Pentingnya Business Process Management dan Langkah Membuatnya

Rangkaian pelaksanaan operasional bisnis pasti jauh dari kata sederhana. Berangkat dari satu bagian saja, misal proses produksi, pasti membutuhkan sistem yang terencana dengan baik. Bahkan perencanaan yang matang juga memerlukan ujicoba, monitoring, dan evaluasi secara berkala. Itulah kenapa pengelolaan proses bisnis atau business process management harus diperhatikan dengan baik. Setiap tim dalam bisnis atau perusahaan perlu memastikan operasional bisnis berjalan sebagaimana mestinya. Ketika business process management dilakukan dengan serius, produktivitas kerja juga bisa terus ditingkatkan. Simak detail manfaat dan langkah membuatnya berikut ini.

Baca Juga: Perencanaan Produksi: Tujuan, Jenis, dan 4 Tahapan yang Harus Dilalui

Business Process Management (BPM)

Business Process Management atau BPM adalah rangkaian proses yang dilakukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional bisnis dengan memastikan semua tim dalam perusahaan bekerja secara selaras. Dengan membuat BPM, perusahaan dapat melakukan fungsi pengawalan terhadap setiap proyek, program kerja, hingga kampanye yang sedang dibangun bisnis. Dalam praktiknya, BPM tentu akan menimbulkan diskusi yang melibatkan banyak orang dalam perusahaan. Baik itu tentang indikator yang akan digunakan maupun cara atau solusi terbaik yang harus diambil ketika ada hambatan bisnis.

Bicara soal indikator BPM, perusahaan dapat menerapkannya sesuai dengan karakteristik yang dimiliki. Setidaknya ada beberapa tujuan BPM sesuai dengan jenisnya. Diantaranya adalah Sumber Daya Manusia (proses perekrutan tenaga kerja), keuangan (pengadaan atau pembelanjaan bisnis), penjualan (siklus penjualan produk), dan pelayanan pelanggan (proses pelayanan sebelum dan sesudah transaksi).

Manfaatnya Bagi Bisnis

Sudah dijelaskan sedikit di atas bahwa BPM dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi semua kegiatan bisnis. Berikut ini adalah pentingnya BPM dalam bisnis lebih detail.

1. Semua Kegiatan Terlaksana

Manfaat pertama dari dibuatnya BPM adalah memastikan semua kegiatan terlaksana dengan tidak tumpang tindih. Baik dilihat dari tujuan suatu program maupun tim pelaksananya. Karena tidak jarang suatu pekerjaan dipegang oleh terlalu banyak orang dalam satu tim atau sebaliknya, terlalu sedikit. Salah satu dampaknya adalah ada pekerjaan yang terlewat dan tidak terlaksana sampai periodenya habis. Melalui BPM inilah bisnis dapat memahami prioritas suatu proses bisnis namun tidak melewatkan satupun rencana bisnis yang telah disepakati sebelumnya.

2. Meningkatkan Output Bisnis

Tidak hanya terlaksana, pelaku bisnis juga dapat mengecek kualitas suatu pekerjaan melalui BPM. Sehingga output untuk setiap pekerjaan tidak hanya asal selesai saja namun memiliki dampak positif dan manfaat yang maksimal. Baik yang berkaitan dengan produk maupun pelayanan lainnya. Hal ini karena tim pelaksana memiliki standar penilaian yang sudah ada terkait output bisnis.

3. Menurunkan Risiko

Pelaksanaan program atau rencana apapun pasti memiliki risiko, baik yang berasal dari internal maupun eksternal. Terutama faktor-faktor yang tidak bisa dikendalikan, seperti bencana alam atau kondisi ekonomi negara. Dengan memiliki BPM, bisnis bisa menurunkan risiko serendah mungkin. Pada risiko yang sulit dikendalikan, bisnis dapat menyiapkan beberapa alternatif solusi agar proses penyelesaiannya tidak membutuhkan waktu lama. Misalnya, dengan menyiapkan bahan baku pengganti dengan kualitas yang hampir sama ketika bahan baku yang biasanya sulit ditemukan.

4. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Semua manfaat di atas akan mendukung peningkatan kualitas pelayanan pelanggan. Mulai dari kualitas produk hingga pengirimannya dapat memberikan kepuasan pelanggan jika dikerjakan dengan metode yang terstruktur. BPM membantu bisnis memiliki skema proses produksi dan pelayanan yang terencana dengan baik.

Langkah Membuat dan Menerapkannya

1. Perencanaan dan Pembuatan Desain

Rencana yang matang akan membuat pelaksanaannya lebih terarah. Termasuk dalam membuat Business Process Management yang rinci. Perencanaan dalam hal ini tidak hanya dalam bentuk strategis saja, namun juga harus dituangkan dalam desain dan model bisnis yang memiliki alur tepat, terutama bagi bisnis yang baru akan dimulai. Sedangkan bagi bisnis yang telah berlangsung beberapa waktu dapat mengevaluasi rencana bisnis saat ini.

Kemudian membuat daftar tujuan yang akan dicapai pada periode mendatang. Dilanjutkan dengan daftar kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut. Tidak berhenti disitu, teruskan proses ini sampai Anda mendapatkan desain atau peta untuk setiap proses sekaligus model yang bisa diuji coba. Dari ujicoba model ini, Anda dapat menentukan standar atau indikator pengukuran suatu kegiatan.

2. Penerapan dan Pengawalan/Pengendalian

Dalam tahap penerapan, BPM akan berperan dalam fungsi pengawalan dan pengendalian pekerjaan. Artinya, antar tim dalam perusahaan memiliki wewenang untuk memastikan proses pekerjaan berjalan lancar dan sesuai rencana yang ada. Tidak hanya mencegah kesalahan, tahap ini juga dapat mendeteksi lebih awal kesalahan yang terlanjur terjadi.

3. Perbaikan dan/atau Pengembangan

Berjalan secara beriringan, tahap penerapan dan perbaikan seringkali dikerjakan bersamaan. Apabila bisnis telah sampai titik tidak ada yang perlu diperbaiki, tim perusahaan dapat melakukan pengembangan bisnis dalam skala yang lebih tinggi. Misalnya dengan menambah teknologi khusus, membuka rumah produksi tambahan, dan sebagainya. Meskipun dalam penerapannya, perbaikan dan pengembangan dalam skala kecil juga bisa diterapkan bersama.

Baca Juga: 4 Tips Mengatasi Tantangan Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Semua langkah yang ditempuh untuk membuat BPM adalah upaya bisnis yang bermuara pada lancarnya proses penjualan dan pelayanan pelanggan. Dari sini kinerja perusahaan secara umum akan dinilai langsung oleh pelanggan dan pihak luar yang akan menjalin kerja sama. Itulah kenapa semakin banyak bisnis yang mulai menggunakan teknologi dalam pelaksanaannya. RUN Market hadir melalui fitur Company Management yang memungkinkan Anda mengelola informasi perusahaan untuk mempermudah proses penjualan. Tidak hanya itu, Anda juga dapat mengelola data lain seperti dokumen legal dalam satu platform yang sama. Tingkatkan kemudahan pengelolaan bisnis bersama RUN Market sekarang juga.