fungsi invoice

Pahami Jenis dan 8 Fungsi Invoice dalam Proses Pengadaan

Jumlah barang atau jasa yang disediakan pada proses pengadaan biasanya banyak. Maka dari itu, perusahaan perlu melakukan sistem purchase order kepada pemasok untuk pembelian barang atau jasa. Kemudian, pemasok akan memberikan barang atau jasa sekaligus dokumen berupa invoice yang merupakan bukti transaksi perusahaan. Maka, inilah fungsi invoice sebenarnya yaitu bukti pembayaran

Apabila barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan maka perusahaan akan membayar sesuai apa yang tertera dalam invoice. Secara garis besar, invoice adalah bukti transaksi jual beli barang atau jasa yang digunakan oleh pihak yang menjualnya. Dengan kata lain, invoice berarti bukti penagihan yang wajib dibayar customer

Invoice atau yang biasa disebut dengan faktur berfungsi untuk menagih piutang customer. Lalu, apa saja fungsi dari invoice sebenarnya khususnya dalam proses pengadaan? Artikel di bawah ini akan menjelaskannya secara detail mulai dari fungsi invoice, jenisnya, dan hal-hal yang berkaitan dalam invoice pengadaan.

Pengertian Invoice

Secara umum, invoice atau faktur adalah dokumen transaksi detail yang mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Pada umumnya, invoice akan berisi barang apa saja yang dibeli beserta harganya. Apabila pembelian dilakukan secara kredit, invoice yang akan diterima akan mencantumkan metode pembayaran dan tanggal berapa pembayaran harus sudah diselesaikan oleh pembeli.

Adapun invoice akan mencakup informasi tentang keterangan perusahaan pembeli dan penjual, tanggal transaksi, jumlah barang atau jasa yang dibeli, harga per item, total harga, pajak dan harga yang harus dibayar sesudah pajak (apabila ada). Maka dari itu, invoice adalah dokumen penting yang dimiliki perusahaan yang terdaftar sebagai wajib pajak, baik perusahaan kecil maupun besar.

Fungsi Invoice

fungsi invoice
Sumber: pexels.com

Ada beberapa fungsi invoice yang perlu Anda ketahui yaitu:

  1. Referensi yang sah atau valid apabila barang atau jasa yang tertulis dijual lagi ke pihak lain.
  2. Informasi tentang barang atau jasa yang dipesan oleh customer.
  3. Mengetahui jumlah tagihan yang harus dibayar oleh customer
  4. Bukti yang sah untuk mencatat transaksi ke pembukuan keuangan. 
  5. Menjaga kepastian hukum bagi penjual dan pembeli. 
  6. Tanda bukti yang sah ketika tanda terima barang dan faktur pajak.
  7. Sebagai bukti apabila terjadi kekeliruan pembayaran tagihan atau pengiriman barang.
  8. Bahan analisis untuk menentukan strategi bisnis baru ke depannya. 

Jenis-jenis Invoice

Ada beberapa jenis invoice yang perlu Anda ketahui yaitu:

1. Invoice Proforma

Jenis yang pertama adalah invoice proforma. Ini adalah invoice yang sifatnya sementara. Invoice akan dikirimkan supplier barang atau jasa sebelum barangnya benar-benar dikirim. Kemudian, barang dikirim secara berkala. Ketika barang telah diterima semuanya maka invoice akan dikirimkan. Hal ini untuk memastikan agar perusahaan atau pembeli membayar sejumlah barang yang telah mereka dapatkan. 

2. Invoice Biasa

Jenis yang kedua adalah invoice biasa. Ini adalah invoice yang terjadi pada umumnya. Biasanya dalam invoice ini akan tertera informasi berupa keterangan barang atau jasa, jumlah barang atau jasa hingga harga yang harus dibayar. 

3. Invoice Konsuler

Jenis yang ketiga adalah invoice konsuler. Fungsi dari invoice ini adalah bukti transaksi jual beli secara internasional. Maka dari itu, invoice ini tidak bisa diterbitkan sembarangan. Invoice ini perlu memiliki stempel antar kedua negara yang terlibat transaksi.  

Apa saja yang Harus Terdapat di Invoice Pengadaan?

invoice pengadaan
Sumber: pexels.com

Ada beberapa poin penting yang harus diketahui dari invoice pengadaan yaitu:

  1. Nomor Urut Invoice
  2. Nomor Pemesanan
  3. Surat Jalan atau Delivery Order beserta Kode Nomor Transaksi
  4. Detail Deskripsi Barang
  5. Total Jumlah Barang
  6. Potongan Harga (jika ada)
  7. Biaya Pengiriman (jika ada)
  8. Biaya PPN
  9. Total Biaya

Itulah yang perlu Anda ketahui tentang segala hal tentang invoice mulai dari pengertian, fungsi, jenis, hingga poin-poin yang ada di dalamnya. Agar proses pengadaan bisa menjadi lancar, RUN Market dari RUN System menyediakan solusi inovatif agar pembeli dan penjual saling terhubung dalam satu platform. 

Ada beberapa keunggulan dalam RUN Market yang bisa Anda peroleh yaitu keseluruhan dokumen dan riwayat transaksi dapat terlacak dan sifat transaksinya langsung antara penjual dan pembeli. Selain itu, Anda akan selalu mendapatkan harga penawaran terbaik. Bersama RUN Market, solusi terbaik dalam proses pengadaan.

e-Procurement Platform untuk Solusi Pengadaan Perusahaan Anda

Daftar Gratis ! Jadwalkan Demo

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.