Penting! Ketahui Tentang Sistem Pengadaan dan 6 Manfaatnya

Sebuah sistem pengadaan biasanya merupakan sistem komputerisasi yang dirancang untuk mengelola proses pengadaan. Pengadaan adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan aktivitas pembelian untuk bisnis atau organisasi.

Ada dua jenis utama sistem pengadaan: pengadaan elektronik dan pengadaan standar. Kedua jenis sistem tersedia secara luas dan sering disertakan dalam perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau produk perangkat lunak akuntansi.

Manfaat Sistem Pengadaan Procurement Management

Tak hanya untuk mendapatkan harga yang lebih murah, sistem ini akan memberikan manfaat bagi perusahaan. Maka tak heran jika hampir semua perusahaan besar memiliki sistem ini untuk membantu proses pengadaan. Berikut ini penjelasan selengkapnya dari manfaat sistem procurement management.

1. Procurement Management Dapat Menekan Biaya Operasional

Sistem pengadaan harus dibuat ringkas dan jelas. Maka dari itu, dibutuhkan tim yang memiliki tugas untuk memastikan semua kebutuhan perusahaan bisa terpenuhi. Bila tidak diatur, maka akan kesulitan bagi perusahaan mendata mana barang yang sudah dibeli ataupun belum.

Bila tidak diatur dalam sebuah sistem maka proses pengadaan juga tidak bisa dibuat dengan ringkas. Dengan sistem manajemen yang jelas, maka pengadaan barang juga bisa dilakukan dengan mudah. Misalnya jadi lebih jelas mengenai timeline dari sebuah pengadaan barang. Perusahaan bisa melihat dengan jelas kapan akan dilakukan tender dan kapan barang sudah bisa dipakai.

Bahkan di zaman yang punya perkembangan teknologi cukup pesat, sistem procurement dilakukan secara elektronik atau biasa disebut dengan e-procurement. Dengan sistem ini perusahaan jauh lebih bisa menekan biaya operasional. Perusahaan tak perlu lagi menghabiskan biaya untuk konsumsi rapat hingga pembelian kertas.

Perusahaan hanya tinggal menunjuk satu orang sebagai penanggung jawab untuk setiap barang dan membekalinya dengan perangkat digital. Cara-cara inilah yang menjadi cara perusahaan supaya bisa menekan biaya operasional.

2. Transparansi Jadi Meningkat

Semua pengadaan barang pastinya akan direkap di dalam sebuah sistem. Dengan demikian, kegiatan pengadaan akan jauh lebih transparan. Semua bagian bisa mengecek harga yang ditawarkan oleh pihak luar atau vendor. Kecurangan seperti melakukan mark up harga tidak akan terjadi karena bisa dicek melalui sistem.

Proses ini juga membantu pengawasan terhadap procurement management. Apalagi semua proses penunjukkan hingga pengadaan akan direkam oleh sistem dan dijadikan arsip. Data supplier maupun vendor juga bisa direkap dan bisa diakses dengan mudah. Langkah ini bisa menjadi cara untuk mencegah korupsi, kolusi dan nepotisme. Perusahaan juga bisa menjaga supaya semua pembayaran dilakukan tepat waktu.

3. Bisa Lebih Efisien dan Efektif

Semua sistem yang dibuat akan memudahkan semua proses penunjukkan hingga pengadaan. Misalnya bila dilakukan dengan sistem tender, maka dengan mudah perusahaan mengecek dan membandingkan penawaran. Ini tentu akan jauh lebih efisien bila tidak memakai sistem karena harus mengecek kertas penawaran satu per satu.

Perusahan juga bisa melakukan filter. Misalnya mencari vendor atau supplier yang memberikan penawaran terendah atau yang  sesuai budget. Dengan demikian, tim procurement tidak perlu lagi membaca semua penawaran yang memang tidak sesuai budget. Pada saat penunjukkan supplier juga lebih mudah.

Dengan sistem, tim akan bisa melihat detail dari penawaran vendor. Misalnya mulai dari jangka waktu pengiriman dan waktu pembayaran. Data-data ini pun bisa disimpan dalam sistem. Bila sewaktu saat dibutuhkan maka tak perlu lagi repot mencari data vendor maupun supplier.

4. Produktivitas Bisa Meningkat Karena Procurement Management

Dengan bantuan procurement management, semua proses pengadaan barang bisa dilakukan dengan cepat dan mudah. Semua tahap mulai perencanaan hingga pembayaran bisa dilakukan dengan cepat. Dengan demikian tim procurement tak perlu lagi membutuhkan waktu lama saat mengerjakan satu pengadaan barang.

Proses yang lebih cepat juga membantu perusahaan lebih produktif. Hal ini juga bisa mempengaruhi dari biaya produksi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Apalagi sistemnya juga mudah dipakai dan bisa menyimpan banyak arsip. Proses procurement bisa dilakukan tanpa perlu memulainya dari awal.

5. Menurunkan Risiko Kesalahan

Kesalahan manusia sangat mungkin terjadi dalam semua proses di perusahaan. Dengan sistem procurement management, semua karyawan bisa melihat dengan jelas tahapan-tahapan yang harus dilewati untuk melakukan pengadaan barang. Dengan adanya panduan ini, tentunya tim yang bertanggung jawab tidak akan melewatkan tahapan tersebut.

Karyawan juga dengan mudah mengoreksi tahapan yang dilakukan. Pekerjaan juga bisa dilakukan lebih cepat dan tanpa perlu khawatir ada kesalahan manusia. Sistem juga memungkinkan tahapan transaksi sebelumnya dibuka kembali. Dengan demikian seseorang bisa melakukan perbandingan dengan pengadaan sebelumnya. Hal ini juga bisa mengurangi risiko kesalahan manusia.

6. Lebih Adil dan Jujur

Salah satu masalah yang kerap muncul karena pengadaan barang adalah kecurangan antar vendor atau supplier. Istilah ‘orang dalam’ kerap membuat sistem pengadaan barang jadi kurang sehat. Dengan adanya sistem yang jelas, maka semua peserta tender atau lelang bisa mendapatkan keadilan.

Baca Juga : 4 Tips Mengatasi Tantangan Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Bersiap Lebih Maju dengan Procurement Management RUN Market

Untuk mendukung proses pengadaan barang dan jasa, RUN Market  dalam hal ini memiliki dua fitur unggulan. Pertama adalah Vendor Management System, dan kedua adalah Purchasing Management. Keduanya akan membantu perusahaan Anda dalam rangka memonitor dan verifikasi, serta meningkatkan kemudahan relasi dan pemilihan vendor. Persetujuan yang diperlukan juga akan lebih mudah diajukan, karena diberikan bersama kuotasi data, riwayat, data stok, dan perkiraan kedatangan barang dan jasa.

Secara lebih terperinci  fitur Procure to Receive dari RUN Market memiliki menu utama berupa

•  Material Request
•  Seller Quotation
•  Purchase Order Request
•  Purchase Order
•  Receiving Item

Sementara, fitur Vendor Management and Sourcing memiliki menu utama berupa:

•  Seller Category
•  Seller Information
•  Seller Compliance
•  Seller Expertise
•  Seller Experience
•  Seller Rating and Performance

Modul yang  lengkap dari menu utama tersebut, tentunya akan mempermudah proses pengadaan barang dan mendukung kemajuan usaha Anda. Maka dari itu, segera berlangganan layanan RUN Market, dan maksimalkan semua modulnya!