Panduan Lengkap Memahami Tender Management
Dalam proses berbisnis, ada tahap-tahap yang perlu perusahaan lakukan untuk mendapatkan keuntungan. Salah satunya adalah mengikuti tender. Namun, untuk bisa mengikuti proses tender, perusahaan juga perlu memahami langkah-langkahnya. Mulai dari penulisan proposal hingga mengikuti lelang. Itulah yang disebut sebagai tender management.
Di dalam proses tender management, perusahaan perlu memahami bahwa langkah-langkah yang dilakukan berurutan. Jika mengikuti alur dan prosedur yang tepat, perusahaan akan mendapat apa yang diinginkan.
Untuk memahami bagaimana cara melakukan tender management yang tepat, artikel di bawah ini akan membantu perusahaan untuk mengenalinya. Panduan ini nantinya dapat digunakan perusahaan untuk mengikuti tender. Simak hingga tuntas, ya.
Apa Itu Tender Management
Secara umum, tender management adalah proses perancangan dan penulisan proposal yang di dalamnya terdapat harga yang kompetitif. Di proposal, perusahaan akan mencantumkan barang-barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan tender. Pembiayaan tersebut dapat berlangsung jangka pendek atau jangka panjang.
Sedangkan tender adalah rangkaian aktivitas penawaran yang berupa seleksi, menetapkan, hingga menunjukkan mana perusahaan yang layak memenangkan tender.
Tahapan dalam Tender Management
1. Tender Method
- Tender Stages
Ada beberapa proses yang harus dilalui dalam tender management yaitu penawaran atau undangan dari kontraktor kepada perusahaan yang tertarik atau ingin melakukan tender baik itu barang atau jasa. Ada jangka waktu lebih dari seminggu bagi kontraktor untuk mengajukan penawaran.
- Tender Flow
Dalam tender flow terdapat dua hal yang perlu diketahui oleh perusahaan yaitu:
- Direct Award
Sifatnya adalah negosiasi langsung sehingga setiap perusahaan berhak mendapatkan penawaran yang sama. Tidak ada persaingan yang terlalu kompetitif karena setiap perusahaan memiliki potensi untuk mengikuti tender yang serupa.
- 2 Stages 2 Envelope
Setelah mengetahui dan memahami penawaran yang masuk, setiap perusahaan berhak mengirimkan proposal. Salah satu hal yang perlu diingat adalah upayakan berkas yang dikirim harus lengkap tanpa terkecuali. Selain itu, pengiriman proposal harus berbentuk dua rangkap yang berfungsi sebagai arsip dan cadangan apabila terjadi hal yang tidak diinginkan (backup).
2. Evaluation Method
- Evaluasi Kriteria
Setelah menerima seluruh berkas pendaftaran maka pada tahap ini setiap kontraktor menyeleksi seluruh atribut dan kelengkapannya. Jika lengkap dan sesuai kriteria, perusahaan tersebut dapat melangkah ke tahap berikutnya. Namun, jika tidak lengkap, mau tidak mau perusahaan tersebut harus gugur dan tidak dapat mengikuti tender.
- Metode Evaluasi
Ini adalah tahapan yang berupa proses moderasi. Di dalamnya terdapat perbandingan dan pengukuran dari hasil akhir pengujian. Mana yang sudah sesuai dan mana yang belum. Jika sudah sesuai, dapat melangkah ke tahap selanjutnya. Namun, jika tidak sesuai, harus gugur dan tidak dapat ke tahap berikutnya.
3. Tender Committee
Ada standar yang diberlakukan oleh penyedia tender yaitu etika dalam pengadaan dan pelaksanaan kontrak sesuai syarat dan ketentuan berlaku. Apabila tidak sesuai standar maka perusahaan tersebut tidak layak mengikuti seleksi di kemudian hari. Ketika kontrak telah disepakati maka ada hitam di atas putih yang artinya persetujuan di antara kedua belah pihak terkait hal-hal teknis dan administratif.
4. Daftar Penawar
Setiap tender pasti memiliki ciri dan karakteristik tersendiri. Sebagai contoh kategorisasi dalam daftar penawar yaitu:
- Daftar Komoditas
- Daftar Klasifikasi
- Daftar Wilayah
- Daftar Jenis
5. Proses Tender
Setelah mengetahui keseluruhan tender management maka yang perlu diketahui adalah apa saja yang termasuk dalam proses tender yaitu:
- Pengumuman
- Pendaftaran Awal
- Aanwijzing
- Pengiriman Dokumen
- Penyeleksian Dokumen
- Evaluasi
- Negosiasi
- Pengajuan Kontrak
- Persetujuan Kontrak
- Penandatanganan Kontrak
Ketika memahami bagaimana tender management bekerja, perusahaan perlu memahami bahwa proses tender harus dilalui dengan tepat dan berurutan. Apabila tidak mengikuti sesuai prosedur maka ada kemungkinan perusahaan yang mengikuti tender akan menjadi daftar hitam.
Proses tender menjadi sesuatu yang harus dilakukan perusahaan apabila ingin mendapatkan proyek besar. Untuk mengetahui bagaimana tender berlangsung, RUN Market sebagai platform kolaborasi menyajikan ruang terbuka agar perusahaan dan penyedia tender saling bertemu sapa. Dengan adanya RUN Market, kebutuhan antara penyedia tender dan perusahaan yang tertarik akan terakomodasi. Gabung bersama RUN Market dan temukan partner terbaik Anda.
