6 Peran Penting Strategic Sourcing dalam Mendapatkan Vendor Terbaik
Melaksanakan pengadaan barang untuk sebuah perusahaan diperlukan pertimbangan matang dan eksekusi yang sempurna. Hal ini kemudian mendorong bagian purchasing untuk melakukan strategic sourcing yang diartikan sebagai sebuah metode pengadaan barang secara strategis, sistematis, dan akurat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dalam proses ini, strategic sourcing secara langsung akan memiliki peran besar bagi perusahaan dalam pengadaan barang. Pertimbangannya jelas, dengan penerapan metode pengadaan tersebut idealnya perusahaan akan mendapatkan bahan baku dari vendor terbaik, dan paling menguntungkan.
Beberapa peran paling penting dalam penerapan strategic sourcing dalam rangka procurement adalah sebagai berikut.
1. Mendapatkan Data Jelas dari Kebutuhan Perusahaan
Strategic sourcing selalu dimulai dengan perencanaan yang cermat. Hal ini meliputi pendataan cermat, sehingga memahami secara detail terkait kebutuhan perusahaan di setiap bagian dan memiliki dampak yang baik terutama sebagai penunjang aktivitas proses pengadaan.
Kejelasan kebutuhan masing-masing divisi ini juga akan membuat proses pemilihan vendor berjalan optimal, karena dapat dibuat kriteria-kriteria tertentu berdasarkan standar perusahaan dalam pengadaan masing-masing barang.
2. Mengumpulkan Data Vendor yang Tersedia
Proses pemilihan vendor tidak akan terlaksana dengan optimal jika opsi yang dimiliki sedikit. Maka dari itu, salah satu bagian dari strategic sourcing adalah mengumpulkan data terkait vendor yang ada di lapangan, untuk kemudian dianalisis lebih jauh.
Peran ini terbilang krusial sebab tanpa opsi yang beragam, proses pemilihan akan dihadapkan pada opsi terbatas. Tentu, semakin sedikit opsi yang dimiliki, semakin kecil pula kesempatan mendapatkan vendor berkualitas. Sebaliknya, semakin banyak opsi yang dimiliki dalam pengadaan barang, maka semakin besar pula kesempatan mendapatkan vendor yang berkualitas.
Meski wajib disadari, pekerjaan bagian purchasing dan procurement akan menjadi lebih kompleks dalam membandingkan satu vendor dengan vendor lainnya.
3. Analisis Performa Vendor
Peran selanjutnya adalah melakukan analisis pada performa vendor yang sudah masuk pada pendataan. Terkait dengan riwayat transaksi, reputasi yang dimiliki, kapasitas penyediaan barang pesanan, hingga rekomendasi-rekomendasi yang diberikan oleh klien yang pernah ditanganinya, wajib dianalisis dengan baik.
Hasil analisis yang dilakukan menjadi bahan pertimbangan utama dalam pemilihan vendor guna masuk ke tahap selanjutnya. Setelah dipilih dari vendor yang memenuhi standar perusahaan, maka tahapan selanjutnya adalah presentasi dan meminta penawaran dari vendor.
4. Melakukan Penilaian Presentasi dan Penawaran
Setelah dilakukan penilaian pada data yang ditemui melalui riset, perusahaan mengadakan tender untuk vendor yang dirasa memenuhi standar perusahaan. Presentasi akan dilakukan terkait kemampuan penyediaan barang, serta harga yang ditawarkan oleh vendor.
Bagian purchasing dan procurement kemudian akan menilai vendor mana yang sekiranya dapat menjadi opsi terbaik untuk perusahaan, dalam rangka melakukan pengadaan barang. Pemilihan ini bisa bersifat tunggal, satu vendor untuk semua kebutuhan, atau jamak dengan berbagai vendor untuk setiap kebutuhan yang dimiliki perusahaan.
Penilaian pada penawaran yang diberikan vendor akan dilakukan guna memperoleh vendor yang akan dipilih. Penawaran ini kemudian ditindaklanjuti dengan negosiasi harga dan transaksi, hingga kesepakatan diraih oleh kedua belah pihak dalam rangka melakukan procurement.
5. Monitoring Transaksi hingga Evaluasi
Setelah transaksi disepakati, maka peran selanjutnya yang dijalankan oleh bagian purchasing dengan strategic sourcing adalah monitoring setiap tahapan pengadaan, melakukan kontrol pada produk yang dikirim, memastikan lead time yang jelas dan cepat, hingga proses evaluasi saat pengadaan barang diselesaikan.
Setiap proses dan tahapan harus dipastikan sudah terlaksana sesuai rencana yang dibuat, sehingga tidak mengganggu proses produksi. Ketepatan waktu dan kualitas serta kuantitas barang secara langsung akan mempengaruhi proses produksi dan operasional perusahaan, sehingga wajib untuk selalu dijaga ketaatannya.
6. Strategic Sourcing dalam Perannya Menjaga Hubungan Baik dengan Vendor
Tidak berhenti saat proses transaksi pengiriman barang selesai, namun strategic sourcing juga masih memegang peranan penting pada hubungan perusahaan dan vendor yang baru saja digunakan jasanya.
Setelah proses transaksi selesai, wajib dipastikan pembayaran oleh perusahaan dilakukan sesuai dengan jadwal yang disepakati. Selain itu, untuk menjaga hubungan baik komunikasi perlu terus dijalin secara profesional, agar jika suatu waktu diperlukan kerjasama lebih lanjut perusahaan tidak perlu repot mencari vendor, sebab sudah terbukti performa dan kualitasnya.
Hubungan baik ini akan menjadi salah satu aset dari perusahaan yang tidak dapat dinilai dengan nominal uang, karena jika bisa dibina hingga jangka panjang maka perusahaan dan vendor akan diuntungkan secara terus menerus.
RUN Market akan Menjadi Platform Terbaik Membantu Strategic Sourcing
Pengadaan barang sekarang ini telah banyak mengandalkan sistem online. RUN Market sebagai salah satu platform yang menyediakan ekosistem bagi perusahaan dan vendor atau supplier untuk berinteraksi, menjadi tempat terbaik untuk membantu proses penyediaan barang.
Proses strategic sourcing yang dilakukan akan jauh lebih optimal dengan memanfaatkan platform pengadaan online RUN Market. Pemilihan vendor bisa dilakukan lebih efektif dan efisien, sehingga proses pengadaan barang juga akan terlaksana dengan baik. Urusan pemberkasan, keterbukaan transaksi, sampel produk, hingga komunikasi dengan vendor secara langsung bisa dijalin, sehingga kerjasama semakin baik. Segera gunakan dan bergabung dengan RUN Market, dan dapatkan semua keuntungannya!
