purcashing officer adalah

8 Tugas Purchasing Officer, Bagian Penting dari Procurement

Banyak posisi yang memiliki peran penting dalam berjalannya sebuah perusahaan. Selain pengembangan dan pemasaran, posisi yang tak kalah penting ada di bagian pengadaan barang. Purchasing officer adalah salah satu dari beberapa posisi yang perannya tidak boleh dikesampingkan dalam urusan ini.

Sederet tugas dan tanggung jawab dimiliki oleh posisi tersebut, untuk memastikan urusan pembelian dan pengadaan barang terjadi sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan. Jelas, beberapa skill menjadi hal wajib untuk dimiliki, agar kinerjanya benar-benar optimal dalam memenuhi tugas dan tanggung jawab tersebut.

Baca Juga: 4 Proses Pengadaan Barang dan Jasa Secara Efektif

8 Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Officer

purcashing officer adalah
Sumber: freepik.com

Tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh purchasing officer sebenarnya tidak akan jauh dari urusan pembelian barang dalam rangka procurement. Meski demikian, tugas ini kemudian dijabarkan dalam beberapa poin berbeda, sehingga lebih mudah dipahami oleh Anda yang mungkin ingin berkarir atau tengah mencari pemahaman lebih jauh pada posisi ini.

1. Melakukan Pembelian Barang

Sesuai dengan namanya, purchasing officer adalah staf yang bertugas untuk melakukan pembelian barang. Hal ini dijalankan setelah daftar barang yang harus dibeli telah ditentukan dan disetujui oleh pihak manajemen.

Pembelian wajib dilakukan dalam kontrol ketat, pada jumlah, kualitas, serta harga barang yang akan dibeli. Jangan sampai tiga poin ini terlewat, dan pembelian yang dilakukan justru jadi pembelian yang kurang efektif untuk bisnis.

2. Menerima Barang Datang, Cek Seluruhnya

Setelah melakukan pembelian, maka purchasing officer juga wajib menjadi pihak penerima barang ketika datang dan memeriksa keseluruhan barang atau jasa tersebut. Elemen yang wajib dipastikan adalah kuantitas dan kualitas dari barang atau jasa yang datang.

Pastikan semua telah sesuai dengan pesanan dan standar dari perusahaan, sehingga dapat lekas diproses untuk urusan berikutnya. Jika terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai, maka staf harus melakukan retur dan berhubungan dengan pihak penyedia atau distributor.

3. Pastikan Pesanan Sampai Tepat Waktu

Selain kualitas dan kuantitas, petugas pembelian juga wajib memastikan barang tiba tepat waktu, atau setidaknya sesuai dengan estimasi waktu kedatangan yang diberikan. Hal ini penting, terlebih untuk bahan baku produksi yang diperlukan pada waktu yang terjadwal.

Selalu terhubung dengan pihak distributor dan penyedia untuk memonitor posisi barang, sehingga dapat diketahui secara pasti kapan barang sampai ke fasilitas perusahaan.

4. Mengurus Pembayaran Hingga Selesai

Tugas berikutnya dari purchasing officer adalah melakukan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli dari penyedia. Hal ini dilakukan setelah pengecekan barang dan jasa dilakukan, dan terkonfirmasi semua sesuai pesanan.

Admin atau petugas purchasing kemudian berkoordinasi dengan bagian keuangan perusahaan untuk melakukan pembayaran, sesuai dengan kesepakatan yang dibuat dengan pihak penyedia.

5. Mengurus Semua Berkas Pembelian

Mulai dari faktur, purchase order, work order, hingga invoice, menjadi berkas yang wajib diurus dalam proses pembelian barang. Jelas, ini adalah tugas dari bagian pembelian yang tidak boleh dilewatkan, dan harus dilakukan secara cermat karena terkait dengan pembukuan perusahaan.

Semua bukti wajib dikumpulkan, dan disusun menjadi sebuah laporan yang sesuai dengan transaksi yang dilakukan.

6. Laporan Pembelian

Terkait seluruh berkas yang telah dikumpulkan, petugas pembelian juga wajib menyusun laporan atas pembelian yang dilakukan. Laporan ini akan masuk pada bagian pembukuan perusahaan, sehingga dapat diperhitungkan dalam sistem akuntansi yang dimiliki.

Laporan pembelian kan jadi salah satu laporan yang disampaikan pada pihak manajemen secara periodik.

7. Stock Control, Tugas Berikutnya dari Purchasing Officer

Tidak sekedar soal pembelian saja, purchasing officer adalah bagian yang bertanggungjawab atas stock control pada persediaan milik perusahaan. Penggunaan barang persediaan wajib diawasi, dan ketersediaannya wajib dipastikan setiap saat.

8. Relasi Baik dengan Pihak Penyedia

Selain tugas transaksional dan administratif, salah satu hal yang tidak boleh dilewatkan adalah tugas untuk menjaga hubungan baik dengan penyedia yang dirasa cocok dan bisa menjadi partner bisnis menguntungkan jangka panjang.

Kemampuan negosiasi diperlukan, agar hubungan perusahaan dengan penyedia berjalan dengan baik.

Cermati Skill yang Wajib Dimiliki oleh Bagian Ini

purcashing officer adalah
Sumber: freepik.com

Untuk skill yang wajib dimiliki sendiri sebenarnya akan berkaitan dengan kemampuan koordinasi, analisis, serta kemampuan komunikasi yang baik.

  • Pertama, soal kemampuan komunikasi, diperlukan dalam hal berhubungan secara profesional dengan penyedia, sehingga dapat memperoleh barang atau jasa yang diperlukan dengan harga dan berbagai ketentuan lain yang menguntungkan perusahaan.
  • Kedua, kemampuan untuk mengorganisir arsip dan berkas. Mengingat banyaknya berkas yang harus diurus, maka kemampuan administratif harus benar-benar mumpuni.pastikan staf Anda memiliki kemampuan yang sangat baik di bidang ini.
  • Ketiga, kemampuan analisis. Berkaitan dengan pemilihan penyedia, pemilihan kualitas barang, dan analisis kebutuhan perusahaan yang harus dibeli. Semua wajib dilakukan dengan dasar analisis yang baik, sehingga keputusan yang diambil benar-benar relevan.
  • Keempat, kemampuan pemecahan masalah. Tak jarang ada masalah yang datang saat proses pembelian ini. Maka kemampuan pemecahan masalah harus juga dimiliki agar masalah ini bisa dihadapi dengan baik.

Baca Juga: Perbedaan Seller dan Reseller Beserta 4 Tips Suksesnya 

Mengingat purchasing officer adalah posisi yang penting dalam proses pengadaan barang dan jasa, maka semua kemampuan ini harus dimiliki agar kerja bagian tersebut menjadi optimal. Jelas, untuk mendukung pengadaan barang dan pembelian yang berkualitas, maka Anda juga perlu menggunakan platform terbaik untuk urusan ini.

RUN Market, Platform Terbaik untuk Kebutuhan Procurement Anda

RUN Market menjadi platform pengadaan barang terbaik yang bisa Anda gunakan. Banyaknya opsi penyedia yang ada di platform ini memungkinkan Anda memiliki pilihan terbaik untuk memenuhi kebutuhan Anda. RUN Market paham benar bahwa purchasing officer adalah posisi yang penting, maka sederet fiturnya juga dapat membantu kinerja bagian ini dalam memaksimalkan setiap pembelian yang dilakukan. Segera bergabung dengan RUN Market, dan maksimalkan semua benefitnya!

Related Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.