam database dan memantau kinerja mereka.

6. Audit dan Compliance

Aplikasi pengadaan dapat membantu perusahaan dalam memastikan kepatuhan mereka terhadap aturan dan regulasi terkait pengadaan barang atau jasa. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk memantau proses pengadaan dan menyimpan dokumentasi terkait dengan audit dan compliance.

Manfaat Aplikasi Pengadaan

Aplikasi pengadaan memiliki banyak manfaat dalam proses pengadaan barang atau jasa. Berikut adalah beberapa manfaat dari aplikasi ini:

1. Mempercepat Proses Pengadaan

Aplikasi ini dapat mempercepat proses procurement dengan mengotomatisasi beberapa tahap dalam prosesnya. Hal ini dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses pengadaan, sehingga menghemat waktu dan biaya.

2. Meningkatkan Transparansi

Aplikasi ini dapat meningkatkan transparansi dalam proses pengadaan dengan memberikan akses yang mudah ke informasi tentang proses pengadaan. Hal ini dapat membantu mengurangi risiko korupsi dan kecurangan dalam proses pengadaan.

3. Meningkatkan Akurasi

Aplikasi ini dapat meningkatkan akurasi dalam segala proses dengan mengurangi kesalahan manusia. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa proses pengadaan dilakukan dengan benar dan efektif.

4. Mengurangi Biaya

Aplikasi ini dapat mengurangi biaya dalam segala proses dengan mengotomatisasi beberapa tahap dalam proses tersebut. Hal ini dapat mengurangi biaya operasional dan administratif yang terkait dengan proses pengadaan.

5. Meningkatkan Efisiensi

Aplikasi ini dapat meningkatkan efisiensi dalam proses tersebut dengan mengotomatisasi beberapa tahap dalam prosesnya. Hal ini dapat membantu meningkatkan produktivitas dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses pengadaan.

6. Meningkatkan Kualitas

Aplikasi ini dapat meningkatkan kualitas dalam proses procurement dengan memberikan informasi yang akurat dan terbaru tentang persyaratan dan standarnya. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa produk atau jasa yang dibeli sesuai dengan standar yang diinginkan.

7. Membantu Pengawasan

Aplikasi ini dapat membantu meningkatkan pengawasan dalam proses procurement dengan memberikan informasi yang akurat dan terbaru tentang prosesnya. Hal ini dapat membantu memastikan bahwa proses pengadaan dilakukan dengan benar dan transparan.

RUN Market, Solusi Proses Pengadaan Lebih Mudah

Setelah memahami dan mengenali apa saja pengertian, fungsi, dan manfaat dari aplikasi pengadaan, perusahaan dapat menerapkannya ke dalam bisnis. 

Untuk memudahkan dan mempercepat proses pengadaan, RUN Market memberikan solusi inovatif pengelolaan proses pengadaan yang memungkinkan pembeli dan penjual untuk saling terhubung dalam satu platform.

Keuntungan yang diperoleh ketika perusahaan menggunakan RUN Market adalah digitalisasi pengadaan, bertemu vendor yang tepat dengan berbagai kategori, dan mendukung aktivitas perusahaan dengan cara meningkatkan performa bisnis. 
Bersama RUN Market, jaminan perusahaan untuk mendapatkan vendor yang tepat.