Pentingkah Menggunakan Aplikasi untuk Pengadaan?

Sudahkah bisnis Anda menggunakan aplikasi untuk pengadaan? Jika belum, artikel ini akan cocok sekali dibaca hingga selesai. Anda akan mendapatkan insight mengenai betapa pentingnya aplikasi dan layanan pengadaan barang dan jasa, dan dampak besarnya untuk bisnis Anda.

Layanan atau aplikasi untuk pengadaan barang dan jasa sendiri merupakan platform yang dapat membantu Anda terhubung dengan supplier atau vendor yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan atas barang dan jasa, dalam rangka melaksanakan operasionalnya.

Kehadirannya secara signifikan akan memberikan dorongan positif untuk bisnis, sehingga dapat bergerak semakin optimal dari segi produksi dan sistem pengadaan.

Baca Juga: 3 Komponen dalam TCO dan Cara Melakukan Perhitungannya

Mengapa Aplikasi Ini Penting untuk Bisnis?

Sederet alasan dapat menjadi jawaban atas tanda tanya pertama ini, yang mungkin muncul di benak Anda. Lagipula tanpa aplikasi ini, proses procurement juga berjalan dengan baik bukan? Namun jika ada cara atau perangkat yang dapat meningkatkan efisiensi kerja bagian pengadaan, tidakkah Anda tergoda untuk menggunakannya?

• Efisiensi proses pengadaan, proses yang dibantu dengan penggunaan aplikasi atau layanan ini akan membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk negosiasi, persetujuan, dan penandatanganan kontrak. Anda juga dapat memudahkan proses pelacakan pesanan dan pembayaran secara praktis.
• Adaptif pada dinamika pasar, software ini mampu beradaptasi dengan dinamika yang terjadi di pasar, sehingga harga unit yang dibutuhkan dapat dilihat secara aktual sesuai dengan perubahan yang terjadi.
• Mudahnya akses pada supplier. Karena terintegrasi sebagai sebuah sistem, Anda dapat menemukan banyak supplier pada satu platform yang sama. Opsi dan proses seleksi dapat tersaji dan terjadi dengan cepat.
• Pengelolaan risiko yang optimal. Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi risiko dalam proses pengadaan, karena monitor kerja supplier dapat dilakukan dengan baik. Potensi masalah yang muncul akan menjadi lebih cepat dideteksi, dan dicari solusinya.
• Efisiensi kolaborasi. Anda dapat berkomunikasi dengan supplier melalui platform yang tersedia, sehingga tidak akan ada salah paham terkait dengan transaksi.
• Kepatuhan pada regulasi. Karena transaksi yang dilakukan sudah sesuai dengan peraturan yang ada di Indonesia, maka kepatuhan pada regulasi terjamin. Anda tidak perlu khawatir mengenai peraturan yang berlaku, karena secara otomatis semua transaksi dengan aplikasi untuk pengadaan sesuai dengan aturan.
• Meningkatkan daya saing. Jelas, karena dapat memberikan produk dengan kualitas lebih baik, daya saing yang dimiliki perusahaan akan semakin baik pula. Tidak ada risiko terjadinya terlambat produksi karena urusan pengadaan yang tertunda.
• Integrasi dengan sistem lain. Aplikasi ini juga akan terintegrasi dengan sistem lain di dalam perusahaan, sehingga dapat membantu pengaturan dan penjadwalan pengadaan sesuai stok yang tersedia.

Peningkatan Performa Bisnis dengan Aplikasi untuk Pengadaan

Melihat alasan-alasan di atas, jelas bahwa penggunaannya secara optimal dapat membantu performa bisnis dalam urusan pengadaan barang.

Otomasi yang terjadi dapat diatur sedemikian rupa sehingga pengadaan bahan baku dapat disesuaikan dengan jumlah stok yang ada di gudang. Dengan demikian bagian pengadaan hanya perlu memastikan jumlah stok di gudang secara aktual dari waktu ke waktu.

