Mengenal Vendor Management System untuk Pengadaan Barang dan Jasa
Kemampuan sebuah perusahaan bekerjasama dan menerapkan sistem pengelolaan yang optimal menjadi kunci suksesnya perusahaan tersebut. Terkait dengan kerjasama dengan vendor, dikenal suatu istilah vendor management system yang dimiliki perusahaan, untuk mengelola hubungan dengan vendor terkait pengadaan barang.
Tapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan vendor management system ini? Apa manfaatnya untuk perusahaan, dan bagaimana cara kerja sistem tersebut?
Untuk memahami pembahasan ini lebih jauh, Anda bisa simak penjelasan dalam artikel singkat berikut ini. Simak poin-poinnya, dan pahami lebih dalam terkait vendor management system ini.
Memahami Apa Itu Vendor Management System
Secara definitif, vendor management system dapat dipahami sebagai sistem pengelolaan vendor atau rekanan yang menjadi bagian dari proses pengadaan barang dan jasa. Pengelolaan ini merupakan sebuah proses yang melibatkan banyak pihak, sehingga kerjasama yang dilakukan bisa benar-benar optimal.
Mulai dari pendataan vendor yang dimiliki, baik dalam bentuk calon potensial atau vendor yang sudah menjalin kerjasama, kemudian input data rekanan, serta verifikasi vendor dan partner yang dilakukan oleh panitia tender.
Proses ini memerlukan sebuah sistem yang baik, detail, dan akurat, sehingga data yang dimiliki perusahaan bisa benar-benar handal dan menjadi pondasi kuat dalam pencarian vendor dalam rangka procurement rutin yang dilakukan.
Lalu Apa Manfaatnya?
Dengan sistem pengelolaan vendor yang baik, sederet manfaat bisa dirasakan oleh perusahaan, dalam jangka pendek hingga jangka panjang. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.
Keuntungan untuk Perusahaan
Dengan sistem informasi dan data yang dikelola optimal, perusahaan dapat melihat dengan jelas vendor mana yang memberikan kesepakatan paling menguntungkan untuk suatu procurement. Tentu, setiap vendor akan menawarkan keuntungannya masing-masing, jadi jelas, semakin banyak opsi dan lengkap informasinya, akan meningkatkan potensi perusahaan mendapatkan vendor terbaik.
Konsolidasi untuk Meningkatkan Kekuatan Pembelian
Penggunaan vendor management system yang baik juga memaksimalkan daya beli perusahaan. Dengan data lengkap dan akurat perusahaan akan memperoleh vendor yang menawarkan harga paling kompetitif, tanpa mengorbankan kualitas bahan baku atau produk yang diperlukan. Seleksi awal memungkinkan perusahaan melakukan kategorisasi pada kemampuan vendor.
Monitoring Performa Vendor
Vendor management system juga memungkinkan perusahaan melakukan pemantauan pada performa vendor yang digunakan. Nantinya, akan ditampilkan data terpadu dari berbagai vendor terkait performanya, sehingga perusahaan Anda dapat menilai mana vendor dengan performa baik dan mana yang masih kurang. Pertimbangan ini diperlukan dalam menjalin kerjasama jangka panjang dan pembelian berulang.
Komunikasi Lebih Baik
Lancarnya arus komunikasi yang terjalin antara perusahaan dan vendor akan meningkatkan kualitas transaksi yang terjadi. Dengan begini, baik vendor atau perusahaan bisa menjaga kepatuhan pada kesepakatan yang telah dibuat, sehingga kedua pihak sama-sama mendapatkan hak dan menjalankan kewajibannya masing-masing.
Efisiensi Biaya Pengadaan Barang
Dengan adanya sistem yang solid dan handal, perusahaan bisa memperoleh vendor terbaik untuk setiap pengadaan barang yang diperlukan. Pencarian informasi bisa dilakukan dari data yang dimiliki, urusan kontak bisnis bisa dipermudah, hingga pemberkasan dan perhitungan pajak akan menjadi lebih praktis dengan kejelasan informasi yang dimiliki pada database.
Begini Cara Kerja Vendor Management System
Pada bagian cara kerjanya terbagi dalam empat poin berbeda. Berikut penjelasannya!
1. Melakukan Kualifikasi Vendor
Hal pertama yang dilakukan perusahaan dalam menerapkan sistem manajemen vendor adalah dengan melihat kemampuan vendor yang ada. Pastikan vendor yang akan dikontak sudah memiliki kualifikasi jelas, yang sesuai dengan standar perusahaan.
Karena tujuan utamanya adalah memudahkan pemilihan vendor, maka vendor yang sudah didata wajib memenuhi standar tertentu yang dimiliki perusahaan, sehingga perusahaan tidak perlu melakukan analisa kualitas yang terlalu lama.
2. Melakukan Vendor Onboarding
Vendor yang lolos kualifikasi akan masuk dalam daftar mitra dari perusahaan, yang akan dihubungi saat perusahaan membutuhkan pengadaan barang atau jasa yang disediakan vendor tersebut. Penyimpanan data, spesifikasi vendor, dan kontak yang bisa dihubungi akan dilakukan dalam database terpusat. Data ini bisa diakses saat dibutuhkan.
3. Proses Pengadaan Barang
Vendor management system juga digunakan dalam rangka urusan procurement, sehingga proses pengadaan barang bisa berjalan lebih efektif dan efisien tanpa banyak membuang waktu. Procurement berjalan seperti biasa, dengan pendataan kebutuhan, pemilihan vendor, tender, dan transaksi pengiriman barang, hingga pembayaran transaksi yang dilakukan perusahaan.
4. Vendor Offboarding
Ketika kerjasama telah diselesaikan dan transaksi berakhir, maka vendor yang diajak bekerjasama tadi bisa dihapus dari sistem. Hal ini biasa dilakukan pada kerjasama yang tidak dilanjutkan atau bukan jangka panjang. Pada vendor management system tertentu, penghapusan data tidak perlu dilakukan sebab tersedia fitur pembatasan akses yang dikelola perusahaan secara langsung.
Itu tadi, sedikit pengertian dan penjelasan mengenai vendor management system. Tentu, selain sistem tersebut perusahaan juga perlu platform yang produktif untuk menunjang kegiatan pengadaan barang yang dilakukan. RUN Market, akan jadi jawaban atas kebutuhan ini.
Sistem digunakan RUN Market memungkinkan setiap perusahaan dan vendor atau supplier bertemu di satu ekosistem bisnis yang solid. transaksi yang ingin dilakukan bisa terjadi dengan mudah dan cepat. RUN Market sendiri dapat menjalankan fungsi dari vendor management system untuk buyer, karena riwayat transaksi yang dilakukan tersimpan sehingga analisa bisa dilakukan. Segera bergabung dan gunakan layanan RUN Market, untuk mendapatkan vendor dan supplier terbaik untuk kebutuhan Anda!
