Mengenal Proses Tender untuk Memenuhi Kebutuhan Perusahaan

Dalam aktivitas pengadaan barang, tender adalah hal yang umum dilakukan oleh perusahaan. Hal serupa juga berlaku bagi vendor, selaku pihak yang secara langsung menjadi peserta dari tender ini sendiri. Tapi sebenarnya apa yang dimaksud dengan tender?

Tender merupakan aktivitas jual-beli yang melibatkan beberapa pihak, untuk memenuhi kebutuhannya. Pihak yang masuk dalam aktivitas ini adalah perusahaan sebagai pihak yang membutuhkan pengadaan barang, dan beberapa vendor yang siap memberikan penawaran barang yang diperlukan.

Tentu saja, tender tidak sekedar berhenti pada pengertian singkat di atas. Terkait pengertian lebih lanjut, syarat yang harus dipenuhi, dan tahapan untuk mengikuti tender bisa Anda simak dalam penjelasan berikut ini.

Pengertian Tender adalah

Jika mengacu pada apa yang disampaikan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, tender adalah tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan barang. Secara praktis proses ini akan melibatkan pihak penyelenggara (pihak yang membutuhkan penawaran) dan pihak peserta (pihak yang memberikan sejumlah penawaran).

Definisi tender juga tercantum dalam PERPRES Nomor 12 Tahun 2021, yakni metode pemilihan untuk mendapatkan penyedia barang atau pekerja konstruksi atau jasa lainnya. Peraturan ini kemudian menjadi acuan tender pada lembaga pemerintahan, sebab memuat lengkap mengenai syarat dan prosesnya.

Secara umum, tender dapat dipahami sebagai sebuah proses yang diselenggarakan dalam rangka mendapatkan suplai barang, jasa, atau hal lain yang dibutuhkan suatu lembaga, dengan cara membuka kesempatan untuk pemilik sumber daya memberikan penawaran pada pihak yang penyelenggara. Pemilihan akan didasarkan pada kualifikasi yang telah ditentukan, dan pada akhirnya akan diperoleh pihak yang terpilih untuk bekerjasama dengan lembaga tersebut dalam rangka memenuhi kebutuhannya.

Baca Juga: 6 Peran Penting Strategic Sourcing dalam Mendapatkan Vendor Terbaik

Perhatikan Syarat Tender Sebelum Mengikutinya

Jika dirinci mungkin akan cukup banyak syarat yang diberikan untuk mengikuti tender, tergantung dengan pihak yang menyelenggarakan proses ini. Namun secara umum, terdapat tiga syarat yang wajib dipenuhi oleh calon peserta tender.

Mulai dari legalitas perusahaan, penawaran sesuai dengan ketentuan yang diberikan, hingga kemampuan memenuhi penawaran saat mendapatkan proyek tersebut, berikut penjelasannya dalam poin singkat dan ringkas.

1. Vendor Memiliki Legalitas yang Jelas

Syarat utama untuk calon peserta tender adalah memiliki legalitas yang jelas dan valid, berdasarkan aturan yang berlaku. Setiap pihak yang terlibat dalam proses ini harus benar-benar berupa badan usaha yang resmi dan dibuktikan dengan dokumen legal di mata hukum.

Beberapa berkas wajib dipersiapkan, antara lain Akta Perusahaan, Nomor Pokok Wajib Pajak Perusahaan, Surat Izin Usaha Perdagangan, serta berbagai dokumen resmi lain yang disyaratkan oleh penyelenggara.

2. Memberikan Penawaran Sesuai dengan Ketentuan

Vendor wajib mempelajari berkas kesepakatan yang diharapkan oleh penyelenggara, baik dari sisi barang yang diperlukan dan peraturan yang diberikan. Penawaran yang diberikan jelas harus berdasarkan kebutuhan yang dicari oleh penyelenggara secara kualitas atau kuantitas.

Penawaran ini diberikan semenarik mungkin, spesifikasi yang dibutuhkan penyelenggara, harga yang kompetitif, serta jaminan konsistensi antara penawaran dan produk yang nantinya akan dikirimkan. Biasanya penawaran juga dapat disertai dengan sampel produk, sebagai bukti produk yang dimiliki.

3. Kesanggupan Memenuhi Penawaran

Syarat ketiga dari peserta tender adalah kemampuan memenuhi penawaran yang diajukan, saat pihak tersebut memenangkan proses tender. Hal ini menjadi wajib sebab penawaran yang diajukan menjadi bahan utama perbandingan dan pertimbangan yang dilakukan pihak penyelenggara.

Harga, kuantitas, kualitas, spesifikasi, estimasi pengiriman, dan setiap aspeknya akan dipertimbangkan. Ketika berhasil memenangkan tender, adalah tanggung jawab vendor untuk memenuhi semua penawaran yang diberikan tadi.

Berikut Step by Step Proses Tender Terjadi

Proses tender dimulai dengan pengiriman undangan dari penyelenggara pada vendor melalui media yang dipilih, dan berakhir dengan evaluasi pemilihan pemenang tender. Berikut urutan atau tahapan tender berjalan.

• Perusahaan penyelenggara tender mengirimkan undangan pada sejumlah vendor yang ingin diikutsertakan dalam proyek tersebut. Pada skenario lain, undangan dapat bersifat terbuka dengan syarat dan ketentuan yang jelas.
• Penyelenggara akan merilis dokumen terbuka terkait poin penilaian dan persyaratan yang diberikan untuk mengikuti proses tender yang dijalankan.
• Vendor yang ingin turut serta dalam proses ini akan mengajukan proposal guna memberikan penawaran terbaik sesuai ketentuan yang diberikan.
• Jika kemudian vendor terpilih, maka vendor akan menerima undangan presentasi dari penyelenggara untuk menyajikan penawarannya secara langsung pada pihak penyelenggara
• Seleksi dilakukan berdasarkan presentasi yang sudah disajikan vendor, kemudian diumumkan dalam periode waktu yang ditentukan secara terbuka.
• Penyelenggara melakukan evaluasi akhir untuk menentukan vendor pemenang tender yang akan bekerjasama dengan perusahaan penyelenggara tersebut.

Baca Juga: Mengenal Vendor Management System untuk Pengadaan Barang dan Jasa 

Proses tender adalah proses yang dipilih banyak perusahaan atau lembaga dalam rangka pengadaan barang, sehingga memperoleh opsi yang berkualitas dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Jelas, proses ini harus dijalankan dengan efisien, sehingga output yang diperoleh juga optimal.

Efisiensi proses tender juga dapat didukung dengan proses seleksi awal melalui platform yang disediakan oleh RUN Market.

RUN Market untuk Mengoptimalkan Proses Procurement Perusahaan

Fokus dari bisnis RUN Market adalah berupaya menyediakan ekosistem terbaik untuk perusahaan dan vendor sehingga dapat bertemu dan saling memenuhi kebutuhan. Survei vendor dapat dilakukan dengan cermat melalui platform ini, sehingga undangan tender bisa dikirimkan tepat sasaran. Perihal tender adalah hal yang berpengaruh pada ketersediaan bahan baku untuk perusahaan, sehingga wajib dieksekusi dengan cermat, terukur, dan efektif. Gunakan RUN Market sekarang, dan optimalkan semua urusan pengadaan barang bersama kami!