4 Tips Mengatasi Tantangan Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Proses pengadaan adalah salah satu proses wajib yang dilakukan di hampir setiap jenis bisnis yang ada di dunia. Perbedaan kemudian terletak pada barang atau jasa apa yang hendak diadakan, tergantung dengan kebutuhan masing-masing bisnis tersebut.

Namun sebenarnya apa yang dimaksud dengan pengadaan tersebut? Apakah semata hanya melakukan pembelian pada barang dan jasa yang menjadi bahan baku kegiatan produksi? Atau memiliki arti lebih luas?

Penjelasan yang ada dalam poin pertama ini akan memberikan gambaran jelas mengenai apa itu pengadaan dalam konteks bisnis kekinian. Selain itu pada poin berikutnya, akan dibahas pula kendala yang awam muncul pada proses tersebut, dan tips efektif cara mengatasinya.

Baca Juga: Niche Market Adalah Penentu Kesuksesan Bisnis, Cek Cara Menetapkannya

Memahami Apa Itu Pengadaan dalam Konteks Bisnis

Pengadaan, dalam istilah industri dan bisnis sering disebut dengan procurement, adalah kegiatan memperoleh barang atau jasa yang secara umum digunakan untuk tujuan bisnis. Pengadaan kemudian dikaitkan dengan pemenuhan kebutuhan perusahaan dalam rangka operasional, produksi, dan kegiatan bisnis lainnya.

Pengadaan sendiri tidak hanya mengacu pada proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh bisnis, namun benar-benar menyeluruh bahkan dari proses perencanaan hingga pengambilan keputusan dan penyelesaian transaksi.

Proses ini selalu dilakukan dengan melibatkan pihak eksternal sebagai penyedia atau pemasok barang dan jasa yang diperlukan, dan tidak jarang dilakukan melalui proses lelang atau tender. Pada dasarnya hal ini terjadi karena sebuah bisnis tidak mungkin dapat berdiri sendiri tanpa keterlibatan pihak lainnya.

5 Kendala yang Paling Sering Ditemui dalam Proses Pengadaan

Termasuk dalam salah satu proses bisnis krusial, pengadaan harus dilakukan dengan cermat, penuh perhitungan, dan akurat. Tanpa ketiga elemen ini, pengadaan hanya akan menjadi kegiatan bisnis rutin yang tidak akan membawa keuntungan bagi perusahaan.

Beberapa masalah terkadang muncul pada prosesnya, dan menjadi tantangan yang harus dihadapi agar proses ini berjalan dengan baik. Tantangan yang paling umum ditemui adalah sebagai berikut.

1. Sulitnya Mencari Penyedia yang Berkualitas

Kebutuhan akan barang dan jasa harus dipenuhi pada standar kualitas yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini dilakukan agar perusahaan Anda juga memperoleh bahan baku yang kualitasnya baik, sehingga mendukung kualitas produk yang dihasilkan.

Namun tak jarang perusahaan sulit mencari penyedia yang berkualitas, baik dari segi kualitas layanan atau kualitas bahan baku yang disediakan. Maka dari itu, pemilihan yang cermat akan selalu jadi hal penting dalam proses ini.

2. Supplier dan Vendor yang Tidak Sesuai Kontrak

Tidak jarang ketika kontrak sudah diteken, pihak vendor atau supplier justru melakukan hal yang tidak sesuai dengan kesepakatan. Hal ini jelas akan membuat proses pengadaan menjadi terhambat, sehingga merugikan untuk perusahaan.

Penting untuk melihat track record dan catatan transaksi yang pernah dilakukan oleh pihak penyedia, sehingga Anda dapat melakukan analisis lengkap pada performa yang diberikannya.

3. Data Bahan Baku Tidak Akurat

Ketika dilakukan presentasi pada setiap penyedia yang diundang, mereka tentu akan menyajikan data produk atau bahan baku yang terbaik untuk menarik minat Anda. Dalam proses ini, Anda perlu cermat dalam menilai presentasi, atau bahkan sampel produk yang dibawa.