Selain itu, perusahaan juga tidak perlu membuang banyak waktu menyusun perjanjian dan kesepakatan pengadaan barang dan jasa setiap waktu, karena terdapat template yang dapat digunakan untuk urusan ini.

Pemilihan supplier juga akan dipermudah dengan fitur penyaringan yang disediakan, sehingga opsi yang disajikan oleh aplikasi akan sesuai dengan kebutuhan, atau yang memiliki spesifikasi paling mirip dengan kebutuhan Anda.

Tantangan yang Hadir dalam Proses Pengadaan Konvensional

Mungkin tanpa Anda sadari banyak sekali tantangan yang terus dihadapi oleh proses pengadaan barang, khususnya oleh staf dan pegawai di bagian ini. Jika Anda belum menyadari hal ini, berikut beberapa tantangan yang hadir, dan dapat diselesaikan dengan penggunaan aplikasi untuk pengadaan ini.

• Alur panjang dalam proses pengadaan barang, baik secara internal perusahaan atau dengan supplier dan vendor
• Revisi yang terus menerus dilakukan pada purchase requisition atau PR, dan memerlukan peninjauan dan persetujuan. Dapat dibayangkan berapa waktu yang diperlukan jika revisi dilakukan berulang?
• Input berkas invoice yang tidak tepat karena kesalahan manusia
• Pembayaran yang tertunda karena satu dan lain hal
• Standarisasi yang kurang pada persetujuan supplier, karena diperlukan banyak waktu untuk peninjauan setiap supplier yang muncul ketika diperlukan
• Volume pengerjaan berkas yang luar biasa besar
• Dokumentasi transaksi dan proses yang tidak layak, sehingga menyulitkan proses monitoring dan pelaporan

Manfaat Aplikasi Pengadaan yang Dapat Diperoleh

Secara mendasar manfaat utama yang dapat diperoleh adalah menyelesaikan berbagai tantangan yang ada di poin sebelumnya. Efisiensi di berbagai pos kerja pengadaan barang dan jasa dapat dirasakan secara riil, sehingga diperoleh proses procurement yang benar-benar efektif.

Tidak banyak membuang waktu, tidak banyak membuang tenaga dari staf pengadaan, semua sumber daya berharga ini dapat dimaksimalkan dan dialokasikan pada proses strategis lain, sehingga kinerja bisnis dapat terus meningkat seiring berjalannya waktu.

Fitur yang Wajib Dipastikan

Ada beberapa fitur yang harus Anda pastikan hadir dalam aplikasi untuk pengadaan yang akan Anda gunakan. Baik dari sisi seller atau buyer, beberapa fitur tersebut adalah sebagai berikut:

• Vendor Management & Sourcing
• E-Purchasing
• E-Procurement & Tender Management
• Invoice Management
• Sales Order Management
• Company Management
• Delivery Management

Fitur-fitur di atas menjadi fitur yang wajib ada, sehingga aplikasi yang digunakan benar-benar dapat memberikan manfaat yang diharapkan.

Baca Juga: Pahami Jenis dan 8 Fungsi Invoice dalam Proses Pengadaan 

RUN Market, Hadir untuk Optimasi Procurement Bisnis Anda

Setiap fitur yang Anda baca di atas hadir dengan solid di platform RUN Market. Memberikan solusi inovatif pengelolaan proses pengadaan yang memungkinkan pembeli dan penjual saling terhubung di platform yang memiliki sistem solid, RUN Market siap mengakomodir berbagai kebutuhan yang Anda miliki terkait dengan pengadaan barang dan jasa.

Menghadirkan penjual dan pembeli yang terpercaya, dokumen dan riwayat pesanan yang dapat dengan mudah dilacak, transaksi langsung antara penjual dan pembeli, hingga harga penawaran terbaik untuk bahan baku yang ditawarkan, RUN Market akan menjadi aplikasi untuk pengadaan yang sangat membantu untuk bisnis Anda. Segera bergabung dengan RUN Market sekarang juga, dan optimalkan setiap fitur yang ditawarkannya untuk bisnis yang Anda miliki!