Hal ini karena tidak jarang masalah muncul ketika kontrak sudah dibuat, dan ternyata kemampuan pengadaan yang dimiliki vendor atau supplier tidak sesuai dengan kesepakatan. Memang, terdapat ketentuan dalam kontrak yang ‘melindungi’ Anda dari risiko ini. Namun tetap saja, kerugian waktu yang muncul tidak akan ternilai.

4. Adanya Kecurangan dalam Proses Pengadaan

Proses pengadaan adalah proses yang diperlukan agar perusahaan Anda memiliki bahan baku untuk melaksanakan proses produksi dan operasional harian. Namun demikian, ada saja risiko kecurangan yang muncul, yang dipicu banyak hal.

Mulai dari celah pada kontrak yang dibuat, tindakan sepihak dari penyedia untuk kepentingannya sendiri, atau bahkan tekanan dari pihak yang tidak ingin proses ini berjalan dengan lancar. Proses procurement atau pengadaan idealnya disesuaikan dengan ketentuan hukum yang berlaku, sehingga semua transaksinya akan lebih terlindung dengan payung hukum yang solid.

5. Human Error dalam Berkas dan Proses Bisnis

Jika Anda belum menggunakan sistem pengadaan yang berbasis perangkat lunak atau sistem yang baik, maka risiko human error akan selalu muncul di setiap proses yang dijalankan. Tanpa mengesampingkan kredibilitas staf yang Anda miliki, risiko ini selalu berdampingan dengan keberadaan elemen manusia di dalam transaksi.

Tips untuk Mengatasi Tantangan atas Proses Pengadaan

Untuk mengatasi tantangan yang muncul dalam poin sebelumnya, beberapa hal bisa dilakukan. Hal ini terbilang sederhana, namun wajib dilakukan dengan kecermatan yang luar biasa agar menekan risiko terjadinya hambatan tersebut.

• Buat kontrak yang rinci, jelas, dan lugas. Gunakan format kontrak pengadaan yang detail dan berdasar hukum dagang yang jelas. Dengan demikian, celah yang mungkin akan dimanfaatkan oleh pihak lain dapat ditekan hingga titik minimal.
• Rencanakan pengadaan dengan baik. Semua yang dibutuhkan perusahaan harus didata terlebih dahulu, dikurasi, dan dianalisis dengan baik sehingga perusahaan dapat melakukan pengadaan yang efektif.
• Hati-hati dalam memilih vendor atau supplier. Rekomendasi dari mitra bisnis atau rekanan dapat menjadi solusi pemilihan vendor atau supplier yang kredibel, sehingga Anda bisa memperoleh transaksi yang menguntungkan.
• Gunakan platform pengadaan yang sistemnya solid. Penggunaan sistem pengadaan dan platform yang solid dapat mengurangi banyak risiko yang muncul pada pengadaan.

Baca Juga: Bisnis Retail adalah Garda Terdepan Industri, Simak Ulasannya di Sini! 

Pengadaan adalah salah satu hal penting dalam proses bisnis. Kendala dalam pengadaan barang dan jasa dapat ditekan dengan tips sederhana di atas.

RUN Market, untuk Pengadaan yang Lebih Efektif

RUN Market akan menjadi solusi atas kebutuhan pengadaan yang perusahaan Anda miliki. Sekian banyak opsi untuk penyedia barang dan jasa yang berkualitas serta kredibel bisa ditemukan, sehingga mengakomodir kebutuhan Anda pada proses ini. RUN Market paham benar bahwa pengadaan adalah proses yang penting. Maka dari itu, sistem yang solid disusun sedemikian rupa sehingga dapat mengakomodir kepentingan buyer dan seller untuk transaksi yang menguntungkan. Segera gunakan RUN Market, dan maksimalkan semua potensi yang ada di dalamnya!